Bei wiederkehrenden Zahlungsarten wie SEPA-Lastschrift, Kreditkartenzahlungen und PayPal kann es vorkommen, dass nach einer erfolgreichen Zahlungstransaktion Rücklastschriften oder Rückbuchungen auftreten.
Was ist eine Rücklastschrift?
Eine Rückbuchung kann für Debitkarten (und das zugehörige Bankkonto) oder für Kreditkarten erfolgen.
Es handelt sich um eine Abbuchung von einer Zahlungskarte, die rückgängig gemacht wird
nachdem ein Kunde aktiv und erfolgreich einen Posten auf seinem Kontoauszug oder Transaktionsbericht bestritten hat.
wegen fehlender Mittel (bei Lastschriftverfahren).
wenn ein Händler den Betrag aktiv an den Kunden zurückgibt (in den meisten Fällen nach einer Gutschrift). Dann handelt es sich um eine Rückerstattung.
SEPA-Lastschriftverfahren
Bei Lastschriften gibt es zwei Fälle, die wie Rückbuchungen behandelt werden.
Das SEPA-Kernbuch unterscheidet - unter anderem - diese beiden Begriffe, wenn es um die Behandlung von Ausnahmen geht (S.30):
Erstattungen sind Ansprüche des Zahlungspflichtigen auf Rückerstattung einer Lastschrift. Jede Lastschrift kann vom Endkunden innerhalb von 8 Wochen aktiv abgelehnt werden(SEPA-Kernbuch S.50)
Hinweis: Ein Antrag auf Erstattung einer nicht autorisierten Transaktion (nach Ablauf der achtwöchigen Erstattungsfrist) kann innerhalb von 13 Monaten nach dem Abbuchungsdatum des strittigen Einzugs gestellt werden. p.52
Rejects sind Einzüge, die vor dem Inter-PSP-Settlement aus technischen Gründen (z. B. ungültiges Format, falsche IBAN-Prüfziffer) von der normalen Ausführung abgehalten werden.
Rückerstattungen von Einzügen und Rückweisungen müssen über das CSM abgewickelt werden, das für den Ausgleich und die Abwicklung des ursprünglichen Einzugs verwendet wurde. Clearing- und Abrechnungsmechanismen (CSM) sind die Verfahren, die allen Zahlungstransaktionen zugrunde liegen, die zwischen zwei Zahlungsdienstleistern (PSP) ausgetauscht werden.
Die Folgen von beidem lassen sich also mit Rückbuchungen bei Kreditkarten vergleichen.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass die vorgeschlagenen SEPA-Lastschrift-PSP-Integrationen in Frisbii Transform nicht für manuelle Überweisungen ausgelegt sind, sondern nur für automatisierte SEPA-Lastschriftzahlungen.
Kreditkarten
In diesem Zusammenhang bedeutet eine Rückbuchung, dass eine Zahlung rückgängig gemacht und ein Streitbeilegungsverfahren eingeleitet wird. In der Regel finden Rückbelastungen zwischen einem Händler und einer kreditkartenausgebenden Bank oder einem Verbraucher statt.
PayPal
Bezüglich PayPal möchten wir auf deren Dokumentation verweisen, die detailliert erklärt, wie Rückbuchungen in diesem Zusammenhang initialisiert werden:
Was ist eine Kreditkartenrückbuchung und warum ist sie für Händler wichtig?
Zahlungsstreitigkeiten: Was sind sie, was ist zu tun und wie werden sie gelöst?
Die Reaktion von Frisbii Transform auf eine Rückbuchung
Eine zurückgegebene Lastschrift wird von Frisbii Transform als ein ernsthaftes Zahlungsproblem betrachtet.
In diesem Fall verhält sich unsere Anwendung wie folgt:
Wiederkehrende Zahlungen werden im Vertrag deaktiviert: Vertragsdetails > Wiederkehrende Zahlungen : Aus.
Unbestätigte Ledgerbuchung für die Zahlung wird bestätigt
Eine bestätigte Rückbuchung wird registriert.
Antizipation durch Zahlungseskalationsverfahren
Um für den Umgang mit Rücklastschriften gerüstet zu sein, laden wir Sie ein, einen Zahlungseskalationsprozess einzurichten (falls noch nicht geschehen) oder Ihren derzeitigen Prozess anzupassen. Bitte lesen Sie: Wie kann ich die Zahlungseskalation konfigurieren?
Hinweis
Bitte beachten Sie: Das gehostete Kundenportal kann in der Eskalation inkl. dem Versand der Kundenportal-URL verwendet werden.
Begrenzung: Der Kunde muss innerhalb von (maximal) 7 Tagen reagieren. Danach verfällt das Portal und der Kunde muss einen neuen Link beantragen.
Lesen Sie diesen Artikel für weitere Informationen: Wie kann ich die gehostete Anmeldeseite und das gehostete Kundenportal nutzen?.
Weisen Sie den Kunden im Rahmen des Prozesses an, das Vertragsportal aufzusuchen, um das Problem zu lösen.
Richten Sie dazu bitte eine E-Mail-Vorlage ein und geben Sie die folgenden Informationen an:
Informieren Sie Ihren Kunden, dass er nicht aktiv Geld an den PSP weiterleiten soll.
Fordern Sie den Kunden auf, das Vertragsportal aufzurufen, um die verwendete Zahlungsmethode zu bestätigen. Bitte lesen Sie diesen Artikel für weitere Informationen: Wie kann ich festlegen, welche Daten Kunden auf gehosteten Self-Service-Seiten angeben können?.
Basierend auf dem Feedback Ihres Kunden:
Die Zahlungsmethode ist validiert, Sie können die wiederkehrenden Zahlungen wieder aktivieren.
Wenn das Zahlungsmittel nicht korrekt ist, fordern Sie den Endkunden auf, ein neues Zahlungsmittel zu registrieren.
Die Folgen einer neuen Zahlungsmethode
Es gibt zwei Anwendungsfälle, die auftreten können:
1. Fall: Keine ausreichende Deckung auf dem Konto
Die Rückbuchung wurde durch eine unzureichende Deckung des Bankkontos verursacht, als der Zahlungsvorgang ausgelöst wurde.
Sobald die Kunden sichergestellt haben, dass die Mittel für die Zahlung ausreichen, gibt es zwei Möglichkeiten:
Entweder können sie den Händler über die Situation informieren. Die gleichen Bankdaten können anschließend verwendet werden. Der Händler kann die wiederkehrenden Zahlungen wie unten beschrieben reaktivieren.
Oder sie können die gleichen Zahlungsdaten erneut im Kundenportal eingeben. Dadurch wird das Zahlungsmandat automatisch aktualisiert und der Zahlungsvorgang ausgelöst.
2. Fall: Die Zahlungsdaten des Kunden sind nicht auf dem neuesten Stand
Es ist möglich, dass die Kreditkarte abgelaufen ist oder sich die Bankdaten des Kunden geändert haben.
Sobald der Kunde die Zahlungsmittel im Kundenportal aktualisiert, wird eine neue Zahlung ausgelöst, die alle offenen Forderungen vom Zahlungsmittel des Endkunden abzieht.
Die wiederkehrenden Zahlungen werden automatisch aktiviert, und alle zukünftigen Rechnungen werden durch automatische Transaktionen bezahlt.
Reaktivieren Sie manuell die wiederkehrenden Zahlungen
Bitte befolgen Sie diese Schritte, um die wiederkehrenden Zahlungen manuell zu reaktivieren und einen neuen Zahlungslauf zu starten.
Klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Kunden.
Öffnen Sie die Vertragsdetails des Kunden.
Klicken Sie in der Liste auf den Namen des Kunden, der Sie interessiert.
Auf der Seite Kundendetails finden Sie die Liste der Verträge im gleichnamigen Abschnitt.
Öffnen Sie den gewünschten Vertrag, indem Sie auf die Vertragskennung in der ersten Spalte klicken.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wiederkehrende Zahlungen .
Hinweis: Da bei Rückbuchungen Bankgebühren anfallen, können Sie entscheiden, ob Sie die Gebühren dem Kunden in Rechnung stellen möchten.