Wichtig: Bevor Sie beginnen, beachten Sie bitte, dass nur ein Eskalationsverfahren zur gleichen Zeit laufen kann.
Vorteile eines Zahlungseskalationsverfahrens
Ein reibungsloses Mahnwesen ermöglicht es Ihnen:
überfällige oder gescheiterte Zahlungen zu vermeiden
den Zahlungseinzug zu erleichtern
Verbesserung der Kundenbindung, Kommunikation & Erfahrung
die Zahl der fehlgeschlagenen Transaktionen zu verringern
den Versand von Mahnungs-E-Mails automatisieren
den Ton Ihrer Mahnungen anpassen
Vertragsgestütztes Forderungsmanagement
Frisbii Transform nutzt ein vertragsbasiertes Forderungsmanagement, das immer den Vertrag als Ganzes betrachtet und nicht einzelne Rechnungen und Zahlungen für die Zahlungseskalation berücksichtigt.
Beim vertragsbasierten Forderungsmanagement wird die älteste offene Forderung angemahnt.
Eine Zahlungseskalation wird erst zurückgesetzt, wenn der gesamte Vertragssaldo ausgeglichen ist, und nicht, wenn eine bestimmte Rechnung bezahlt wurde.
Nachfolgende Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum noch nicht erreicht ist, müssen ebenfalls ausgeglichen werden, damit die bereits begonnene Zahlungseskalation gestoppt und zurückgesetzt wird.
Die Zahlungseskalation in Frisbii Transform wird für alle Verträge mit überfälligen Forderungen durchgeführt , außer für Verträge, bei denen Sie die Zahlungseskalation manuell deaktiviert haben. Wenn überfällige Forderungen in beendeten Verträgen bestehen, werden diese Verträge in den Zahlungseskalationsprozess einbezogen.
Einrichten der Erinnerungsvorlage
Bevor Sie den Prozess in Frisbii Transform einrichten, müssen Sie Vorlagen für die einzelnen Erinnerungsstufen erstellen.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Posten, die nach Beginn der Eskalation überfällig wurden, in den nächsten Mahnungsbeleg aufgenommen werden. Der nächste Mahnungsbeleg enthält somit alle überfälligen Posten.
Die folgenden Schritte sind zu beachten:
Klicken Sie oben rechts auf das Symbol Ihres Kontos und dann auf Einstellungen.
Navigieren Sie zu Dokumente > Mahnungen.
Wenn Sie die Versendung automatisieren möchten, aktivieren Sie bitte Erinnerungen automatisch versenden.
Hinweis: Wenn diese Option deaktiviert ist, müssen alle Mahnungen manuell über die Mahnungsentwürfe (Registerkarte Dokumente auf der Verwaltungsoberfläche) versendet werden. Diese Einstellung ist für alle Erinnerungsvorlagen wirksam.
WICHTIG: Das manuelle Versenden von Mahnungen verzögert die nachfolgenden Eskalationsschritte um die Zeitspanne zwischen Erstellung und Versand.
Wählen Sie in der Auswahlliste Vorlage eine vorhandene Vorlage aus ODER klicken Sie auf Neu.
Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen, müssen Sie zunächst einen aussagekräftigen internen Namen festlegen, den Ihre Kunden nicht sehen können.
Klicken Sie dann auf Erstellen.
Es öffnen sich die beiden Registerkarten, die Sie bereits aus dem Artikel über die PDF-Vorlage kennen.
In der E-Mail, mit der Sie Ihre Mahnung versenden, können Sie den Kunden darauf hinweisen, dass der gesamte Kontostand zu zahlen ist, nicht nur die überfälligen Beträge. Der Platzhalter Balance in der E-Mail-Vorlage ist dabei hilfreich.
Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, die Vorlagen für die verschiedenen Mahnstufen, die Sie einführen möchten, vorwegzunehmen. Wenn Sie drei Mahnungen mit unterschiedlichem Tonfall verschicken möchten, um auf die Zahlung zu drängen, sollten Sie diese im Voraus vorbereiten.
Überprüfen Sie Ihre E-Mail-Einstellungen
Um Überraschungen beim Versand von automatischen Mahnungen zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, Ihre E-Mail-Einstellungen zu überprüfen.
Wenn Sie in den Einstellungen bleiben, gehen Sie zu Dokumente > Allgemeine Einstellungen.
Im Abschnitt E-Mail-Einstellungen:
Lesen Sie diesen Artikel, um Ihre eigene Absenderadresse zu aktivieren.
Prüfen Sie Ihren:
Absender-Alias-Name.
Antwort-an-Adresse
BCC
Sie sind mit dieser Konfiguration zufrieden? Gut, dann lassen Sie uns einen Blick auf den eigentlichen Prozess werfen.
Einrichten des Mahnwesens
Hinweis: Wir empfehlen dringend, diesen Prozess zunächst in der Sandbox einzurichten, um Ihre Konfiguration ausreichend zu testen.
Wichtig: Wenn das Mahnverfahren in einem Vertrag beginnt, merkt sich der Vertrag das aktuell gültige Zahlungseskalationsverfahren.
Sie können also den Eskalationsprozess ändern oder erweitern, ohne das laufende Mahnverfahren zu beeinträchtigen.
Wird der Mahnprozess im Vertrag dann zurückgesetzt, wird beim nächsten Mahnlauf der neue Eskalationsprozess verwendet.
Um die Zahlungseskalation (Mahnwesen) zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Navigieren Sie in den Einstellungen oben links zu Payment > Payment Escalation.
Öffnen Sie die Registerkarte Eskalationsprozess.
Elemente, die Sie in diesem Prozess verwenden können
Verwenden Sie das Feld Überfällige Tage, um die Tage festzulegen, an denen eine Aktion durchgeführt werden soll, nachdem die Zahlung überfällig ist.
In der nächsten Auswahlliste können Sie zwischen folgenden Aktionen wählen:
Webhook auslösen: Der Webhook PaymentEscalated wird in diesem Schritt ausgelöst.
Bitte beachten Sie:
(1) Dies ist kein separater Erinnerungsschritt, sondern kann als Zwischenschritt oder gleichzeitig mit der Aktion "Erinnerung erstellen" konfiguriert werden.
(2) Wenn Sie ihn verwenden, stellen Sie sicher, dass der Webhook in den Einstellungen > Integration > Webhooks konfiguriert ist.
Erinnerung erstellen: Sie können die gewünschte Erinnerungsvorlage für die jeweilige Eskalationsstufe auswählen.
Optionen: Sie finden die Erinnerungsvorlagen für die einzelnen Erinnerungsstufen, die Sie zuvor unter Einstellungen > Dokumente > Erinnerungen konfiguriert haben.
Wählen Sie in der letzten Auswahlliste zwischen:
Standard: Es wird die Standard-Sendeoption verwendet, die in den Einstellungen unter Dokumente > Allgemeine Einstellungen gespeichert ist.
E-Mail: Die Erinnerung wird per E-Mail verschickt.
Schneckenpost: Die Erinnerung wird per Post verschickt
Archiv: Die Mahnung wird nicht versandt, sondern steht dem Kunden über das Selbstportal zur Verfügung.
Vertrag pausieren: Pausiert einen Vertrag automatisch während des Mahnlaufs, ohne den Vertrag zu kündigen.
Hinweis: Der Vertrag kann anschließend wieder fortgesetzt werden.
Optionen:
Der Vertrag kann sofort gekündigt werden
Nach dem aktuellen Abrechnungszeitraum: Der aktuelle Zeitraum umfasst den Zeitraum bis zum Abrechnungszeitpunkt des Vertrages.
Vertrag beenden: Wird während des Mahnlaufs automatisch beendet, wenn diese letzte Mahnstufe erreicht ist.
Optionen:
Der Vertrag kann sofort gekündigt werden
Nach dem aktuellen Abrechnungszeitraum: Der aktuelle Zeitraum umfasst den Zeitraum bis zum Abrechnungszeitpunkt des Vertrages.
Wichtig: Eskalationsstufen vom Typ Vertrag sofort beenden führen in der Regel zu Gutschriften, da die Verträge ursprünglich für einen Zeitraum in der Zukunft abgerechnet wurden und die Leistung nun vorzeitig beendet wird.
Mehrere Schritte einrichten
Wenn Sie nun die verschiedenen Elemente kennen, die Sie verwenden können, können Sie sie in der Reihenfolge anordnen, die Ihrem Geschäftsbedarf entspricht.
Mit einem Klick auf das +-Symbol können Sie die Schritte hinzufügen.
Abschließend speichern Sie Ihre Einstellungen mit der Schaltfläche Speichern.
Hinweis: Wenn eine andere Forderung in dem bereits eskalierten Vertrag überfällig wird, geht die Eskalation aus diesem Grund nicht in die nächste Stufe über.
Die nächste Stufe der Eskalation wird eingeleitet, wenn die erste angemahnte Zahlung eine bestimmte Anzahl von Tagen überfällig ist. Die Anzahl dieser Tage muss zuvor in den Zahlungseinstellungen festgelegt werden.
Besondere Fälle
Wenn Sie Frisbii Transform schon lange nutzen, ohne die Zahlungseskalation konfiguriert zu haben, und es offene Forderungen gibt, wird die Zahlungseskalation für alle Verträge mit offenen Forderungen gestartet, nachdem die Zahlungseskalation neu konfiguriert wurde.
Beispiel: Es wird eine Mahnung nach 14 Tagen eingestellt, alle Verträge, deren Forderungen bereits 14 Tage überfällig sind, erhalten die Mahnung sofort.
Wenn Sie möchten, dass der Kunde nur den überfälligen Posten und nicht den gesamten Kontosaldo tilgt, können Sie die Eskalation im Vertrag manuell zurücksetzen, nachdem Sie die überfällige Forderung bezahlt haben.
Schwellenwerte
Sie können auch einen Schwellenwert festlegen, ab dem die Zahlungseskalation für jede verwendete Währung gestartet werden soll. Wenn Sie Ihre Mahnungen per Briefpost versenden, können Sie es vermeiden, Mahnungen zu versenden, deren Wert geringer ist als die Portokosten.
So konfigurieren Sie einen Schwellenwert:
Wählen Sie einen beliebigen Betrag pro Währung.
Klicken Sie auf Speichern.
Tipps für Testläufe
Wichtig: Testen Sie Ihre Eskalationsprozesse immer zuerst in der Sandbox.
Wir empfehlen Ihnen, für jeden Schritt einen kurzen Zeitraum zu wählen (z. B. nur einen Tag). Auf diese Weise vermeiden Sie lange Wartezeiten auf das Testergebnis.
Die folgenden Zahlungsmethoden sind für eine schnelle Zahlungseskalation gut geeignet:
Kreditkartenzahlungen sind immer am nächsten Tag fällig, so dass kurzfristige Testergebnisse möglich sind.
Deaktivieren wiederkehrende Zahlungen im Vertrag, um eine überfällige Zahlung zu erzwingen, bevor die nächste Rechnung erstellt wird.
Einige Zahlungsdienstleister bieten auch spezielle Test-Kreditkartennummern mit einem erwarteten Ergebnis an, so dass sie eine Test-Kreditkarte verwenden können, die beispielsweise zu einer fehlgeschlagenen Zahlung führt. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Zahlungsanbieter oder schauen Sie in den FAQs des jeweiligen PSP nach, ob dort Testdaten aufgeführt sind.
Blacklabel: FakeProvider kann bestimmte fehlgeschlagene Zahlungen simulieren, z. B. gleich zu Beginn fehlschlagen oder nach der ersten erfolgreichen Zahlung fehlschlagen, um mehrere Anwendungsfälle zu testen.
Bei Verwendung der Option ohne Zahlungsdatenwird das Fälligkeitsdatum ebenfalls auf den nächsten Tag gesetzt.
Die Eskalation wird automatisch eingeleitet, wenn keine externen Zahlungen registriert sind. Dies ist ein einfaches Testszenario, bei dem Sie die Option für wiederkehrende Zahlungen im Vertrag aktiviert lassen können.
Die Zahlung auf Rechnung kann ebenfalls verwendet werden.
In diesem Fall empfiehlt es sich, die individuelle Zahlungsfrist des Vertrags auf den nächsten Tag zu setzen, um eine schnelle Eskalation zu ermöglichen.
In jedem Fall ist die Prüfung der Zahlungseskalation ein mehrtägiger Prozess, den Sie entsprechend einplanen sollten.