Dies ist ein kostenpflichtiges Feature
Das Modul kann im Vertragsunternehmen gegen eine Gebühr aktiviert werden und ist nur in den Verträgen Professional und Enterprise verfügbar.
Wenn Du Fragen zu diesem Feature hast, wende Dich bitte an Deinen Ansprechpartner:in oder an unser Support-Team. Sie helfen Dir gerne weiter.
Was ist ein Zahlungsbeleg und wie kann ich ihn verwenden?
Ein Zahlungsbeleg ist eine vereinfachte Version einer Rechnung, die speziell für B2C-Geschäftsfälle entwickelt wurde. Er zeigt nur das Produkt/die Dienstleistung, das/die sie gekauft haben, und den Bruttopreis an (ohne Angabe der genauen Steuersätze).
Im Merchant Backend kann eingestellt werden, ob alle Kunden den Zahlungsbeleg anstelle einer vollständigen Rechnung erhalten, oder ob nur Privatkunden den Zahlungsbeleg und Geschäftskunden die vollständige Rechnung erhalten.
Unser System unterscheidet zwischen B2C- und B2B-Kunden anhand der in ihrem Kundenkonto gespeicherten Rechnungsadresse.
Einrichtungsleitfaden für Zahlungsbelege
Um den Zahlungsbeleg zu aktivieren, müssen die folgenden Einstellungen vorgenommen werden:
1 Vertragsunternehmen: Modul aktivieren
Hinweis
Es werden Administratorrechte benötigt.
Nach der Aktivierung im Vertragsunternehmen ist das Modul für alle Mandanten innerhalb dieses Vertragsunternehmens aktiviert, und die Einstellungen können für jeden Mandanten einzeln angepasst werden.
Das Vertragsunternehmen öffnen.
In der Navigationsleiste Vertragsmodule anklicken und nach unten zu Zahlungsbeleg navigieren.
Öffnen und Aktivieren anklicken.
2 Vertragsunternehmen: Systemmails und PDF-Anhang aktivieren
Hinweis
Dies kann im Vertragsunternehmen erfolgen. Wenn für jeden Mandanten andere Einstellungen gelten sollen, können diese Einstellungen im Mandanten überschrieben werden.
In der Navigationsleiste die Mail-Einstellungen öffnen.
In der Aktionsleiste Bearbeiten anklicken.
Reiter Einstellungen
Nach Zahlungsbeleg suchen und sicherstellen, dass das Kontrollkästchen Mail versenden in der Spalte An Kunden versenden angekreuzt ist.
Reiter PDF-Anhänge verwalten
Im Reiter PDF-Anhänge verwalten wird festgelegt, wer den Zahlungsbeleg erhalten soll.
Ein häufiger Anwendungsfall wäre:
Rechnungs-PDF nur für Geschäftskunden aktiviert
Wenn ein Geschäftskunde (B2B) ein Angebot kauft, erhält er die "normale" Rechnungs-E-Mail mit der vollständigen Rechnung im Anhang.Zahlungsbeleg-PDF nur für Privatkunden aktiviert
Wenn ein Privatkunde (B2C) ein Angebot kauft, erhält er eine Zahlungsbeleg-E-Mail mit dem Zahlungsbeleg im Anhang.
2 Mandant: Systemmails und PDF-Anhang aktivieren (Einstellungen des Vertragsunternehmens überschreiben)
Den Mandanten öffnen, für den die E-Mail-Einstellungen überschrieben werden sollen.
In der Navigationsleiste Einstellungen > Verschiedenes > Mail Einstellungen anklicken.
Bearbeiten anklicken.
Falls noch nicht geschehen, mit dem Schieberegler die Einstellungen des Vertragsunternehmens in diesem Mandanten überschreiben.
Reiter Einstellungen
Nach Zahlungsbeleg suchen und sicherstellen, dass das Kontrollkästchen Mail versenden in der Spalte An Kunden versenden angekreuzt ist.
Reiter PDF-Anhänge verwalten
Im Reiter PDF-Anhänge verwalten wird festgelegt, wer den Zahlungsbeleg erhalten soll.
Ein häufiger Anwendungsfall wäre:
Rechnungs-PDF nur für Geschäftskunden aktiviert
Wenn ein Geschäftskunde (B2B) ein Angebot kauft, erhält er die "normale" Rechnungs-E-Mail mit der vollständigen Rechnung im Anhang.Zahlungsbeleg-PDF nur für Privatkunden aktiviert
Wenn ein Privatkunde (B2C) ein Angebot kauft, erhält er eine Zahlungsbeleg-E-Mail mit dem Zahlungsbeleg im Anhang.
3 Mandant: Versand und Download der Zahlungsbelege aktivieren
Die Erstellung von Zahlungsbelegen im Merchant Backend für alle Kunden (sowohl B2C als auch B2B) und die Möglichkeit, dass Kunden die Zahlungsbelege im Self Service herunterladen können, müssen in den Rechnungseinstellungen in jedem Mandanten aktiviert werden.
Wichtig
Wenn diese Option nicht aktiviert ist, werden keine Zahlungsbelege erstellt und im System gespeichert und somit nicht an die Kunden versendet (selbst wenn der PDF-Anhang und die System-Mail aktiviert sind), und die Kunden können ihre Zahlungsbelege nicht im Self Service herunterladen. Stelle also sicher, dass diese Funktion aktiviert ist!
In der Navigationsleiste Einstellungen > Finanzen > Rechnungseinstellungen anklicken.
Den Reiter Rechnungsverwaltung anklicken.
Bearbeiten anklicken.
Das Kontrollkästchen Zahlungsbelege aktivieren ankreuzen und speichern.
E-Mail-Vorlage für Zahlungsbeleg anpassen (falls gewünscht)
Die Vorlagen für den Zahlungsbeleg können wie jede andere System-Mail entweder im Vertragsunternehmen oder bei den einzelnen Mandanten angepasst werden.
Eine detaillierte Anleitung zum Anpassen von E-Mail-Vorlagen befindet sich hier: E-Mail-Vorlagen
Vertragsunternehmen Templates > E-Mail-Vorlagen | Mandant Templates > E-Mail-Vorlagen |
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Zahlungsbelege oder vollständige Rechnungen im Merchant Backend und im Self Service herunterladen
Sowohl Zahlungsbelege als auch vollständige Rechnungen werden automatisch für jeden Kunden (sowohl B2C als auch B2B) erstellt und können im Merchant Backend heruntergeladen werden.
Wenn beispielsweise die Einstellungen für E-Mail-Anhänge so eingestellt sind, dass Privatkunden (B2C) nur Zahlungsbelege erhalten, und ein Kunde nach der vollständigen Rechnung fragt, kann diese jederzeit im Merchant Backend heruntergeladen und separat an den Kunden gesendet werden.
Merchant Backend
Rechnungen und Zahlungsbelege findest Du wie gewohnt entweder im Kundenkonto im Reiter Abrechnung oder in der Navigationsleiste Rechnungen.
Self Service
Kunden finden ihren Zahlungsbelege/ihre vollständige Rechnung wie gewohnt entweder auf der Übersichtsseite oder im Reiter Rechnungen zum Herunterladen.
Wenn das Zahlungsbeleg-PDF aktiviert ist, kann nur der Zahlungsbeleg heruntergeladen werden, nicht aber die vollständige Rechnung und umgekehrt.
Checkliste für die Einrichtung von Zahlungsbelegen
Modul Zahlungsbeleg ist im Vertragsunternehmen aktiviert
Die Systemmail für Zahlungsbelege ist aktiviert (entweder im Vertragsunternehmen oder im Mandanten)
Zahlungsbeleg-PDFs sind aktiviert (entweder im Vertragsunternehmen oder im Mandanten)
Versand und Download der Zahlungsbelege ist in den Rechnungseinstellungen im Mandanten aktiviert
Falls gewünscht, sind Mailvorlagen angepasst (entweder im Vertragsunternehmen oder im Mandanten)
Problembehebung
FAQ
Woher weiß das System, ob es sich um einen Privatkunden oder einen Geschäftskunden handelt?
Das System unterscheidet zwischen B2C- und B2B-Kunden anhand der Rechnungsadresse. Beim Hinzufügen einer Rechnungsadresse zu einem Kundenkonto (sowohl im Self Service als auch im Merchant Backend) kann eingestellt werden, ob diese Adresse eine Geschäftsadresse ist oder nicht. Im Kundenkonto im Reiter Rechnungsadresse zeigt das Symbol in der linken Ecke an, ob es sich um eine Geschäfts- oder eine Privatadresse handelt.
Privatadresse:
Geschäftsadresse:
Wird eine vollständige Rechnung erstellt, wenn ich den Zahlungsbeleg für Privatkunden aktiviert habe?
Ja. Das System erstellt automatisch sowohl Zahlungsbelege als auch vollständige Rechnungen. Vollständige Rechnungen können - falls gewünscht - in der Rechnungsdetailansicht des Kundenkontos heruntergeladen werden.
Unsere Privatkunden erhalten keine Zahlungsbelege, sondern Rechnungen per E-Mail. Warum ist das so?
Wenn dieses Problem auftritt, überprüfe bitte Folgendes im Merchant Backend:
Prüfe, ob der Zahlungsbeleg in den Rechnungseinstellungen aktiviert ist.
In der Mandantenansicht Einstellungen > Finanzen > Rechnungseinstellungen anklicken und den Reiter Rechnungsverwaltung öffnen. Die Option "Zahlungsbelege aktivieren" sollte ein grünes Häkchen haben, wenn es aktiviert ist. Wenn sie noch nicht aktiviert ist, aktiviere sie, indem Du die Einstellungen im Bearbeitungsmodus öffnest und das Kontrollkästchen anklickst.Prüfe, ob das Rechnungs-PDF für Privatkunden deaktiviert ist und das Zahlungsbeleg-PDF für Privatkunden aktiviert ist.
Entweder im Vertragsunternehmen oder beim Mandanten - je nachdem wo Du Deine Einstellungen vornimmst.
Mail-Einstellungen und den Reiter PDF-Anhänge verwalten öffnen. Das Rechnungs-PDF für Privatkunden deaktivieren und das Zahlungsbeleg-PDF für Privatkunden aktivieren.
Was ist der Unterschied zwischen einem Zahlungsbeleg und einer vollständigen Rechnung?
Eine vollständige Rechnung enthält eine Steueraufschlüsselung, d. h. der Bruttopreis wird in Nettopreis und Mehrwertsteuer aufgeschlüsselt. In den meisten Fällen irritieren diese Informationen jedoch die Privatkunden, die diese Informationen nicht benötigen. Deshalb ist ein Zahlungsbeleg für Privatkunden sehr praktisch. Ein Zahlungsbeleg zeigt nur den Bruttopreis dessen, was der Kunde gekauft hat - so kann er auf einen Blick sehen, was er tatsächlich zu zahlen hat.