Kulanzfunktionen

Vorbemerkungen

Innerhalb der Option Kulanz stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung, um dem Kunden Leistungen unentgeltlich und ohne Aktion des Kunden einzuräumen. Die Funktionen sind sowohl auf der Hauptseite des Kunden-Accounts als auch in der Detailansicht eines Abonnements, jeweils in der Aktionsleiste aufrufbar.  

Kostenlose Ausgaben hinzufügen

Für ausgabenbasierte Abonnements existiert die Möglichkeit, der aktuellen Periode zusätzliche Ausgaben hinzuzufügen. Hierfür werden nach Bedarf einfach die ausstehenden Lieferungen erhöht. Die zusätzlichen Ausgaben zählen als kostenlose Ausgaben. Die kostenlosen Ausgaben werden nach den regulären Ausgaben des Abonnements hinzugefügt.

Hinzufügen kostenloser Ausgaben:

• Die Funktion kann entweder auf der Hauptseite des Kunden-Accounts oder in der Detailansicht eines Abonnements über die Option Kulanz > Kostenlose Ausgaben hinzufügen in der Aktionsleiste gestartet werden.

• Im Feld Aktives Abonnement werden alle ausgabenbasierten Abonnements des Kunden zur Auswahl gestellt. Es können nicht mehrere Abonnements gleichzeitig ausgewählt werden. 

• Nach der Auswahl des Abonnements wird im Feld Ausstehende Lieferungen die Anzahl der noch zu liefernden Ausgaben dargestellt. Um kostenlose Ausgaben hinzuzufügen, die Anzahl der ausstehenden Lieferungen um die gewünschte Anzahl erhöhen.

• Im Bereich Begründung können weitere Felder ausgefüllt werden, um einen Hinweis in Form einer Aktivität zu dieser Änderung des Abonnements zu erstellen.

  • Über das Feld Text kann ein Freitext verfasst werden, der innerhalb der Aktivität dargestellt wird.

  • Mithilfe des Drop-Down-Menüs kann aus Vordefinierten Textbausteinen gewählt werden, die zuvor unter Textbausteine erstellt wurden und werden nach dem Speichervorgang unter Aktivitäten angezeigt.

  • Im Feld Datei kann auf Wunsch eine Datei in das System hochgeladen und an der Aktivität gespeichert werden.

Hinweis:

• Hinzugefügte kostenlose Ausgaben können nicht wieder aus dem Abonnement entfernt werden. Sie verbleiben dauerhaft in der entsprechenden Periode. 

• Die Anzahl der kostenlosen Ausgaben kann nachträglich nicht mehr verringert werden.

• Die Funktion ist für bereits beendete Abonnements nicht nutzbar.

Ausgaben kostenlos nachliefern

Für die Durchführung einer kostenlosen Nachlieferung müssen bestimmte Vorrausetzungen gegeben sein:   

• ein verknüpftes Ersatzprodukt an der zugehörigen Lieferliste

• verfügbare Ausgaben auf der zugehörigen Lieferliste 

• eine vorhandene Lieferadresse im Kunden-Account

Erstellung einer Nachlieferung:

• Die Funktion kann entweder auf der Hauptseite des Kunden-Accounts oder in der Detailansicht eines Abonnements über die Option Kulanz > Ausgaben kostenlos nachliefern in der Aktionsleiste gestartet werden.

• Mithilfe des Drop-Down-Menüs Lieferliste* wird die gewünschte Lieferliste bestimmt, von der eine Ausgabe ausgewählt werden soll.

• Mithilfe des Drop-Down Menüs Ausgabe* kann dann die gewünschte Ausgabe der Lieferliste für die Nachlieferung ausgewählt werden.

• Im Bereich Lieferadresse* wird die gewünschte Lieferadresse ausgewählt oder über die Option Weitere Lieferadresse erstellen neu angelegt.

• Im Bereich Begründung können weitere Felder ausgefüllt werden, um einen Hinweis in Form einer Aktivität zu dieser Änderung des Abonnements zu erstellen.

  • Über das Feld Text kann ein Freitext verfasst werden, der innerhalb der Aktivität dargestellt wird.

  • Mithilfe des Drop-Down-Menüs kann aus Vordefinierten Textbausteinen gewählt werden, die zuvor unter Textbausteine erstellt wurden und werden nach dem Speichervorgang unter Aktivitäten angezeigt.

  • Im Feld Datei kann auf Wunsch eine Datei in das System hochgeladen und an der Aktivität gespeichert werden. 

• Es wird anhand der getätigten Eingaben eine Bestellung erstellt.

Hinweis:

• Durch die Bestellung wird der Kunde auf den Lieferlisten-Daten für die ausgewählte Ausgabe vermerkt. Der Kunde wird also einmalig als Empfänger für die entsprechende Ausgabe aufgeführt. Für die Bestellung wird eine Bestellbestätigung erstellt, welche per E-Mail versendet wird. 

• Durch die Bestellung wird das im Ersatzprodukt definierte Zugriffsrecht am Kunden hinterlegt. Es können also zusätzlich zur Nachlieferung auch digitale Leistungen ermöglicht werden. Das Zugriffsrecht kann gesperrt werden.  

• Die Funktion ist auch für bereits beendete Abonnements nutzbar.

Kostenlose Abrechnungsperiode hinzufügen

Für zeitbasierte Abonnements existiert die Möglichkeit, eine Abrechnungsperiode eines aktiven Abonnements kostenlos hinzuzufügen. 

Hinweis

Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Abrechnungsperiode und Abo-Intervall exakt übereinstimmen (bspw. 1 Monat und 1 Monat).

Bei bereits beendeten Abonnements ist diese Funktion nicht nutzbar.

Um kostenlose Abrechnungsperioden hinzuzufügen, wie folgt vorgehen:

1. Im Kunden-Account in der Aktionsleiste Kulanz → Kostenlose Abrechnungsperiode hinzufügen anklicken ODER in der Detailansicht der Abonnements in der Aktionsleiste Kulanz → Kostenlose Abrechnungpseriode hinzufügen anklicken.
   

2.  Unter Aktives Abonnement das gewünschte Abonnement wählen.

   1. Hier werden alle aktiven zeitbasierten Abonnements des Kunden zur Auswahl gestellt.

   2. Es können nicht mehrere Abonnements gleichzeitig ausgewählt werden.  

3. Über Start und Ende der freien Abrechnungsperiode den gewünschten Zeitraum wählen.

   Hinweis

   Das System erlaubt nur kostenlose Perioden, die exakt der definierten Abrechnungsperiode entsprechen.  

   Zum Beispiel:

   Abrechnungsperiode = 3 Monate  

   → Es kann nur eine kostenlose Periode von 3 Monaten hinzugefügt werden. Ein kostenloser Monat ist diesem Fall nicht möglich, da das System sonst in Teilbeträge fallen würde.

4. Für eine bessere Nachvollziehbarkeit kann im Kasten Begründung im Freitext-Feld oder durch Auswahl eines vordefinierten Textbausteins angegeben werden, weshalb dieser Kunde/diese Kundin eine/mehrere kostenlosen Abrechnungsperioden erhalten hat. Diese Information wird anschließend im Kunden-Account (Übersicht) angezeigt, und in der Detailansicht des Abonnements im Reiter Aktivitäten.

Zugriffsrecht hinzufügen

Über die Funktion kann am Kunden ein Zugriffsrecht manuell hinzugefügt werden. Ein so hinzugefügtes Zugriffsrecht unterscheidet sich von Zugriffsrechten, welche beispielsweise durch eine Bestellung oder ein Abonnement vom System erstellt werden. Manuell hinzugefügte Zugriffsrechte:

• werden mit dem Typ "external" gekennzeichnet.

• können über das Merchant Backend bearbeitet und gelöscht werden.

• stehen in keinem Zusammenhang zu einem Abonnement oder einer Bestellung.

• müssen auch manuell gepflegt werden, reagieren also nicht auf Automatismen, wie beispielsweise die Prozesssteuerung.

Hinweis:

Zugriffsrechte vom Typ "external" können nur einmal mit einer uniqueId in einem Kunden-Account vorkommen. 

Beispiel: Wird an einem Kunden ein external Zugriffsrecht mit der uniqueId Kulanz hinterlegt, kann danach kein zweites external Zugriffsrecht mit der uniqueId Kulanz erstellt werden. 

• Würde die uniqueId Kulanz aber über ein Zugriffsrecht aus einem Abonnement am selben Kunden vergeben werden, wäre dies ebenfalls einmal möglich. 

• Das bedeutet, eine uniqueId kann jeweils nur einmal als external Zugriffsrecht und als Zugriffsrecht aus Abonnement oder Bestellung vorliegen. 

• Achtung: Auch importierte Zugriffsrechte gelten als external Zugriffsrechte!

• Die Funktion ist auch für bereits beendete Abonnements nutzbar.