Commençons par créer un premier client.
Note
Les champs de la fiche client sont facultatifs. Vous êtes libre de choisir les champs que vous souhaitez utiliser.
Veillez toutefois à renseigner tous les champs essentiels ; sinon, vous risquez de générer des factures non conformes.
Dans le menu de gauche, cliquez sur Clients → Clients.
Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Nouveau.
Renseignez les informations nécessaires sur le client. Le formulaire est divisé en plusieurs sections : les informations du client, l'adresse de facturation, l'adresse de livraison facultative ainsi que des champs supplémentaires de comptabilité et de contact.
Informations du client
Identifiant : un identifiant unique pour la fiche client, utilisé dans tout le système. Activez Générer l'identifiant pour que le système en crée un automatiquement, ou désactivez l'option pour saisir une valeur personnalisée.
Titre : la civilité du client (par exemple M., Mme).
Prénom et Nom : le nom complet du client. Utilisé pour l'identification et toutes les communications avec le client.
Adresse e-mail : l'adresse e-mail principale du client, utilisée pour l'envoi des factures, des notifications et d'autres communications. Veillez à ce que l'adresse e-mail soit valide et correctement formatée.
Numéro de téléphone : le numéro de contact du client, indicatif du pays compris. Utile pour une communication directe si nécessaire.
Date de naissance : la date de naissance du client. Utilisez le sélecteur de calendrier. Cliquez sur l'icône ✕ pour effacer le champ.
Langue : la langue préférée pour tous les e-mails automatiques et toutes les communications envoyés à ce client.
Adresses
Adresse de facturation
Adresse 1 : la première ligne de l'adresse de facturation du client (rue et numéro).
Adresse 2 : une deuxième ligne facultative de l'adresse de facturation (par exemple suite, étage ou bâtiment).
Ville : la ville de l'adresse de facturation du client.
Pays : le pays de l'adresse de facturation du client, sélectionné dans une liste déroulante avec indicateur de drapeau. Si aucune adresse de livraison n'est définie, ce pays est utilisé pour déterminer le taux de TVA.
Code postal : le code postal de l'adresse de facturation du client.
Entreprise : le nom légal de l'organisation, tel qu'il apparaîtra sur les factures.
Numéro de TVA : le numéro d'identification à la TVA du client. Applicable uniquement aux clients professionnels. Utilisé pour appliquer le traitement fiscal correct sur les factures. Un client disposant d'un numéro de TVA est considéré comme un client professionnel et ne bénéficie donc pas du droit de rétractation de l'UE.
Adresse de livraison
Une adresse de livraison distincte, par exemple lorsque des biens ou des services sont livrés à un autre lieu ou à une autre entité juridique que celle que vous facturez. Vous pouvez saisir une adresse différente ou reprendre l'adresse de facturation comme adresse de livraison. L'adresse de livraison dispose de ses propres champs :
Nom (obligatoire) : le nom du destinataire. Il peut différer du prénom et du nom du client.
Entreprise : le nom de l'entreprise du destinataire.
Numéro de TVA : le numéro de TVA du destinataire à l'adresse de livraison. Lorsque l'adresse de livraison diffère de l'adresse de facturation, ce numéro de TVA est utilisé pour la détermination de la taxe.
Ligne d'adresse 1 (obligatoire) et Ligne d'adresse 2 : l'adresse postale du lieu de livraison.
Ville (obligatoire), État/Province et Code postal (obligatoire).
Pays (obligatoire) : le pays de livraison. Si une adresse de livraison est définie, son pays prévaut sur celui de l'adresse de facturation pour la détermination du taux de TVA.
E-mail et Téléphone : les coordonnées de contact pour l'adresse de livraison.
À l'attention de : une personne ou un service à contacter à l'adresse de livraison.
Entreprise
Adresse e-mail de facturation : si les factures doivent être envoyées à une adresse différente de l'adresse e-mail principale, indiquez-la ici.
Adresse e-mail de relance : dans les scénarios B2B, les entreprises disposent souvent d'une équipe dédiée qui gère les questions de paiement et préfèrent recevoir les notifications à une adresse e-mail distincte. Ce champ vous permet d'ajouter une adresse e-mail supplémentaire pour l'envoi des e-mails de notification de relance.
Le client est lié au marchand (Organschaft) : cochez cette case si le client est une société liée au sein de votre groupe TVA (Organschaft / unité fiscale). Les factures adressées à ce client sont émises avec une TVA de 0 % et affichent votre texte d'exonération Organschaft. Cela s'applique uniquement aux clients nationaux, c'est-à-dire aux clients situés dans le même pays que votre compte.
Comptabilité
ID débiteur : un ID débiteur est nécessaire si vous souhaitez créer des exports comptables. Activez Générer l'ID débiteur pour que le système en attribue un automatiquement, ou désactivez l'option pour saisir une valeur personnalisée. Consultez la génération automatique de l'ID débiteur pour les options de configuration.
ID du représentant commercial : si vous avez un représentant commercial, vous pouvez indiquer son ID ici pour votre export comptable. Cette information sera placée dans le champ DATEV : Zusatzinformation Inhalt/Zusatzinformation Art - 8.
ID de commande : si vous avez un ID de commande, vous pouvez l'indiquer ici pour votre export comptable. Cette information sera placée dans le champ DATEV : Auftragsnummer : 95.
Note
Toutes les factures de ce client, y compris les factures d'abonnement planifiées, sont automatiquement renseignées avec l'adresse de facturation du client et, le cas échéant, avec l'adresse de livraison. Si aucune adresse de livraison n'est définie, l'adresse de facturation n'est pas reprise comme adresse de livraison sur la facture.
Une fois tous les champs requis renseignés, cliquez sur le bouton Créer pour finaliser la création du client. Les informations du client sont alors enregistrées dans le système, ce qui vous permet de gérer efficacement ses abonnements et ses paiements.