Definition
Der Begriff Abschreibung ist in der Finanzwelt bekannt. Er ist definiert als ein buchhalterischer Vorgang, der den Wert einer uneinbringlichen Forderung, die im Hauptbuch erfasst ist, verringert oder aufhebt.
Hinweis: Eine steuerliche Abschreibung ist eine verbuchte Vermögensminderung, die in der Steuererklärung als Abzug geltend gemacht werden kann. Ein anderes Beispiel wäre die Zerstörung eines Firmengebäudes durch natürliche Ursachen. Es wird abgeschrieben, um das Gebäude aus den Büchern zu entfernen, da der Vermögenswert nicht mehr gültig ist.
Die Ausbuchung gilt auch für uneinbringliche Forderungen, die in Frisbii Transform verwaltet werden.
Einzelwertberichtigung vs. Abschreibung
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie als Händler auf Kunden reagieren können, die offene Forderungen über einen längeren Zeitraum nicht bezahlen. In der Buchhaltung können zwei verschiedene Methoden angewandt werden.
Individuelle Wertberichtigung - wird nur verwendet , wenn noch eine Chance besteht, dass der Schuldner seine Schulden begleicht.
Steuerkonten werden bei diesem Vorgang nicht berührt. Der Wert der Forderung wird auf der Grundlage der verbleibenden Zahlungswahrscheinlichkeit angepasst, aber sie wird nicht als uneinbringliche Forderung gezählt.
Abschreibung - wird als letzter Schritt durchgeführt, wenn keine realistische Chance besteht, dass der Kunde die Forderungen begleichen wird. Sie dient dazu, Ihre Konten am Ende auszugleichen. Auf diese Weise erhalten Sie einen besseren Überblick über die noch offenen Forderungen.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass diese Forderungen noch nicht bezahlt wurden und daher noch als unbezahlte Forderungen im Bericht über offene Posten angezeigt werden.
Das Steuerkonto ist vom Abschreibungsprozess betroffen. Steuern, die für eine Forderung von Ihnen gezahlt wurden, werden erstattet.
Bitte beachten Sie:
In Frisbii Transform unterstützen wir nur die Abschreibung, nicht die individuelle Wertberichtigung.
Mit unserer Abo-Verwaltung können Sie Mahnungen und Zahlungserinnerungen an Ihre Kunden verschicken. Dies geschieht in der Annahme, dass der Kunde die offenen Forderungen bezahlen wird. Wenn dies nicht der Fall ist, bietet Frisbii Transform eine einfache Lösung, um die Schulden in einem letzten Schritt abzuschreiben. Die Ausbuchung von Forderungen kann erst dann erfolgen, wenn Sie in einem ordnungsgemäßen Verfahren sichergestellt haben, dass keine realistische Chance besteht, dass der Kunde seine Forderungen begleicht.
Hinweis: Aus buchhalterischer Sicht muss der ordnungsgemäße Prozess, der vor der Durchführung einer endgültigen Abschreibung befolgt werden muss, unabhängig von Frisbii Transform mit Ihrem Steuerberater, basierend auf Ihrem Geschäftsmodell, definiert und vereinbart werden.
Bitte beachten Sie:
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie unsere Abschreibungsfunktion nach Rücksprache mit dem Steuerberater nutzen.
Die folgende Abbildung beschreibt die Erstellung einer Forderung und deren Ausbuchung aus Sicht der Buchhaltung:
Abb.1 Entstehung und Abschreibung von Einnahmen in der Buchhaltung
Immer wenn ein Ertragskonto eine Forderung erzeugt, wird gleichzeitig eine Steuer darauf erhoben. Um zu vermeiden, dass Steuern für etwas gezahlt werden, das nie verbraucht wurde, werden die Forderungen abgeschrieben, um sie zu korrigieren.
Wenn sicher ist, dass vom Forderungskonto nichts erhalten wird, werden die Einnahmen auf das Konto für uneinbringliche Forderungen verschoben. Das Steuerkonto wird um den abgeschriebenen Betrag korrigiert.
Abschreibung in Frisbii Transform
Bitte beachten Sie:
Wenn die Voraussetzungen für eine Abschreibung auf Ihrer Seite erfüllt sind, gibt es weitere Dinge zu beachten, wenn Sie Frisbii Transform zur Durchführung einer Abschreibung nutzen wollen.
Frisbii Transform sieht die Ausbuchung als eine endgültige Aktion im Vertrag, nachdem Sie sicher sind, dass Sie kein Geld mehr für die offenen Forderungen an den Kunden erhalten. Bei der Ausbuchung eines Vertrags werden alle offenen Forderungen zum gleichen Zeitpunkt ausgebucht.
Bei der Abschreibung eines Vertrages werden alle offenen Forderungen zum gleichen Zeitpunkt ausgebucht.
Aufgrund der buchhalterischen Voraussetzungen ist es beispielsweise nicht möglich, einen Vertrag abzuschreiben, während noch neue Rechnungen erstellt werden. Daher haben wir die folgenden Voraussetzungen geschaffen, die in einem Vertrag erfüllt sein müssen, bevor die Ausbuchung durchgeführt werden kann:
Bitte beachten Sie:
Der Vertrag hat ein Enddatum und wurde bereits vollständig abgerechnet
Der Vertrag hat offene Forderungen
Das Buchungsdatum der Abschreibung liegt im aktuellen Monat oder früher
Das letzte Rechnungsdatum muss vor dem Buchungsdatum der Abschreibung liegen
Das Buchungsdatum sollte nicht in einen abgeschlossenen Abrechnungszeitraum fallen.
Wenn Sie eine Abschreibung vornehmen, können Sie ein Buchungsdatum wählen, an dem diese in der Buchhaltung ausgeführt werden soll. Wenn Sie zum Beispiel am Ende eines Monats alles abschreiben wollen, können Sie das Datum entsprechend wählen.
Im Ausbuchungsprozess findet das Frisbii Transform System alle offenen Rechnungen im Vertrag und bucht sie aus. Wenn es noch offene Nicht-Rechnungs-Forderungen gibt, die aus seltenen Datenmustern in unserem System resultieren, versuchen wir dennoch eine Ausbuchung zu ermöglichen, indem wir passende offene Rechnungen für den Restbetrag finden und diese ausbuchen. Dieser Betrag ist auf den Gesamtbetrag der offenen Posten des Vertrags begrenzt.
Nachdem ein Vertrag abgeschrieben wurde, kann er nicht mehr reaktiviert werden. Sie können ihn weder aktualisieren noch die Abschreibung rückgängig machen. Wenn ein Kunde Ihren Dienst weiterhin nutzen möchte, nachdem Sie seinen Vertrag abgeschrieben haben, können Sie ihm nur dann wieder Zugang gewähren, wenn Sie einen neuen Vertrag anlegen. Sollte ein Kunde eine abgeschriebene Forderung dennoch zahlen, kann die Abschreibung in Ihrer Buchhaltung rückgängig gemacht werden oder Sie können die Zahlung verwenden, um manuell einen neuen Vertrag zu beginnen.
Einzelverträge vs. mehrere Verträge
Wir haben die Abschreibung auf Vertragsebene implementiert. Je nach Anzahl der Verträge, die abgeschrieben werden sollen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, mit der Abschreibungsfunktion zu verfahren:
Einzelvertrag - Sie haben die Möglichkeit einen einzelnen Vertrag abzuschreiben
über UI
über API
Mehrere Verträge - Sie haben die Möglichkeit mehrere Verträge auf einmal abzuschreiben
über UI
Abb. 2 Abschreibungsmöglichkeiten
Anwendungsfall für Einzelverträge
Anlegen neuer Kunden
Anlegen eines neuen Vertrags
Wie lege ich einen Vertrag an?
Zahlung erfassen
Wir können nun sehen, dass der Vertrag erstellt wurde. Im Vertragskonto in den Vertragsdetails wird eine Rechnung ausgewiesen. Simulieren wir, was als nächstes passiert, indem wir eine Zahlung hinzufügen.
Gehen Sie auf die Dropdown-Liste Aktion durchführen in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Capture ext. Zahlung/Erstattung erfassen.
Um eine Zahlung zu simulieren, müssen wir Daten wie das Buchungsdatum (eingestellt auf 25/03/22) oder den Betrag (89,25 EUR) in die entsprechenden Textfelder eingeben. Drücken Sie die Schaltfläche OK.
Die erstellte Zahlung 1 wird mit der ausgeglichenen Rechnung in das Vertragskonto aufgenommen.
Rechnung manuell erstellen
In dieser Stelle müssen wir die Zukunft simulieren, um zu zeigen, was mit dem Abonnement passiert, wenn wir manuell eine weitere Rechnung hinzufügen.
Wie kann ich einem Kunden eine einmalige, manuelle Rechnung stellen?
Abschreibung
Wie kann die Abschreibung in einem Vertrag über die Benutzeroberfläche erfolgen?
Wie kann man eine Abschreibung bei mehreren Verträgen gleichzeitig vornehmen?
Auswirkungen
auf Daten in Reportings
Abgeschriebene Forderungen zählen für Frisbii Transform weiterhin als Einnahmen.
Abgeschriebene Forderungen sind weiterhin in den Reports über offene Posten enthalten, so dass Sie wissen, dass es einmal eine vom Kunden zu zahlende Forderung gab.
In den meisten Reports wurde eine neue Spalte hinzugefügt, die offene Posten oder Einnahmen enthält und angibt, ob/wie viel von der Forderung abgeschrieben wurde
auf passive Rechnungsabgrenzungsposten
Alle verbleibenden passiven Stundungen eines Vertrages werden zum Buchungsdatum der Ausbuchung aufgelöst und in einer einzigen vorzeitig aufgelösten Stundung zusammengefasst, die am Ende des aktuellen Buchungstextes mit "(Abschreibung)" gekennzeichnet wird.
bei Zahlungseskalation
Der Eskalationsstatus vor der Abschreibung wird beibehalten, um anzuzeigen, dass der Kunde für die abgeschriebenen Forderungen nicht bezahlt hat.