Choisir une Plateforme Agréée, c'est bien. Lui donner mandat, c'est obligatoire. Sans ce document, votre PA ne peut pas vous inscrire dans l'annuaire central — et sans annuaire, personne ne peut vous envoyer de facture électronique. Voici tout ce qu'il faut savoir.
Qu'est-ce qu'un mandat PA ?
Le mandat PA (aussi appelé "mandat de désignation" ou "mandat opt-in") est un document contractuel signé par le représentant légal de votre entreprise (ou un mandataire délégué). Il autorise officiellement votre Plateforme Agréée à agir en votre nom pour deux démarches obligatoires :
Vous inscrire dans l'annuaire central du PPF (géré par l'AIFE).
Y activer votre ou vos adresses de facturation électronique, associées à la PA choisie.
Sans mandat signé, votre PA ne peut rien faire dans l'annuaire. Et sans entrée dans l'annuaire, vous ne pouvez ni recevoir ni émettre de factures électroniques via le réseau des PA.
Le mandat est gratuit. Ce n'est pas un service payant : c'est simplement la formalité administrative qui donne autorité à votre PA pour agir en votre nom dans le système de l'État.
Exemple de mandat : le modèle FNFE-MPE
Le Forum National de la Facturation Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE) a publié un modèle de mandat de désignation, disponible librement sur son site.
👉 Télécharger le modèle de mandat FNFE-MPE
Ecosio dispose de son propre mandat. Si vous choisissez de passer par notre PA partenaire, votre customer success vous enverra le mandat Ecosio à compléter et signer.
Ce modèle est le document de référence reconnu par les PA et par la DGFiP. Il contient les champs suivants à compléter :
Paramètres du mandat :
Date d'effet souhaitée (date à partir de laquelle la PA peut agir dans l'annuaire)
Liste des adresses électroniques à inscrire (voir ci-dessous)
Ancienne PA, si migration depuis une autre plateforme
Qu'est-ce qu'une adresse de facturation électronique ?
L'adresse de facturation électronique (aussi appelée identifiant de routage ou adresse d'annuaire) est votre "adresse postale numérique" dans le système de la réforme. C'est grâce à elle que les PA de vos fournisseurs savent où vous envoyer leurs factures.
Elle commence obligatoirement par votre numéro SIREN, suivi d'un suffixe optionnel.
Les formats d'adresse possibles
Format | Exemple | Cas d’usage |
|---|---|---|
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| Entreprise à établissement unique. L'adresse électronique la plus simple. |
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| Pour distinguer des services (achats, ventes, filiales…) |
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| Si vous gérez plusieurs établissements avec des adresses distinctes |
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| Pour les structures multi-sites avec routage fin par service |
💡 Recommandation : pour la grande majorité des PME et ETI, une adresse au format
SIREN(ex :123456789) est suffisante.
L'adresse de facturation électronique comporte au maximum 95 caractères. Elle figure dans l'annuaire PPF, mais aussi dans les champs de la facture elle-même (BT-49 pour l'adresse de l'acheteur, BT-34 pour l'adresse du vendeur).
Comment choisir la bonne maille d'adressage ?
Maille SIREN (niveau entreprise) : toutes les factures arrivent sur la même adresse, quelle que soit l'entité ou le site. C'est le choix le plus simple et le plus adapté aux entreprises sans besoin de segmentation.
Maille SIRET (niveau établissement) : chaque établissement (site, agence, filiale) reçoit ses factures sur une adresse distincte. Utile si vos établissements ont des équipes comptables indépendantes.
Attention au cas des multi-adresses : si vous créez plusieurs adresses pour un même SIREN, vous devrez vous assurer que tous vos fournisseurs connaissent la bonne adresse à utiliser. Une facture envoyée sur la mauvaise adresse peut être routée incorrectement ou rejetée.
IMPORTANT : Dans le cadre de l’émission des factures, vous n’avez pas à définir d’adresse de facturation électronique pour la PA-émettrice.
Comment votre entreprise est-elle référencée ?
Lorsque vous allez mandater votre PA-émettrice, après réception du mandat. Le processus est le suivant :
Vous transmettez votre mandat à votre PA. Si vous avez souscrit à notre offre partenaire Ecosio, nous transmettons pour vous le mandat à Ecosio.
Votre PA ou Ecosio vous inscrit, via votre SIREN, auprès de PEPPOL (et non sur l’annuaire PPF car il s’agit de la PA-émission)
Votre SIREN est référencé auprès de PEPPOL
Que se passe-t-il si je change de PA ?
La réforme garantit la portabilité de votre adresse de facturation électronique. Si vous changez de PA, vous conservez votre adresse : c'est la PA qui change dans l'annuaire, pas l'adresse.
Pour déclencher un changement de PA, il suffit de signer un nouveau mandat auprès de votre nouvelle PA, en mentionnant l'ancienne PA dans le document. La transition est gérée par les deux PA et l'annuaire PPF.