Rechercher les adresses de facturation électronique à partir du SIREN

L'Agence pour l'Informatique Financière de l'État (AIFE) propose un service en ligne, depuis l'annuaire des entreprises Chorus, pour rechercher les adresses de facturation électronique à partir des SIREN de vos clients.

Ce service vous permet de :

• connaître les adresses de facturation de vos clients ;
• mettre à jour votre base de données ;
• identifier les clients qui n'ont pas encore mandaté de plateforme agréée (PA) en réception.

Pré-requis : constituer la liste des SIREN à rechercher au format .CSV ou .TXT

Pour utiliser cette fonctionnalité de recherche en masse, il faut d'abord avoir préparé sur son poste de travail un fichier de format .CSV ou .TXT contenant la liste des SIREN qu'on souhaite rechercher.

Le fichier doit uniquement contenir des SIREN (codes à 9 chiffres) superposés en colonne, sans ponctuation ni séparateur.

Pour créer un fichier de ce type, vous pouvez par exemple, à partir de votre ordinateur, effectuer un clic droit dans votre explorateur de documents avec votre souris. Lorsque le menu contextuel s'affiche, sélectionner les options « Nouveau > Document texte », ce qui crée un fichier .TXT vierge.

Ouvrir le fichier et saisir un SIREN à la première ligne. Taper sur la touche « entrée » du clavier pour aller à la ligne, puis saisir un deuxième SIREN au niveau de la deuxième ligne du fichier, et ainsi de suite jusqu'à avoir énuméré l'ensemble des SIREN à rechercher.

Attention à ne rien saisir d'autre dans le fichier que des chiffres. Si un SIREN commence par des 0, il faut qu'ils figurent expressément dans le fichier. Le contenu du fichier doit se présenter comme une colonne de SIREN de largeur identique. Si vous remarquez une ligne plus courte ou plus longue que les autres, vérifiez que vous n'avez pas ajouté ou retiré des chiffres par erreur.

Enregistrer ses modifications en allant dans le menu en « Fichier » > « Enregistrer ». Le fichier .TXT est prêt à être utilisé.

Pour être utilisable, votre fichier doit peser moins d'un Mégaoctet. Si votre fichier dépasse cette taille, il vous faudra le découper en plusieurs fichiers distincts pour pouvoir l'utiliser.

Lancer une recherche

Une fois la liste des SIREN à rechercher constituée, se rendre sur la page d'accueil de l'Annuaire de la facturation électronique de Chorus Pro.

Après avoir saisi le CAPTCHA, cliquer sur le bouton « Déposer » en partie basse d'écran.

Le portail Chorus Pro demande d'importer le fichier des SIREN à analyser. Cliquer sur le bouton « Ajouter un fichier ».

Une fenêtre s'ouvre pour vous permettre d'indiquer l'emplacement de la liste des SIREN à rechercher. Sélectionner le fichier CSV ou TXT pour le télécharger sur le portail de services Chorus Pro. L'écran rappelle la taille du fichier que vous souhaitez analyser. Si le fichier pèse plus de 1 Mégaoctet, la recherche ne pourra pas aboutir.

Une fois la liste de SIREN récupérée par le portail, cliquer sur le bouton « Soumettre » pour lancer la recherche des SIREN listés dans l'Annuaire.

En cas de réussite, le message « Vos SIREN ont été vérifiés » s'affiche. Cliquez sur l'icône de téléchargement pour récupérer le compte-rendu de la recherche, qui se présente comme un fichier CSV.

Consulter et exploiter les résultats d'une recherche par liste de SIREN

Les résultats d'une recherche par liste de SIREN se présentent sous la forme d'un fichier plat (format CSV ou TXT) comprenant plusieurs colonnes. Il est recommandé de convertir ce fichier au format tableur (par exemple avec Excel ou OpenOffice) pour l'exploiter confortablement. La méthode de conversion varie suivant le logiciel que vous utilisez et sa version. Nous vous renvoyons à la documentation de votre suite bureautique pour connaître la marche à suivre s'appliquant exactement à votre situation si vous utilisez un autre logiciel ou une autre version de logiciel que celle présentée ci-dessous.

Exemples de conversion au format tableau sous Excel 2021 et Libre Office v25.8.4.2

Nous communiquons à titre d'exemple l'approche adaptée à l'utilisation d'Excel 2021, qui permet d'illustrer le processus de conversion.

1. Enregistrez votre fichier de résultats en local sur votre poste de travail (et en retenir l'emplacement).
2. Ouvrez un tableur Excel vierge.
3. Dans la barre de menu, aller dans « Données » puis cliquer sur le bloc « Obtenir des Données » : cela déclenche l'ouverture d'un menu contextuel. Choisissez l'option « À partir d'un fichier texte/csv ».
4. L'explorateur de document s'ouvre dans une fenêtre surimposée : sélectionnez l'emplacement où vous avez enregistré votre fichier de résultats pour lancer la conversion.
5. Une nouvelle fenêtre s'ouvre présentant un pré-tableau construit sur la base d'une création de colonnes sur la base du séparateur « virgules » (autrement dit : à chaque fois qu'une virgule apparaît entre deux données, elles se trouvent séparées dans 2 colonnes distinctes). Ce choix proposé par défaut est le plus adapté à la définition des colonnes. Validez la proposition en cliquant sur le bouton « Charger ».

Le tableau est converti sous Excel avec une colonne par type de donnée.

À titre de comparaison, sous LibreOffice, vous pouvez réaliser le même type de conversion en ouvrant un fichier LibreOffice vierge puis en cliquant sur le dossier « Ouvrir » dans la barre de menu, et en désignant l'emplacement du fichier de résultats sur votre poste de travail. Une fenêtre « Import de texte » grise s'ouvre pour vous permettre, comme dans le cas d'Excel, de définir et valider le mode de séparation des données. En partie basse de fenêtre un écran vous permet de prévisualiser le résultat. Le « séparateur » proposé est détecté automatiquement, comme sous Excel. Si ce n'est pas le cas, sélectionnez « virgule ».

À noter, sous LibreOffice, contrairement à Excel 2021, vous pouvez sélectionner les colonnes dans la fenêtre de prévisualisation, pour préciser le type de données qui s'y affichent. La colonne sélectionnée se colore en noir et une liste déroulante s'affiche. Pour la colonne des SIREN, il est recommandé de choisir l'option « Texte » plutôt que « Standard » dans la liste déroulante, puis validez votre choix. Cela évite que les SIREN commençant par 0 voient lesdits zéros supprimés d'autorité par la conversion au format tableau.

Suivant la version et le logiciel de tableur utilisé, certaines données peuvent effectivement être interprétées comme redondantes et supprimées lors de la conversion au format tableau. Les suppressions les plus courantes sont les suppressions de 0 situées à gauche d'un nombre. La plupart des logiciels de tableur permettent de contourner ce problème en proposant à l'utilisateur d'interpréter les chiffres comme du « texte ». Pour en savoir plus sur la méthode utilisable avec votre logiciel, reportez-vous à la documentation de votre suite bureautique.

Lecture du tableau de résultats

Le fichier se lit ligne à ligne. Il comprend 5 colonnes, avec pour chacun des SIREN recherchés, l'ensemble des lignes d'adressage existantes rattachées à cette unité légale. Pour un même SIREN, on peut donc récupérer plusieurs lignes (une par adresse de facturation).

Ainsi, dans l'exemple donné en illustration, on note que pour le SIREN 005611074, la recherche retrouve trois lignes de facturation : une ligne de maille SIREN inactive à la date de la recherche, une ligne de maille SIREN_SIRET active et une ligne de maille SIREN_Suffixe (« TESTsanssiret ») inactive.

Les colonnes du fichier de résultats s'interprètent comme suit :

Importer les valeurs dans le champs Frisbii

Une fois l'adresse de facturation électronique récupérée grâce à l'Annuaire, elle doit être importée dans Salesforce et renseignée dans le champ « Adresse de facturation électronique » (fiix__ElectronicBillingAddress__c) sur l'objet Compte.

Ce champ est accessible via l'extension package Frisbii e-invoice.