Suite à la réunion avec Mary, Linda montre à l'équipe ADV comment faire un avoir et ce qu'il faut prendre en compte lors de sa génération.
Rappel : une facture de type Avoir est une facture négative adressée à un client afin d'annuler totalement ou partiellement une facture déjà émise. Un avoir peut également servir à rembourser ou à appliquer une remise commerciale.
Frisbii vous permet de créer, cloner et éditer des factures de type Avoir qui sont visibles dans la liste associée de votre facture.
Linda montre à l'équipe ADV la procédure pour la création d'une facture de type avoir.
Pour cela, certaines conditions doivent être remplies.
La facture initiale est émise.
Le montant total de la facture est supérieur à zéro.
Il existe deux manières de créer un avoir : à partir d'une facture et ex-nihilo.
Créer un avoir à partir d'une facture
Lors de la génération d’une facture de type avoir depuis une facture, les champs standards sont copiés (Compte, Raison Sociale, Contact...) mais pas les champs personnalisés.
Consultez l'article Factures - Annulation d’une facture émise avec un avoir afin de savoir les champs repris entre la facture et l'avoir.
Procédure
1. Dans l'onglet Factures, allez sur la facture émise.
2. Cliquez sur Générer Avoir dans la liste associée Avoirs.
3. Choisissez le sous-type de l'avoir :
Remarque : votre choix aura un impact, selon si vous souhaitez faire un remboursement ou une annulation.
Remboursement : cette option vous permet de sélectionner la ou les lignes de facture sur lesquelles vous voulez effectuer le remboursement.
La mention "Montant TTC non avoirisé" permet d'ajuster le montant à avoiriser et prend en compte les Avoirs déjà associés à cette facture.
Annulation : cette option prend en compte automatiquement toutes les lignes de facture. Comme son nom l'indique, celles-ci seront annulées.
La mention "Montant TTC non avoirisé" permet d'ajuster le montant à avoiriser et prend en compte les Avoirs déjà associés à cette facture.
Remise additionnelle : choisissez le taux de remise que vous souhaitez appliquer.
Attention : Renseigner un taux supérieur à 0% et inférieur ou égal à 100%.
La mention "Montant TTC non avoirisé" permet d'ajuster le montant à avoiriser et prend en compte les Avoirs déjà associés à cette facture.
Escompte : choisissez le taux d'escompte que vous souhaitez appliquer.
Attention : Renseigner un taux supérieur à 0% et inférieur ou égal à 100%.
La mention "Montant TTC non avoirisé" permet d'ajuster le montant à avoiriser et prend en compte les Avoirs déjà associés à cette facture.
4. Sélectionnez ou non la case à cocher Appliquer l'avoir sur la facture.
Attention : Ce choix a les conséquences suivantes :
Si la case est cochée : le champ État de l'avoir passe à Émise après sa création. De ce fait, l'enregistrement de l'avoir n'est plus modifiable ; la facture initiale est reprise.
Si la case n'est pas cochée : le champ État de l'avoir est en Brouillon après sa création. Vous pouvez alors apporter des modifications sur l'enregistrement de l'avoir.
Bon à savoir : la date d’échéance de l’avoir est calculée en fonction du délai de paiement sur la facture.
5. Cliquez sur Créer avoir.
Créer un avoir ex-nihilo
Il est possible de créer un avoir ex-nihilo à partir de l'onglet Facture, de la même manière qu'une facture.
Rappel : Un avoir est une facture de type avoir.
Procédure
1. Allez dans l'onglet Facture.
2. Cliquez sur le bouton Nouveau et renseignez les informations demandées.
3. Choisissez le Type de facture que vous souhaitez créer, en l'occurence : Avoir.
4. Enregistrez
5. Cliquez sur Nouveau ou Gérer produits, pour ajouter des lignes de factures, à partir de la liste associée Lignes de facture.
Pour plus de détails, vous pouvez également revoir cet article Factures - Création ex-nihilo ou à partir d'un autre objet
Régler une facture avec un avoir
Linda explique à l'équipe ADV que le pré-requis pour suivre cette procédure est la création d'un avoir.
Procédure
1. Allez dans l'onglet Facture.
2. Ouvrez la facture que vous souhaitez régler par un avoir.
3. Cliquez sur Nouveau règlement à partir de la liste associée Avoirs.
Cet enregistrement actualise les informations de l'onglet "Recouvrement" sur votre facture et met à jour le champ Solde dû.
4. Sélectionnez dans le champ Avoir l'avoir que vous souhaitez rattacher à cette facture pour solder partiellement ou totalement la facture.
5. Renseignez les informations complémentaires.
6. Enregistrez.
Annuler un avoir avec une facture
Lors de ces tests dans la sandbox de Cloud Kicks, Axel se trompe lors de la création d'un avoir. Il sait qu'il peut annuler un avoir en créant une facture. Afin d'éviter la double saisie des information, il demande à Linda comment procéder.
Procédure
1. Allez sur l'avoir que vous souhaitez annuler.
2. Cliquez sur le bouton Cloner.
3. Modifiez le champ Type de Avoir en Facture.
4. Vérifiez tous les champs pour être sûr que la facture corresponde à l'avoir erroné.
Si vous avez commis une erreur d'adresse, il faut vérifier sur le compte.
Si besoin, vous pouvez vérifier également les informations de la donnée comptable.
Prévisualisez le PDF pour vérifier toutes les données.
5. Suite à vos vérifications, émettez l'avoir.
Voilà comment gagner du temps en annulant un avoir par une facture !
Attention : Afin d'annuler une facture avec un avoir suivez bien la procédure décrite plus haut !Ressources