Abhängig von Ihrem internen Buchhaltungsprozess kann es sinnvoll sein, ein separates Bankkonto einzurichten, um Abschlags-/Lastschriftzahlungen direkt mit Ihrer Bank über Frisbii Transform abzuwickeln.
1. Allgemein
In Frisbii Transform kann der Kontenabgleich von Zahlungseingängen mit den ausgestellten Rechnungen auf vier verschiedene Arten durchgeführt werden:
Bei der Nutzung eines Zahlungsdienstleisters erhält Frisbii Transform automatisch Benachrichtigungen über eingehende Zahlungen und bucht diese in das Vertragsbuch.
Bei Nutzung eines Zahlungsdienstleisters, der keine automatischen Benachrichtigungen unterstützt, lädt Frisbii Transform automatisch und regelmäßig passende Dateien von einem Server des Zahlungsdienstleisters herunter, überträgt diese auf Ihr Konto und bestätigt die darin enthaltenen Zahlungsvorgänge auf dem Vertragskonto.
Gilt für: Adyen
Eine Abstimmungsdatei kann manuell in Frisbii Transform hochgeladen werden.
In der Regel führt Frisbii Transform den Kontenabgleich automatisch durch. Sollte es dennoch Zahlungseingänge geben, die technisch nicht automatisch zugeordnet werden konnten, können diese Zahlungen manuell zugeordnet werden. Gehen Sie dazu in "Aktivitäten > Kontenabgleich". Dort sehen Sie sofort alle nicht zugeordneten Zahlungseingänge. Sie können diese Zahlungen nun zuordnen oder ignorieren.
2. Manueller Import einer Abgleichsdatei
Frisbii Transform unterstützt den manuellen Import einer Abstimmungsdatei im standardisierten CAMT.053-Format für Zahlungen, die auf Ihrem Bankkonto eingegangen sind und in Frisbii Transform gebucht werden sollen. Exportieren Sie den elektronischen Kontoauszug im Format CAMT.053 bei Ihrer Hausbank und gehen Sie dann in Frisbii Transform unter "Aktivitäten > Kontoabstimmung" auf "Importieren":
Wählen Sie im folgenden Menü als Format "CAMT.053", dann Ihre lokale CAMT.053 XML-Datei (maximal 100 KB) und klicken Sie auf "Weiter", um den Hochladevorgang zu starten.
Zum Schluss wird eine Zusammenfassung des Uploads angezeigt:
Wenn bei der Überweisung der Vertragsreferenzcode oder eine Rechnungsnummer im Verwendungszweck angegeben wurde, kann eine automatische Zuordnung zu einem Vertragskonto erfolgen.
3. Manueller Eingriff nach dem Import von Abgleichsdateien
Sollte eine Zahlungstransaktion aus der Abgleichsdatei nicht automatisch zugeordnet werden können, können Sie diese anschließend manuell zuordnen. Dabei kann die Zahlungstransaktion entweder dem Vertragskonto oder einer bestimmten Zahlungstransaktion zugeordnet werden.
1. Manuelle Zuordnung zum Vertragskonto
Um eine Zahlung zuzuordnen, klicken Sie auf "Zuordnen" und suchen dann im Menü nach dem gewünschten Vertragskonto. Hier haben Sie jetzt zwei Möglichkeiten. Entweder, Sie ordnen eine Zahlung dem Vertragskonto zu, dann verändert diese Zahlung auch den Kontostand des Vertrages, oder Sie bestätigen nur eine bisher "Unbestätigte" Zahlung im Vertragskonto.
Für eine Zuordnung zu einem Vertrag tragen Sie den gewünschten Betrag ein, ob der gesamte Betrag zugeordnet werden soll oder nur ein Teilbetrag, und klicken dann auf "Zuordnen".
Die Transaktion wird jetzt unter "Zugeordnet" aufgeführt und die Zahlung entsprechend im Vertragskonto verbucht.
2. Manuelle Zuordnung zur unbestätigten Zahlungstransaktion
Wenn Sie eine Zahlung für eine bereits existierende unbestätigte Zahlung erfassen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Klicken Sie auf "Zuordnen" und suchen dort im Suchfeld nach dem Vertrag oder dem Kunden. Anschließend erscheint der Kunde mit seinen unbestätigten Zahlungen.
Wählen Sie dort die einzelne Zahlungstransaktion aus (eckiger Kasten), nicht (!) den runden Button beim Kunden, da sonst der Saldo verändert wird und klicken Sie auf "Zuordnen". Das müssen Sie für alle anderen Zahlungen wiederholen.
