Linda assiste à une conférence organisée par Frisbii, destinée aux administrateurs Salesforce, clients de l'application. Certains administrateurs exposent leur expérience et détaillent comment ils ont configuré Frisbii pour s'adapter à leurs besoins de facturation. Elle y retrouve un ancien collègue de son époque chez Salesforce, D'Angelo Cunningham, qui travaille aujourd'hui pour Dreamhouse.
À la fin de la conférence, Linda discute avec D'Angelo, qui est tout enthousiasmé par une nouvelle fonction présentée dans la release Spring'20 de Frisbii. Cette fonction permet de régulariser la facturation lorsqu'une modification survient sur un abonnement alors que la période de facturation a déjà été facturée. Linda a du mal à comprendre cette fonction, alors D'Angelo prend le temps de lui expliquer.
Les conditions d'application de la régularisation
D'Angelo travaille pour Dreamhouse, une société immobilière qui a récemment commercialisé des services nouveaux à ses clients, comme le ménage, l'entretien du jardin ou du linge.
La facturation de ces services a créé de nouveaux besoins chez Dreamhouse.
En effet, ces services sont souscrits via des abonnements trimestriels, avec une facturation sur terme à échoir 60 jours avant le début de la période de facturation : les clients de Dreamhouse achètent à l'avance leurs heures de prestation, et celle-ci ne débute que 2 mois après avoir été facturée, et bien souvent payée.
D'Angelo précise certains cas qui étaient autrefois problématiques :
Un client souscrit un abonnement pour 30h mensuelles de ménage. Il paye fin Juillet son abonnement pour la période Octobre-Novembre-Décembre. Il appelle en Août pour ajouter à son abonnement 10h de jardinage, avec un démarrage en Octobre. Cette prestation concerne la période déjà facturée pour le ménage mais pas pour le jardinage qu'il faut donc lui facturer en plus.
Une cliente souscrit un abonnement pour 20h mensuelles de ménage, démarrant en Novembre. Elle est donc facturée fin Juillet pour les mois de Novembre et Décembre. Elle souhaite finalement que la prestation débute le 10 Octobre. Il faut donc lui facturer 22 jours supplémentaires.
Un client souscrit un abonnement pour 10h mensuelles d'entretien du linge sur Décembre-Janvier-Février. Elle paye fin Octobre son abonnement, mais doit résilier son abonnement pour des raisons légitimes. Les CGV de Dreamhouse indiquent qu'un remboursement doit être effectué.
D'Angelo ajoute que Dreamhouse facture également ses services à des agences immobilières qui souscrivent des abonnements pour plusieurs résidences, ce qui complique encore la gestion de la facturation.
Avant la mise en place de la régularisation, D'Angelo ne savait pas comment corriger cette différence entre une facture émise et une prestation qui était modifiée par la suite.
La Spring'20 lui a apporté la solution.
Activation de la régularisation
Activation de la fonction sur une Raison Sociale :
Pour que la régularisation s'applique automatiquement aux abonnements lorsque les conditions de son déclenchement sont remplies, il faut au préalable l'activer en cochant les cases "Régularisation de la facturation" et "Proratisation automatique" dans la section "Numérotation" de la Raison Sociale.
Remarque : la proratisation est obligatoire pour régulariser correctement la facturation.
Activation du composant Régularisation, sur l'Abonnement :
Ce composant vous permet de facturer les Lignes de Facture de régularisation sur votre prochaine Facture d'échéancier (voir Fusion avec la prochaine facture de l'échéancier).
Procédure
1. Allez sur un enregistrement d'Abonnement.
2. Cliquez sur la molette en haut à droite et ensuite sur Modifier la page.
3. Dans le Générateur d'Application Lightning recherchez puis ajoutez le composant regularisation en le glissant à l'endroit qui vous convient.
4. Cliquez sur le bouton Activation.
5. Dans la fenêtre cliquez dans l'onglet Paramètres d'application par défaut.
6. Cliquez sur Attribuer par défaut pour l'application.
7. Sélectionnez Frisbii.
8. Cliquez sur Suivant.
9. Comme facteur de forme gardez Ordinateur de bureau.
10. Cliquez sur Suivant.
11. Dans la prochaine fenêtre, cliquez sur Enregistrer.
12. Ensuite, cliquez sur le bouton Enregistrer en haut à droite.
13. Après, cliquez sur <- Revenir.
Maintenant le composant Régularisation est disponible dans l'onglet Abonnement.
Fonctionnement de la régularisation
La régularisation s'applique alors dans plusieurs cas de figure, toujours dans le cadre d'un abonnement activé.
Voici les conditions dans lesquelles elle se déclenche :
Ajout d'un poste d'abonnement sur un abonnement existant.
Si ce poste d'abonnement concerne une période de facturation qui a déjà été facturée, alors une ligne de facture de régularisation est créée afin de régulariser la facturation de ce poste d'abonnement.
Modification de la date de début et/ou de la date de fin de période de facturation d'un ou plusieurs postes d'abonnements.
Si le début ou la fin d'un poste d'abonnement est modifié, alors une ligne de facture de régularisation sera créée pour la différence dans le temps facturé, que ce soit en positif (manque à facturer) ou en négatif (trop facturé).
Attention : une seule ligne de régularisation ne peut être créée par période de facturation sur le même Poste d'Abonnement. Donc, si vous modifiez plusieurs fois les dates de début ou de fin d'un Poste d'Abonnement pour une même période de facturation, les changements seront fusionnés sur une même ligne.
"Annulé" un poste d'abonnement déjà facturé.
Si un poste d'abonnement déjà facturé passe au statut "annulé, alors la ou les factures émises concernant ce poste d'abonnement donneront lieu à une ou plusieurs lignes de régularisation négatives.
Remarque : la régularisation s'applique toujours par rapport à une période de facturation déjà facturée, et en correction de factures déjà émises.
Pour régulariser, appuyer sur le bouton "Régulariser".
Le composant Lightning Régularisation affiche toutes les lignes de facturation de régularisation liées à l'abonnement en cours (voir ci-après).
Fusion avec les factures de l'échéancier
Toutes les lignes de facturation de régularisation liées à l'abonnement apparaissent dans un composant Lightning Régularisation.
Sur ce composant sont indiqués :
Le nombre de lignes de régularisation.
Le montant total des lignes de régularisation.
Attention : parfois les informations ne s'actualisent pas instantanément (le composant agit différemment).
Cliquez alors sur le bouton Actualiser pour le rafraîchir.
Les lignes de facturation de régularisation peuvent être fusionnées à celles de l'échéancier afin d'être émises en même temps que la prochaine facture d'échéancier.
Pour cela, cliquez sur le bouton Fusionner du composant Régularisation.
Puis, sélectionnez les lignes de facture de régularisation (celles qui s'affichent dans le tableau du haut, et ont comme 'Origine' : Regularisation) et cliquez sur la flèche vers le bas pour les transférer dans le tableau du bas.
Ici on voit qu'une Ligne de Facture de régularisation a été associée à la facture de l'échéancier en cours :
Une fois les lignes de facture de régularisation fusionnées avec la facture, vous pouvez émettre celle-ci selon la procédure habituelle.
Vous pouvez cependant sauter cette étape de fusion et émettre la facture de régularisation sans la fusionner.
Remarque : cette fusion est réversible tant que la facture n'a pas été émise.
Sélectionnez dans le tableau du bas les lignes de facture de régularisation (indiquée dans la colonne "Origine") que vous souhaitez enlever de la facture, puis cliquez sur la flèche vers le haut pour les transférer vers le tableau du haut.
Licensing et limite de garantie
Cette fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs disposant d'une licence Finance ou Administrateur.
Améliorations au fil des versions
Depuis deux ans le service ADV utilise la régularisation de la facturation et ils sont très satisfait de la fonctionnalité. Néanmoins, Chan et Maria on remonté quelques souhaits d'améliorations à D'Angelo leur administrateur Salesforce et Frisbii.
Traitement d'une ligne de facture non bornée
Avant :
Il était seulement possible de régulariser une ligne de facture qui avait les mêmes dates de début et/ou de fin que la facture.
Maintenant :
Même si les dates de la ligne de facture ne correspondent pas aux dates de la facture (début et fin), c'est à dire que la ligne de facture est incluse dans la période couverte par la facture sans en partager l'une de ses bornes, vous pouvez régulariser la ligne.
Réguler d'une façon positive ou négative
Avant :
Il était seulement possible de réguler d'une façon négative lors de la modification d'un poste d'abonnement, afin de raccourcir une période facturée.
Maintenant :
Il est également possible de prolonger un poste d'abonnement et d'obtenir une ligne de facture de régularisation qui couvre la période de prolongation.
Régularisation d'une facture de régularisation émise
Avant :
Vous avez créé un abonnement avec un ou plusieurs poste d'abonnement. Suite à l'activation et la génération de l'échéancier vous modifiez les dates et vous lancez la régularisation.
Une facture de régularisation est créé contenant une ou plusieurs ligne(s) de régularisation par rapport au(x) poste(s) modifié(s). Vous émettez cette facture de régularisation.
Ensuite vous modifiez à nouveau le poste d'abonnement et vous relancez la régularisation.
> Une double régularisation de cette manière n'a pas été possible avant la Summer '22.
Maintenant :
Il y a une deuxième facture de régularisation qui est créé.
Important : Évitez de régulariser une troisième fois un poste d'abonnement auquel sont lié déjà deux factures de régularisation émise. Nous ne pouvons pas garantir le bon fonctionnement.
Par contre, vous pouvez avoir plus que trois régularisations sur le même abonnement.
Factures ex-nihilo exclues de la régularisation
Avant :
Une facture ex-nihilo associée à l'abonnement pouvait être prise en compte par la régularisation, ce qui a posé des problèmes.
Maintenant :
Les factures ex-nihilo sont ignorés par la fonctionnalité de la régularisation.
Suppression des factures à 0 EUR
Avant :
Les factures de régularisation à 0 EUR ont été supprimé.
Maintenant :
Les factures de régularisation sont seulement supprimées s'il n'y a pas de ligne de facture. Ainsi, si sur une facture de régularisation vous avez des montants positifs et négatifs qui se compensent, la facture est conservée.
Traitement en masse
Ceci est une nouveauté :
Nous mettons à votre disposition un batch en asynchrone qui permet de réguler en masse. En fin de batch il appelle la génération de l'échéancier d'abonnement. Cela permet de réguler plusieurs abonnements en même temps. Vous pouvez utiliser la class Apex BatchCreateRegularizationItem dans vos développements spécifiques pour le traitement en masse.
Annulation d'un poste d'abonnement du futur
Avant :
Vous annulez un poste d'abonnement avec des dates de début et fin dans le futur. Il n'avait pas encore été source de lignes de facture émises. Mais si vous émettiez cette période future et que vous régularisiez, alors la régularisation estimait que vous aviez oublié de facturer ce poste d'abonnement.
Exemple :
Vous avez un client avec un abonnement mensuel. Vous avez émis la facture de janvier et février. Le client vous appelle et vous demande de prévoir pour juin/juillet/aout une option "appels internationaux". Vous créez donc un poste d'abonnement pour cette option supplémentaire. Finalement mi-avril une pandémie passe par là et votre client annule ses congés et demande à annuler cette option. Vous passez le poste d'abonnement au statut "annulé" et vous générez à nouveau l'échéancier. Pour l'instant tout va bien, le poste d'abonnement est absent des factures de cet été.
Le temps passe et septembre arrive. Pour être sûr de rien avoir oublié vous cliquez régulièrement sur régulariser. Alors que rien n'aurait du se générer, Frisbii estime par erreur que l'option "appels internationaux" aurait dû être facturée au client et une facture de régularisation avec une ligne pour juin, une ligne pour juillet et une 3ème pour août est générée.
Maintenant :
Si le poste d'abonnement passe en statut "annulé" :
Toutes les lignes de facture émises issues de ce poste d'abonnement sont régularisées. Le cas présenté ne pourrait donc pas se reproduire.
Les lignes de facture en brouillon sont supprimées.
Reprise de donnée sur la facture de régularisation
Avant :
Il manquait des informations sur la facture de régularisation qui devraient être nativement renseignées comme le contact, la donnée comptable et la configuration produit.
Maintenant :
Le contact, la donnée comptable et la configuration produit sont repris de l'abonnement dont est issue la facture de régularisation.
Dates de début et de fin des factures de régularisation
Avant :
Les dates de début et de fin des factures de régularisation étaient trop larges :
Date de début = date début de la facture copiée pour la création de la facture de régularisation
Date de fin = date de fin initiale de l'abonnement.
Maintenant :
La facture de régularisation couvre la période couverte par les factures régulées en prenant :
Date de début = date min de début des factures régulée
Date de fin = date max de fin des factures régulées.
Date de facture = date du jour.
Exemple :
Vous avez un abonnement mensuel d'un an qui suit les mois calendaires. Vous émettez les factures de janvier, février et mars. Vous avez un poste d'abonnement du 15 janvier au 15 mars que vous annulez finalement, car le client n'a pas pu avoir accès à ce service en raison d'un dysfonctionnement.
La facture de régularisation a pour date de début le 01/01 et pour date de fin 31/03. Elle a trois lignes de régularisation :
une du 15/01 au 31/01
une du 01/02 au 28/02
une du 01/03 au 15/03
Annulation des postes d'abonnements non répartis sur l'avoir
Avant :
Lors de l'annulation de plusieurs postes d'abonnement sans date de fin, l'avoir ne contenait pas tous les postes d'abonnements.
Maintenant :
A partir de la version Fall '22, tous les postes d'abonnement annulés sans date de fin se trouve sur l'avoir.
Date de fin de la période de facturation de la ligne de facture
Avant :
Lors de la régularisation d'un poste d'abonnement sur lequel la date de fin a été avancée, la période de la ligne de facture régularisée commençait par la nouvelle date de fin + 1 jour et finissait par l'ancienne date de fin de période.
Maintenant :
A partir de la Fall '22, la date de fin d'une ligne de facture de régularisation se base sur la période réellement régulée et pas sur la différence entre l'ancienne date de fin du poste d'abonnement et de la nouvelle date de fin.