L'ancien collègue de Linda, D'Angelo, travaille depuis un moment pour Dreamhouse, une société immobilière qui a récemment commercialisé de nouveaux services à ses clients, comme le ménage, l'entretien du jardin ou du linge.
Depuis peu, ils proposent également leurs services aux hôpitaux publics, ce qui met l'équipe ADV face à de nouveaux défis.
D'Angelo, l'administrateur Salesforce et Frisbii de Dreamhouse, se renseigne sur la possibilité de déposer les factures venant de Frisbii sur le portail Chorus Pro. Au passage, il s'informe un peu plus sur cette plateforme publique.
Qu'est-ce que Chorus Pro
Chorus Pro est une plateforme publique utilisée pour facturer aux entreprises du secteur public, comme les écoles, les administrations, les hôpitaux etc.
Disponible 24h/24 et 7j/7, Chorus Pro est devenue obligatoire pour toutes les entreprises fournissant les administrations au 1er janvier 2020. Sur cette plateforme, on peut déposer, gérer les factures, suivre leur parcours d’enregistrement et être informé sur le paiement effectif.
Voici la documentation pour le Paiement d'un marché public et l'accès aux tutoriels officiels de Chorus Pro.
Dépôt des factures sur Chorus Pro
L’application ChorusBySofacto et son objet personnalisé External API (Sofactoapp__External_api__c) via son connecteur chez notre partenaire Docoon, permet de faciliter et d’automatiser le processus de dépôt.
Le dépôt est constitué de 3 étapes :
La génération automatique d’enregistrements d’External API (Dépôts) sur la base des factures émises dans Frisbii et éligibles pour Chorus.
La connexion de l’org Salesforce à la plateforme Chorus Pro pour le dépôt de ces factures,
Le retour technique du dépôt, renvoyé par Chorus Pro.
Précisions et exclusions :
Les factures dites de travaux ne sont pas prises en compte.
Les pièces jointes sont intégrées au dépôt uniquement si elles sont stockées dans Notes & Pièces jointes des factures déposées.
Le retour technique ne concerne pas le traitement des factures (prise en charge, paiement, rejet…) mais uniquement leur dépôt sur le portail (réussite ou échec, raisons de l’échec et actions éventuelles à effectuer).
Les informations que D'Angelo a trouvé sont très claires. Il vérifie avec Pedro et Clara, de l'équipe ADV, si Dreamhouse est concernée par les exclusions listées. Ce n'est pas le cas, donc il continue avec la mise en place du connecteur.
Préparation pour la connexion avec Chorus pro
L'équipe Frisbii informe D'Angelo sur les étapes de préparation de l’environnement et des données Salesforce à suivre :
1) Disposer d'une org ayant le package Frisbii (en version 3.192 ou +) installé : Il est recommandé d'utiliser la version 3.223 pour bénéficier des traductions des étiquettes.
2) Disposer d’un utilisateur admin Salesforce sur l’org cible : l’accès à l’organisation avec des droits admin est évidemment un pré-requis incontournable pour venir déployer le code, paramétrer l’application et effectuer les tests.
Précision : Il faut que le Nom d'utilisateur soit chorusapi@client.com.
3) Vos factures (PDF) doivent comporter les mentions obligatoires listées ci-dessous :
La date d'émission de la facture,
La désignation de l'émetteur et du destinataire de la facture (Numéro SIRET),
Le numéro unique de la facture,
En cas de processus intégrant des bons de commande, le numéro du bon de commande ou dans les autres cas, les références du contrat ou le numéro de l'engagement attribué par le système d'information financière et comptable du destinataire de la facture,
La désignation du payeur, avec l'indication pour les structures publiques du code d'identification du service chargé du paiement,
La date de livraison des fournitures ou d'exécution des services ou des travaux,
La quantité et la dénomination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés,
Le prix unitaire hors taxes des produits livrés, des prestations et travaux réalisés ou, lorsqu'il y'a lieu, leur prix forfaitaire,
Le montant total de la facture, le montant total hors taxes et le montant de la taxe à payer, ainsi que la répartition de ces montants par taux de taxe sur la valeur ajoutée, ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération,
L'identification, le cas échéant, du représentant fiscal de l'émetteur de la facture,
Le cas échéant, le code service
Le cas échéant, les modalités de règlement,
Le cas échéant, les renseignements relatifs aux déductions ou versements complémentaires.
4) Communiquer ces informations à l'équipe de support Frisbii (Création d'une requête) :
Nom de votre structure émettrice
Numéro de SIRET de la structure émettrice
Org ID de l'instance Salesforce
Login utilisateur Salesforce (doit avoir les droits de requêter en base de données)
Mot de passe utilisateur Salesforce
Identifiant de l'utilisateur technique Chorus
Mot de passe de l'utilisateur technique Chorus
5) Définir et communiquer la priorité des champs alimentant l’enregistrement d’external API :
SIRET Client : Donnée Comptable ou Compte correspondant au référentiel Chorus Pro
SIRET de la raison sociale : renseignée et correspondant au référentiel Chorus Pro. Le SIRET de la raison sociale est le numéro de SIREN suivi du numéro NIC.
Attention : il ne doit y avoir aucun espace entre les chiffres (SIREN et NIC)
Numéro de commande : Donnée Comptable ou Facture faisant partie du référentiel Chorus
Code Service : Donnée Comptable ou Facture faisant partie du référentiel Chorus
6) Définir et communiquer les conditions d’éligibilité au dépôt Chorus :
La condition d’éligibilité au dépôt Chorus est portée par le champ Case à cocher Éligible pour Chorus sur la Donnée comptable ou sur la Facture directement.
Remarque : Cette case sera le pré-requis pour générer un enregistrement de l'objet Dépôt et mettre la facture à disposition pour un dépôt sur Chorus Pro. Suivant les cas métier, il est recommandé de mettre en place une automatisation qui viendra cocher cette case selon les critères métiers définis préalablement.