Pour être sûre de configurer les flux de trésorerie selon le besoin métier de Cloud Kicks, Linda invite Axel Martel, de l'équipe ADV pour faire des tests avec elle dans leur sandbox.
Avant de commencer, elle lui explique que l'utilisation des flux de trésorerie permet de couvrir le cas d'usage où un paiement d'un client règle plusieurs factures, cas qui n'est pas couvert par la seule utilisation de l'objet Règlement.
Voici un article vous expliquant les procédures et la mise en application des flux de trésorerie.
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter cet article : Flux de trésorerie - Définition et dictionnaire des champs.
Rappel de la définition
Les flux de trésorerie désignent les mouvements de liquidités, entrants ou sortants, que connaît une entreprise au cours d'une période spécifique.
Un flux de trésorerie concerne donc des transactions bancaires générées au cours de l'exercice.
Principe
En temps normal, l'utilisation seule des règlements sur les factures peut suffire.
Mais il arrive qu'un paiement solde plusieurs factures.
Dans ce cas-là rien ne lie ensemble les règlements. Les flux de trésorerie sont une information supplémentaire qui permet de mieux refléter les mouvements bancaires.
Les enregistrement de règlements deviennent alors un objet de jonction entre les flux de trésorerie et les factures.
Ainsi, pour chaque entrée bancaire, un flux de trésorerie devra être créé. Il pourra ensuite être réparti manuellement sur une ou plusieurs factures par la création de règlements.
Axel et Linda ont bien compris le principe, maintenant ils veulent mettre en place des enregistrements pour rentrer dans la pratique.
Conseils d'utilisation des flux de trésorerie
La mise en place peut se faire en cours d'année lorsque le besoin se fait sentir.
ATTENTION : Une fois l'utilisation démarrée, il est conseillé d'utiliser les flux de trésorerie pour stocker l'ensemble des paiements entrants et garder ainsi une cohérence dans vos données.
Par exemple, même si un paiement n'est destiné qu'à solder une seule facture, il faudra d'abord lui créer un enregistrement de flux de trésorerie et ensuite un règlement.
Les étapes de la création d'un flux de trésorerie
Tout d'abord, pour trouver les flux de trésorerie, vous devez saisir Flux de trésorerie dans le lanceur d'applications Salesforce.
Procédure : Nouveau
1. Cliquez sur Nouveau.
2. Remplissez les informations telles qu'elles apparaissent en banque, notamment le montant de crédit, la date, le compte payeur et la Raison Sociale à qui est destinée le paiement, et enregistrez.
Votre flux de trésorerie est créé !
Vous pouvez soit procéder manuellement comme ici, soit importer un fichier comme proposé ci-dessous, soit réaliser une connexion avec un système bancaire avec l'aide d'un intégrateur Salesforce.
Linda est curieuse de tester le bouton Importer. Elle prépare rapidement un petit fichier CSV pour son test.
Procédure : Importer
Voici le simple fichier qui a été créé par Linda pour cet exemple.
Si vous avez des comptes avec des noms identiques, il sera peut-être nécessaire d'utiliser les ID Salesforce des comptes plutôt que leur nom. Il faudra alors passer par une étape intermédiaire pour associer un ID Salesforce à un compte identifié à partir de l'entrée bancaire.
Cette procédure consiste à importer en masse dans Frisbii des flux de trésorerie extraits de votre banque.
Elle utilise l'assistant d'importation de Salesforce décrit dans ce module de formation.
Il est bien entendu possible d'utiliser d'autres méthodes comme Dataloader ou l'extension de navigateur gratuite Salesforce Inspector.
1. Cliquez sur Importer.
2. Vous ouvrez cette fenêtre :
3. Cliquez sur Flux de trésorerie.
4. Choisissez Ajouter de nouveaux enregistrements.
5. Mappez le champ Compte en choisissant la valeur Compte Nom.
6. Mappez le champ Raison Sociale en choisissant la valeur Raison sociale Nom.
7. Cliquez-glissez votre fichier CSV dans l'emplacement à droite prévu à cet effet.
8. Si nécessaire, modifiez le code de caractères et la valeur de séparation.
9. Cliquez sur Suivant.
10. Une page de validation du mappage s'affiche. Vérifiez bien que, pour chaque ligne, le type de données en exemple dans les colonnes grises correspondent. Si tout est OK cliquez sur suivant.
11. Une page récapitulative s'affiche. Vérifiez les informations et si tout est OK cliquez sur Démarrer l'importation.
12. Une fenêtre pop-up de confirmation apparaît. Cliquez sur OK.
13. La page des tâches de chargement de données en masse est affiché avec le détail de l'opération que vous venez de lancer. Vérifiez que tout s'est correctement déroulé. L'importation peut prendre du temps suivant la quantité de données que vous souhaitez importer.
14. N'hésitez pas à vérifier dans une vue de liste comme ci-dessous, ou un rapport, que les derniers flux de trésorerie créés correspondent bien à l'attendu.
Vous avez correctement importé vos flux de trésorerie. Vous devez maintenant lettrer ces paiements, c'est-à-dire les répartir sur les factures.
Remarque : Un outil d'aide au lettrage est prévu dans la roadmap Frisbii, en attendant vous pouvez soit le réaliser manuellement, soit développer votre propre mécanique d'aide au lettrage.
Axel et Linda sont contents du résultat de leur import. Maintenant, ils aimeraient savoir comment intégrer ces flux de trésorerie dans leur création quotidienne de règlements.
Procédure : Appliquer un flux de trésorerie à des factures par la création de nouveaux règlements
Lorsque vous êtes sur un flux de trésorerie : à partir de la liste associée Règlements, cliquez sur la flèche.
Cliquez sur Nouveau.
Renseignez les informations pour créer le règlement. Vous devez donc choisir le montant et la facture sur laquelle vous appliquez ce règlement.
Automatiquement, le solde du flux de trésorerie évoluera suivant les règlements déjà créés.
Répétez les étapes 1 à 3 pour répartir le montant de ce flux de trésorerie sur les factures souhaitées.
Procédure : Appliquer un flux de trésorerie sur des règlements en attente existants
Vous utilisez peut-être la fonctionnalité Frisbii d'échéancier de règlement.
Une facture peut donc attendre plusieurs règlements.
Plutôt que de partir du flux de trésorerie pour créer les règlements, vous renseignerez cette fois-ci le flux de trésorerie sur le règlement existant.
1. Notez ou souvenez-vous du numéro de flux de trésorerie à appliquer.
2. Rendez-vous sur l'enregistrement de règlement à associer.
3. Renseignez dans le champ flux de trésorerie du règlement celui noté en étape 1 et décochez "En attente".
4. Répétez les étapes 1 à 3 jusqu'à la répartition complète du flux de trésorerie.
Remarques :
Il n'y a pas de règle de validation empêchant de sur-attribuer un flux. Vous pouvez cependant créer les vôtres.
Un outil de lettrage est à l'étude permettant de proposer automatiquement des factures non soldées ou des règlements en attente à lettrer avec un flux de trésorerie.
L'import de votre fichier bancaire ne pourra probablement pas se faire sans une transformation du fichier pour qu'il corresponde au format attendu.
Linda et Axel continuent leur tests. Ils veulent proposer des règles de validation à l'équipe ADV avant la mise en production. Aussi, ils demandent à Mary comment ils pourraient anticiper l'import du fichier bancaire. Mary leur montre un exemple. Une fois leur concept terminé, ils ont prévu une formation pour l'équipe ADV.