Dreamhouse, une société immobilière, a récemment commercialisé des nouveaux services à ses clients, comme le ménage, l'entretien du jardin ou du linge. Ces services sont souscrits sous forme d'abonnements mensuels, avec un nombre d'heures déterminé lors du contrat initial. Seulement, il arrive que des clients commandent des heures supplémentaires, et D'Angelo, l'administrateur de Dreamhouse, ne sait pas comment répercuter simplement ces heures additionnelles sur la facture mensuelle.
Il fait une recherche dans la documentation Frisbii, et découvre que la Fall '22 comprend la facturation à la consommation (ou facturation à l'usage). Voici ce qu'il apprend :
Cas d'usage
Dreamhouse commercialise ses prestations au forfait : chaque client détermine un montant fixe d'heures de prestation effectuées mensuellement, à la signature du contrat. En fin de mois, les heures réellement effectuées sont remontées afin d'être facturées au réel.
Certains services du contrat sont eux facturés forfaitairement, sans indexation au réel.
Voici quelques cas d'usage de cette facturation à la consommation :
L'abonnement Electricité-gaz : chaque mois vous payez un abonnement pour l'accès aux services, et vous payez en plus votre consommation réelle selon une tarification unique (électricité en kw/h, gaz en m3).
Le forfait mobile : chaque mois vous payez un abonnement forfaitaire, dans lequel sont déjà inclus des consommations et des services (heures d'appel, SMS/MMS, Go de données...). Si vous dépassez les limites de consommations prévues dans votre forfait, vous payez le dépassement selon une tarification différente de celle du forfait. Pour ce cas d'usage, il faut créer 2 enregistrements de produit par service ou produit : 1 facturé selon le tarif forfaitaire, et 1 facturé selon le tarif majoré, en cas de dépassement du forfait.
Frisbii permet de répondre à ces deux cas d'usage, en configurant l'application selon vos besoins de facturation.
Implémentation de la facturation à la consommation
L'implémentation de la fonction est assez simple. Pour que la consommation réelle soit prise en compte sur un produit, il faut simplement cocher une case afin d'indiquer que ce produit est facturé au réel.
Remarque : selon votre cas d'usage, vous devrez créer des produits forfaitaires (non facturé au réel) et/ou des produits facturés au réel. Les deux types de produits coexistent sur un même abonnement.
Pour le cas de Dreamhouse, ils souhaitent facturer les heures de prestation au même tarif. D'Angelo crée donc 1 seul produit pour chaque type de prestation (ménage, entretien de jardin..). Il crée aussi un produit forfaitaire pour les frais de gestion, facturés mensuellement.
Procédure
A partir de la Summer '23 (3.250) il faut activer d'abord la fonctionnalité : 1. Allez sur l'onglet Raison Sociale.
2. Cochez la case Activer la facturation à la consommation.
Remarque: Demandez à votre admin d'ajouter le champ sur la page Lightning si nécessaire.
A partir de la Winter'25 (4.29) vous pouvez choisir de générer une Activité réelle mensuelle, quelque soit la périodicité de votre abonnement. Exemple : votre abonnement est annuel, mais la saisie de la consommation est mensuelle. En activant ce paramètre, le Contrat génère 12 Activités réelles pour une facturation annuelle.
1. Allez sur l'onglet Raison Sociale.
2. Cochez la case Générer les activités réelles en mensuel.
Remarque: Demandez à votre admin d'ajouter le champ sur la page Lightning si nécessaire.
Ensuite:
1. Allez sur un enregistrement de Produit que vous souhaitez facturer à la consommation.
Remarque : si la case à cocher Facturation à la consommation n'est pas affichée sur le Produit, il faut demander à votre administrateur de l'ajouter à la présentation de page.
2. Cochez la case à cocher Facturation à la consommation.
3. Répétez cette procédure sur tous les produits que vous souhaitez facturer selon leur consommation.
Fonctionnement de la facturation à la consommation
Une fois les produits activés pour être facturés au réel, il s'agit de créer une opportunité pour définir ce qui est à facturer et comment. Une fois cette opportunité gagnée, un contrat sera automatiquement créé avec les informations de celle-ci.
Procédure
1. Créez une Opportunité en renseignant les champs habituels. Dans l'onglet Facturation, indiquez la périodicité selon laquelle les produits ou prestations vont être facturés (ce sera la périodicité de l'abonnement créé à partir de cette opportunité), le mode et délai de paiement.
2. Dans l'onglet Contrat, indiquez une date de début et une date de fin pour l'abonnement.
Remarque : un champ de recherche vers le Contrat doit être affiché dans cet onglet mais Salesforce ne nous autorise pas à le rendre visible dans le package. Si vous ne le voyez pas, demandez à votre administrateur de gérer sa visibilité depuis la section Champs et relations de l'objet Opportunité > Contrat, en cliquant sur le bouton Afficher la visibilité du champ, en choisissant Contrat dans la liste de sélection Accessibilité du champ pour Champ, et en le rendant visible pour chaque profil concerné.
3. Ajoutez les produits selon les besoins de votre client. ici, la Clinique du Parc souhaite une prestation complète, incluant ménage et entretien du jardin.
4. L'opportunité est gagnée. Une fois cette étape sélectionnée, cliquez sur le bouton "Facturer". Cette action déclenche un flux qui crée un contrat.
Vous retrouvez le lien vers l'enregistrement depuis l'onglet Contrat, dans le champ éponyme :
Au niveau du contrat créé :
Pour avoir une vision globale du contrat, demandez à votre administrateur d'ajouter au Contrat les listes associées ci-dessous :
Postes d’Abonnement en proposant d’afficher les informations suivantes : Produit, Prix unitaire HT, Quantité et Consommation,
Factures,
Activité réelle en proposant d’afficher les informations suivantes : Date, Quantité consommée et Unité de mesure.
Une fois le contrat créé à partir de l'opportunité gagnée, on constate que :
Les postes d'abonnement pour les produits facturés à la consommation sont à 0, car la quantité = 0.
Les factures sont créées, elles tiennent comptent uniquement des produits forfaitaires, les autres étant à 0.
Dans la section Activités réelles, on peut renseigner les quantités réellement consommées.
Procédure
1. Allez sur l'enregistrement d'Activité réelle correspondant à la période que vous souhaitez facturer. Attention : si le contrat contient plusieurs produits facturés à al consommation, vous avez plusieurs enregistrements d'activité réelle par période (1 par produit).
2. Indiquez la quantité réellement consommée dans le champ Quantité consommée.
3. Enregistrez.
4. Faites de même pour tous les produits facturés à la consommation.
Les quantités réelles de chaque produit facturé à la consommation s'ajoutent, en comparaison avec les quantités forfaitaires :
La première facture est mise à jour en tenant compte des quantités réelles :
Saisie des activités mensuelles indépendamment de la période de votre abonnement
Cas d'usage spécifique : Dreamhouse propose une facturation annuelle à ses clients mais a besoin de saisir les heures de prestations de façon mensuelles. Voici la procédure à suivre :
Activer l'option depuis la Raison sociale : cochez la case Générer les activités réelles en mensuel.
Depuis votre Opportunité, renseignez une périodicité d'abonnement. Ca fonctionne quelque soit la périodicité : annuelle, semestrielle, trimestrielle... Pour notre exemple, nous allons prendre une périodicité annuelle.
Une fois l'Opportunité gagnée, cliquez sur Facturer pour générer le contrat.
Depuis le Contrat, je retrouve l'abonnement sur la périodicité annuelle, soit la génération d'une facture couvrant la période annuelle.
Au niveau des enregistrements d'Activité réelle, je retrouve 12 Activités réelles, soit une Activité par mois.
Il ne reste plus qu'à renseigner les quantités réellement consommées.
Rapport de saisie des activités réelles et Tableau de bords
Les membres de l'équipe ADV souhaitent pouvoir saisir plus facilement les données liées à la consommation, sans devoir ouvrir chaque enregistrement d'activité réelle. Ils demandent à D'Angelo s'il n'y a pas un autre moyen. Après la lecture de la documentation, l'administrateur leur montre un rapport leur permettant d'effectuer la saisie globale.
Procédure
1. Allez dans l'onglet Rapports.
2. Cliquez sur Tous les dossiers.
3. Ouvrez le dossier Frisbii reports (custom).
Quatre nouveaux rapports sont à votre disposition :
Activité par mois
Activité réelle
Activité réelle par facture
Ces trois rapports vous permettent de suivre les activités réelles de vos clients.
Le quatrième rapport sert à rentrer manuellement les activités afin d'actualiser les factures.
Saisie Activité réelle
Un Tableau de bord est également proposé par Frisbii, nommé "Dashboard - Consumption monitoring".
Le tableau de bords vous permet de suivre la différence entre la quantité proposée et l'activité réellement consommée.
L'équipe d'ADV est contente. Ils peuvent maintenant se lancer dans la facturation à la consommation !