Relance : Création du processus

  • Mis à jour le Sep 23, 2025
  • Publié le Jul 4, 2025
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Linda et Vijay ont configuré tous les champs nécessaires pour l'automatisation de la relance.

Maintenant, ils procèdent à la configuration du processus qui comporte la création des modèles d'e-mail, la planification de la classe Apex, et bien sûr le test de toute cette configuration.

Vijay et Linda créent d'abord les modèles d'e-mail.

Création d'un modèle d'e-mail pour l'envoi des factures

Linda demande à sa collègue Mary du service compta de la rejoindre pour définir les e-mails de la relance.

Attention :
(1) Il faut prévoir un modèle d'e-mail par niveau de relance.
(2) Créez vos propres modèles d'e-mail. Ceux-ci sont juste des inspirations et sont absolument à titre indicatif.

Procédure

1. Allez dans la configuration, tapez modèle et cliquez sur Modèles d'e-mail Classic.
2. Cliquez sur le lien Créer un nouveau dossier et nommez le par exemple Auto relance.
3. Configurez le dossier et sauvegardez.
4. Créez le modèle en cliquant sur Nouveau modèle.
5. Suivez l'assistant selon vos envies/ besoins, pour l'exemple nous choisissons un modèle texte.
6. Cochez la case Disponible.
7. Donnez un Nom du modèle de message parlant, comme FR_R1_Reminder
8. Composez un Objet et ajoutez des champs grâce à l'assistant, comme :

Relance N°1 - Facture N° {!sofactoapp__Factures_Client__c.sofactoapp__Reference__c}

9. Composez le Corps du message et ajoutez également des champs grâce à l'assistant, comme :

Madame, Monsieur,
Sauf erreur ou omission de notre part, le paiement de la facture n° {!sofactoapp__Factures_Client__c.sofactoapp__Reference__c} datée du {!sofactoapp__Factures_Client__c.sofactoapp__Date_de_facture__c} pour un montant de {!sofactoapp__Factures_Client__c.sofactoapp__Amount_VAT__c} euros, et arrivée à échéance le {!sofactoapp__Factures_Client__c.sofactoapp__Ech_ance__c}, ne nous est pas parvenu.
Nous vous prions de bien vouloir procéder à son règlement dans les meilleurs délais, et vous adressons, à toutes fins utiles, un duplicata de cette facture en pièce jointe.
Si par ailleurs votre paiement venait à nous parvenir avant la réception de cette lettre, nous vous saurions gré de ne pas tenir compte de cette dernière.
Vous remerciant de faire le nécessaire, et restant à votre entière disposition pour toute éventuelle question, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
Votre équipe de {!sofactoapp__Factures_Client__c.sofactoapp__emetteur_facture__c}

10. Enregistrez.

11. Répétez cette procédure pour créer un modèle d'e-mail par niveau de relance.

Linda et Mary ont créé tous les modèles d'e-mail de relance.
Mary prend congé, et Linda rejoint Vijay afin de continuer avec la configuration du processus, qui peut se faire soit par un flux, soir par un processus.

Création du flux d'automatisation de la relance par e-mail

Si vous préférez les flux aux processus, voici comment déclencher la classe Apex par un processus.
Nous allons utiliser la class Apex MarkInvoiceForAutoReminder afin de lancer les e-mails de la relance au client. Elle cochera ensuite la case Auto relance qui déclenchera le processus que nous allons configurer maintenant.

Remarque : Maintenant nous allons créer un nouveau flux dédié à l'auto relance.

Procédure

1. Allez à nouveau dans Configuration > Automatisation des processus > Flux.
2. Cliquez sur le bouton Nouveau flux.

A -Dans la fenêtre Flux :

3. Choisissez le type Flux déclenché par un enregistrement.

Donnez un nom parlant comme Frisbii - Facture - Auto relance.

4. Choisissez Présentation Automatique.

Vous êtes désormais sur le canevas de création des flux.
Mettez une Description courte mais parlante comme Envoi des emails de relance aux clients.

B -Sélectionner un objet et spécifier les conditions :

5. Cliquez sur l'espace sous flux déclenché par un enregistrement qui commence par Déclencheur.

6. Pour "Déclencher le flux quand", sélectionnez "Un enregistrement est mis à jour".
7. Pour "Exécutez le flux", sélectionnez "Après la sauvegarde de l'enregistrement".
8. Cliquez sur Terminé.
9. Cliquer désormais sur + Choisir un objet.
10. Recherchez et sélectionnez Facture.

11. Dans l'espace "Recherchez dans les champs..." sous Champ, recherchez et sélectionnez le champ auto relance.
12. Conservez l'opérateur à "Égal à" et dans Valeur saisissez Vrai.
13. Choisissez l'option Uniquement lorsqu'un enregistrement est mis à jour pour remplir les exigences des conditions dans Quand exécuter le flux pour les enregistrements mis à jour.

C -Création des variables :

14. Dans le panneau de gauche, cliquez sur le bouton Nouvelle ressource.
15. Sélectionnez le type Formule.
16. Saisissez les informations suivantes :

  • Nom d'API : Formule_TemplateName

  • Description : Variable qui donne le nom du template à utiliser pour la relance.

  • Type de données : Texte

Formule à adapter suivant votre besoin : 

CASE(TEXT({!$Record.sofactoapp__Langue__c}),
"France","FR",
"Anglais","EN",
"Espagnol","ES",
"Allemand","DE",
"FR")
&"_"&
TEXT({!$Record.sofactoapp__Niveau_de_relance__c})
&"_Reminder"

17. Dans le panneau de gauche, cliquez sur le bouton Nouvelle ressource.
18. Sélectionnez le type Formule.
19. Saisissez les informations suivantes :

  • Nom d'API : Formule_NiveauRelance

  • Description : Variable qui donne le prochain niveau de relance à utiliser.

  • Type de données : Texte

  • Formule à adapter suivant votre besoin :

CASE(TEXT({!$Record.sofactoapp__Niveau_de_relance__c}),
"R0","R1",
"R1","R2",
"R2","R3",
"R3","R4",
"R4")

D -Ajout de l'élément d'envoi d'e-mail :

20. Cliquez sur le plus encerclé pour Ajouter un élément.

21. Choisissez l'élément Action.
22. Recherchez l'action Send_Invoices_Emails

Définissez les informations suivantes :

  • Étiquette : Envoi email relance

  • Description : Envoi par email le dernier PDF généré de la facture avec un message adapté suivant la langue et le niveau de relance de la facture.

  • Email template DeveloperName : Formule_TemplateName

  • InvoiceId : {!$Record.Id}

  • Facultatif :

    • BCC addresses

    • CC addresses

    • Org wide email address : {!$Record.sofactoapp__emetteur_facture__r.sofactoapp__Email__c}

    • Other addresses

    • Reply-to email address

    • Sender display name : {!$Record.sofactoapp__emetteur_facture__r.Name}

Attention : Déclarez toutes les adresses e-mail que vous voulez utiliser d'abord comme Adresses e-mail à l'échelle de l'organisation (org wide email address).
Voici l'article de Salesforce à ce sujet : Adresses e-mail à l'échelle de l'organisation.

23. Cliquez sur Terminé.

E -Préparer la facture pour la prochaine relance :

24. Cliquez sur le petit plus sous l'action nouvellement créer pour Ajouter un élément.
25. Choisissez Mise à jours des enregistrements.
26. Renseignez les informations suivantes :

  • Étiquette : Mise à jour de la facture pour prochaine relance

  • Description : Renseigne le champ "date de dernière relance" et décoche le champ "auto relance" de la facture pour permettre une potentielle prochaine relance.

  • Comment rechercher des enregistrements pour mettre à jour leur valeur : Spécifier des conditions d'identification des enregistrements, puis définir les champs individuellement.

  • Objet : Facture

  • Dans l'espace "Filtrer les enregistrements Facture" : Champ : Id - Égal à - {!$Record.Id}

  • Dans l'espace "Définir les valeurs de champ sur les enregistrements Facture" :

    • Date de dernière relance - {!$Flow.CurrentDate}

    • Auto relance - Faux

    • Niveau de relance - {!Formule_NiveauRelance}

27. Cliquez sur Terminé.
28. Cliquez en haut à droite sur Enregistrer.
29. Choisissez un nom parlant comme : FL - Facture - After Update - Relance email.

Explications :

  • FL pour "flow" pour facilement retrouver le type d'automatisation dans les logs

  • Facture pour facilement retrouver l'objet concerné

  • After Update car nous sommes en après mise à jour.

30. Renseignez une description claire pour vous. Par exemple : Flux de relance auto par email des factures.
31. Enregistrez.

Voilà une bonne chose de faite !
Si vous avez de nouvelles langues, niveau ou intensité de relance, le flux le prendra en charge facilement. à chaque mise à jour de facture, le flux ne sera pris en compte uniquement si auto relance vient d'être coché. Il sera autrement totalement ignoré et n'impactera aucunement les performances de votre org.

Champ de contrôle dans le panneau d’Administration

Afin de préciser selon quelle condition la classe Apex MarkInvoiceForAutoReminder doit cocher la case Auto Relance sur les factures concernées, il faut mettre en place la condition en question dans le panneau d'Administration.

Procédure

1. Allez dans le lanceur d'application et tapez Administration dans la recherche.
2. Allez dans l'onglet Automatisations
3. Choisissez Auto relance condition comme Champ de contrôle pour auto-relance des factures.

5. Enregistrez en cliquant sur le bouton Valider.

Continuons maintenant avec la tâche planifiée.

Planification de la classe Apex

Si vous voulez que le processus de génération des factures soit lancé à une certaine heure, il faut utiliser une Classe Apex planifiée.
Veuillez consulter la procédure de Salesforce pour la Planification de tâches Apex.

Procédure

1. Allez dans Configuration > Code personnalisé > Classes Apex.
2. Cliquez sur le bouton Planifier Apex.
3. Renseignez un Nom de tâche.
4. Renseignez la Classe Apex MarkInvoiceForAutoReminder.

5. Configurez la Fréquence et le Début ainsi que l'Heure de début souhaitées.

Attention : Si vous planifiez la tâche Apex dans la journée, pensez que les utilisateurs Frisbii peuvent encore travailler sur les offres qui rentrent déjà dans les conditions. Si le processus veut accéder à une offre qui est en cours d'utilisation, vous allez recevoir un message d'erreur et le processus va s'arrêter.

6. Pour la date de Fin, mettez une date qui est lointaine dans le futur afin d'éviter que le processus s'arrête très prochainement.
7. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer.

Remarques :

(1) La tâche planifiée est ensuite visible dans Configuration > Environnements > Tâches > Tâches prévues.
Pour la modifier, il faut la supprimer et planifier à nouveau.

(2) Dans l'exemple ci-dessous la classe Apex MarkInvoiceForAutoReminder fera le tour de l'ensemble des factures tous les vendredis à 19h.
Si le champ formule case à cocher Auto relance condition (Automatisation : Relance - Ajout des champs) est à VRAI alors la classe Apex coche le champ case à cocher packagé Frisbii Auto relance.
C'est sur ce dernier champ que doit se baser le processus que vous allez configurer ci-dessous.

Test de l'automatisation

Suite à la configuration, n'oublions pas de tester notre processus.

Préparation

D'abord assurez-vous que vous avez une facture à votre disposition qui remplit les critères pour chaque scénario.

Conseils pour le test

  • Effectuez des tests en environnement de Sandbox.

  • Remplacez les e-mails des contacts par votre e-mail afin de recevoir les e-mails de relance.

  • Créez une vue de liste des factures avec Auto relance exception = Faux afin de suivre les Date de prochaine relance.

  • Si Auto relance condition = Vrai, le processus peut être manuellement déclenché en cochant Auto relance. Attendre (de 30 secondes à 1 minute) que l’e-mail soit envoyé et que les champs soient mis à jour.

  • Modifiez la Date de dernière relance afin de modifier la date de la prochaine relance et de disposer ainsi de factures avec Auto relance condition = Vrai.

  • Pour les tests, le processus de relance peut être planifié (étape 2) plusieurs fois par jour. Planifiez le processus pour la prochaine heure pleine, réalisez votre jeu de données (factures devant être relancées). Une fois l’heure passée, vérifiez les résultats.

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