La facturation n’est pas toujours facilement compréhensible pour les néophytes, dotée d’un vocabulaire et de pratiques qui lui sont propres.
De nombreux termes jalonnent cette activité vitale pour les entreprises, ayant parfois pris une tout autre dimension au fil des évolutions technologiques ayant transformé la comptabilité.
Les termes les plus utilisés sont les suivants :
Acompte
Il s’agit d’un paiement partiel d’une facture au moment de la conclusion du contrat ou lors de l'exécution partielle de la prestation.
Il représente ainsi le premier versement sur le montant total de la facture du produit ou du service.
L’acompte engage à la fois l'acheteur et le vendeur à respecter le contrat :
L'acheteur prouve son réel intérêt à payer et il ne peut plus renoncer à l’achat sauf s’il arrive à trouver un accord avec le vendeur.
Le vendeur s’engage à fournir le bien ou le service.
C’est un moyen efficace pour sécuriser sa trésorerie d’une part, et de limiter le risque d'impayé d’autre part.
Dans Frisbii, un sous-type Acompte est applicable pour les marquer comme tel.
Les factures détaillées et les échéanciers de facturation peuvent également très bien les intégrer, notamment en cas d’acomptes multiples.
Affacturage
C’est un mode de financement par lequel une société financière spécialisée (aussi appelée factor) permet à une entreprise de disposer rapidement de l’argent de ses factures en cours.
Elle se charge ainsi de ses opérations de relance, de recouvrement des créances et d'encaissement de factures.
Cela a pour but d’optimiser sa trésorerie dès la facturation, sans attendre l’échéance, et peut être salutaire en cas d’impayés.
Néanmoins, elle implique des frais supplémentaires à régler auprès du factor.
Affacturage inversé
Appelé également reverse factoring c’est, là aussi, une technique de financement rapide des factures proposée cette fois par le client à son fournisseur.
Contrairement à l’affacturage classique, le factor examine ici la santé financière du débiteur et non plus de l’entreprise qui cède ses factures.
Arrhes
Les arrhes sont une avance versée par un client pour garantir un bien ou un service.
Contrairement à l’acompte, elles n’engagent pas vers un achat définitif et aucune des deux parties n’est obligée de finaliser la vente.
Cependant, si le vendeur choisit d’annuler la vente, il doit reverser à l’acheteur de 100% à 200% du montant des arrhes, selon accord.
Dans le cas contraire (renoncement de la part de l’acheteur), il n'y aura aucun remboursement.
Archivage
Conserver ses factures, autant celles émises pour ses clients que celles de ses propres fournisseurs, est une obligation légale.
La loi demande à ce qu’elles soient archivées pendant au moins 6 ans, afin de pouvoir justifier de l’exactitude de ses précédentes déclarations fiscales.
En tant que solution cloud, Frisbii facilite grandement l’archivage de ces documents contenant des données sensibles, s’appuyant sur la technologie de Salesforce pour mieux les sécuriser.
Attestation de TVA
Elle se présente sous la forme d’un document justifiant un taux de TVA exceptionnellement réduit (à 5% ou 10%) dans le cadre d’une prestation de service.
Cette attestation est impérative dans ce type de transactions, car elle peut ensuite être demandée durant un contrôle fiscal.
Bénéfices
Somme des recettes d’une entreprise à laquelle il faut soustraire la somme des dépenses.
Si le résultat est négatif, l’entreprise est alors déficitaire.
Bon de commande
Aussi appelé BDC, il est un document élaboré lors d’une opération de vente entre un client et un fournisseur qui expose les détails du contenu de l’achat.
Il sert à sécuriser en quelque sorte une vente même s’il n’est pas obligatoire.
Une fois validé et signé avec la mention “lu et approuvé” par les deux parties, le client peut demander une facture au vendeur pour régler sa commande.
Avec Frisbii, un bon de commande peut être transformé en facture en quelques clics.
Bilan comptable d’entreprise
Document comptable résumant sous forme de tableau le patrimoine d’une entreprise à une date donnée.
Il est le plus souvent dressé lors de la clôture des comptes.
En d’autres termes, il sert à établir la situation financière globale d’une société, en listant d’un côté les actifs qu’elle possède, sous toutes les formes possibles, et de l’autre les passifs, soit les sommes d’argent qu’elle doit.
L’utilisation d’une solution de facturation optimale est précieuse pour dresser avec exactitude un bilan.
L'ensemble des factures constitue souvent une part importante des actifs, pouvant être aisément exportable depuis Frisbii.
Charges (comptabilité générale)
Une charge correspond à un bien ou un service payé par une entreprise dans le cadre de son activité. Ces passifs peuvent prendre la forme de matière première, de fournitures, de taxes, de frais bancaires, de salaires, de loyer ou de prestations en tout genre. Leur point commun est d’être nécessaire au bon fonctionnement de la société. Elles ont un impact sur la comptabilité et le meilleur moyen pour une entreprise de les compiler est d’archiver et classer les différentes factures reçues.
Chiffre d’Affaires
Le chiffre d'affaires d’une entreprise sert à estimer le total des ventes effectuées par celle-ci durant une année fiscale.
On peut donc le comptabiliser en additionnant toutes les factures s’étalant sur cet exercice comptable, et toute autre recette, mais sans y soustraire les diverses dépenses effectuées en parallèle (contrairement au bénéfice).
Créance client
Il s’agit d’une somme due par un client à une entreprise qui lui a vendu un bien ou une prestation.
Les créances sont établies entre le créancier et le débiteur par l’intermédiaire des factures.
On peut procéder à leur recouvrement dès que la date d’échéance est dépassée, cette dernière étant une mention à faire obligatoirement figurer sur les factures.
En tant que débiteur ayant recours à Frisbii, on peut facilement piloter l’ensemble des créances de ses clients grâce aux tableaux de bord générés à partir des données de facturation.
Cycle de vente
Le cycle de vente représente l’ensemble des démarches suivies par les professionnels de la vente afin de parvenir à la signature d'un contrat.
De la prospection au service après-vente, il se décompose généralement en sept grandes étapes :
Prospection et contact initial.
Qualification du prospect (est-il vraiment notre cible?).
Identification des besoins.
Présentation de l’argumentaire de vente.
Échange continu, notamment pour répondre aux objections et affiner l’offre.
Conclusion de la vente.
Suivi et fidélisation du client.
La facturation est le ciment liant ici les deux dernières étapes. L’essor de la conception de vision 360 permet d’avoir une perception de son client à travers le prisme du cycle de vente dans son entièreté. Elle est portée par des solutions comme le CRM Salesforce, centralisant chaque aspect du cycle.
Date d’échéance
Elle désigne la date à laquelle une facture doit être réglée par le client auquel elle s’adresse.
C’est une mention à faire obligatoirement figurer sur les factures.
Au-delà de cette date, des pénalités de retard peuvent s’appliquer.
Délais de paiement
Les délais à respecter pour régler une facture. Exemples : Comptant, 30 jours net, 45 jours net …
Les délais maximum sont rappelés dans cet article : Notions de comptabilité - La règlementation française (puis cliquer sur Délai maximal de paiement)
Devis
Document visant à détailler les prestations que l’on propose à un client, notamment en établissant leurs coûts définitifs.
Bien qu’il ne soit pas obligatoire, il revêt une importance capitale dans la relation client.
Dans le cadre de l’utilisation de Frisbii, un devis peut être transformé très simplement en facture.
Escompte
C’est une technique de crédit utilisée à court terme qui permet à l’entreprise de recevoir des paiements immédiats avant même la date d’échéance.
Elle n’est pas sans frais, mais permet ainsi d’obtenir une avance de trésorerie.
Encours client
Somme de la totalité des créances client accordées par une entreprise. Elles prennent généralement 3 formes :
Les factures à émettre,
Les factures en attente de paiement dont la date d’échéance est à venir,
Les factures en attente de paiement dont la date d’échéance est dépassée,
Sa mesure peut s’avérer primordiale pour la bonne gestion de sa trésorerie.
Fond de roulement
Le fond de roulement désigne les liquidités dont l’entreprise dispose afin de financer ses activités.
En d’autres termes, ce sont les ressources qui permettent à une structure de régler ses dettes avant même de recevoir les prochains paiements de ses clients.
Un suivi régulier du règlement des factures permet d’assurer la bonne tenue de son fond de roulement.
Facture
Une facture est un document qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou services.
C'est une pièce comptable par laquelle un créancier établit une créance vis-à-vis d'un débiteur en vue de déclencher le paiement d'une dette.
Facture à émettre (ou établir)
Contrairement aux produits constatés d’avance (PCA), les factures à établir (FAE) correspondent à des produits qui n’ont pas été facturés à la clôture de l’exercice comptable, alors que le bien a déjà été livré (ou que le service a été rendu).
Le produit étant acquis, il convient de constater la marge dans l’exercice concerné.
Facture proforma
La facture proforma est une facture juste "dans la forme" mais qui n'a pas de valeur comptable.
Elle permet de définir précisément les conditions d'achat d'un produit.
Elle fait office de devis.
Facture verrouillé
La facture est émise et ne peut plus être modifiée sur le plan informatique mais également sur le plan légal.
Impayé
Terme signifiant une créance ou une facture qui n’a pas été réglée par un client débiteur ou qui n’a pas respecté les délais de paiement, ce qui peut coûter très cher à une entreprise au niveau de son fonctionnement financier. Il est donc nécessaire (pour ne pas dire obligatoire) de connaître les bonnes pratiques pour gérer au mieux sa trésorerie.
Intracommunautaire
Une facture intracommunautaire est considérée comme telle quand la vente se fait au sein de l’espace communautaire européen.
Ligne de facture
Correspond au détail du produit ou du service facturé(e).
Modèle de facture
Prototype modifiable pour personnaliser chaque facture. Plusieurs modèles sont configurables via Frisbii, permettant ainsi de gagner un temps précieux.
Note de frais
Document qui sert de justificatif permettant à un salarié de prouver les frais professionnels dépensés dans le cadre de l’exercice de ses fonctions afin d'être remboursé.
Numéro de TVA intracommunautaire
Identifiant fiscal personnalisé et propre à une entreprise, délivré par le service des impôts. Son utilité réside dans le fait qu’il simplifie l'échange commercial entre les organisations de l’Union Européenne.
Numéro de Siren
(Système d'Identification du Répertoire des Entreprises)
Il s'agit d'un identifiant unique, attribué par l’Insee pour distinguer les entreprises auprès des administrations.
Il est composé de 9 chiffres, les 8 premiers chiffres n’ont pas de signification particulière, excepté pour les organismes publics dont le numéro Siren commence obligatoirement par 1/2.
Le 9ème chiffre permet de contrôler la validité du numéro.
Cet indicateur permet d’identifier les entrepreneurs individuels, les personnes morales de droit privé et les institutions et services de l'État (les collectivités territoriales).
Le numéro de Siren reste valable tout au long de l’existence de la personne juridique, il sert à justifier la légalité d’entreprise et lui permet d’émettre des factures.
Numéro de Siret
(Système d'Identification du Répertoire des Établissements)
C’est un numéro unique à 14 chiffres délivré par l’Insee suite à l’inscription de l’organisation au répertoire national des entreprises.
Sa fonction est d’identifier le lieu d’exercice d’une entreprise.
Il est important de ne pas le confondre avec le numéro de Siren qui a pour but d'identifier l’entreprise telle qu’une entité à part entière et non pas uniquement à travers son lieu.
Une entreprise composée de plusieurs établissements (hormis son Siège Social) aura ainsi un seul numéro de Siren et plusieurs numéros de Siret.
Offre
Les offres sont des affaires en cours. Vous pouvez créer des offres, les suivre et les modifier tout au long du cycle de vente. La facturation Frisbii est possible à partir des Offres gagnées.
Pénalité de retard
Elles font partie des conditions générales de vente fixées par la facture, s’appliquant si le délai de paiement a été dépassé.
Ce dernier est fixé par la date d’échéance.
Même si l’application de pénalités de retard ne conduit toujours pas le client à payer, plusieurs solutions sont à envisager pour réagir aux impayés.
Remise
Réduction du prix de vente, à portée commerciale.
Elle est notamment appliquée dans le cadre d’opérations promotionnelles ou auprès d’un client qui achèterait de grandes quantités.
Rabais
Diminution du prix de vente à titre exceptionnel, s’expliquant par un défaut dans le produit ou service vendu.
Ce type de réduction est différent de la remise et de la ristourne.
Ristourne
Réduction de prix appliquée après que la facturation ait eu lieu.
Elle s’effectue par un avoir, contrairement aux rabais et aux remises qui sont souvent directement déduits sur la facture.
Recette
Une recette représente un montant total d’argent gagné par une entreprise lors d’une opération, généralement de nature commerciale.
En d’autres termes, la notion est utilisée pour désigner une rentrée d’argent dans la trésorerie de l’entreprise.
De ce point de vue, les recettes s'opposent aux dépenses.
Recouvrement
Le recouvrement désigne l’ensemble des démarches déployées par un créancier afin de récupérer les sommes qu’il a facturées, une fois la date d’échéance passée.
Elles sont soutenues par Frisbii à l’aide de rappels automatisés, tandis que cette pratique est jugée cruciale pour la trésorerie d’une entreprise.
Vous pouvez gérer cela plus facilement dans Frisbii grâce à nos rapports et vues de liste.
Relance client
Vous permet d’identifier les clients en retard, d’escalader le niveau de relance et relancer le client.
Reçu de paiement
Le plus souvent appelé simplement reçu, il fait référence à un document confirmant le paiement d'un produit ou d'un service.
Il est diffusé par le vendeur qui produit la facture et est destiné à l’acheteur qui va bénéficier d’un bien ou d’un service.
Solvabilité
La solvabilité désigne l’aptitude d’une entreprise à honorer ses dettes sur une échéance donnée.
Elle se calcule en se basant sur la différence entre l’actif et les dettes.
Si le résultat est négatif, on considère alors l’entreprise comme insolvable.
Si le résultat est positif, on considère alors que l'entreprise est solvable.
TVA
(Taxe sur la Valeur Ajoutée)
L'entreprise ou le professionnel indépendant qui réalise de manière habituelle des opérations économiques payantes en Union européenne est assujetti à la TVA.
Cette taxe est directement facturée aux clients sur les biens qu'ils consomment ou les services qu'ils utilisent. C'est aux professionnels de la collecter sur ces opérations imposables et la déclarer.
Terme à échoir
Le client paie en début de mois, le service du mois à venir.
Terme échu
Le client paie en fin de mois, le service du mois précédent.
Trésorerie
La trésorerie représente tous les actifs (l'ensemble des liquidités) immédiatement disponibles dans la caisse d’une entreprise ou sur son compte bancaire.
Étant vitale pour l’entreprise, Frisbii a établi les bonnes pratiques entourant la gestion de sa trésorerie.