Über die Bedeutung der buchhalterischen Exporte in Frisbii Transform lesen Sie bitte diese Artikel:
Achtung
Achten Sie bitte darauf, dass Sie die Schritte in der hier beschriebenen Reihenfolge durchführen.
Die Konfiguration der FiBu-Konten
Nehmen Sie zunächst die Konfiguration der FiBu-Konten vor. In diesem Artikel finden Sie eine ausführliche Konfigurationsanleitung.
Das Buchungs-Journal
Unter dem Menüpunkt Aktivitäten > Buchhaltung > Buchungen finden Sie alle vom Frisbii Transform System automatisch generierten Buchungen. Die Generierung findet ca. ein Mal pro Minute statt. Den letzten Zeitpunkt, an dem Buchungen generiert wurden, können Sie direkt unter der Überschrift finden.
Mit der Auswahl des "von"- und "bis" Datums schränken Sie den Zeitraum ein, für welchen die Buchungen aufgelistet werden.
Die Buchungsliste enthält die folgenden Felder:
Feldname | Beschreibung |
Buchungsdatum | Das Buchungsdatum der jeweiligen Buchung. Bei Buchungen, die nachträglich für eine bereits abgeschlossene Periode eingegeben werden, wird das "ideale" Buchungsdatum (das Buchungsdatum, das gelten würde, wenn die Periode noch offen wäre) in Klammern hinter dem tatsächlichen Buchungsdatum angezeigt. |
Seq. Id | Die fortlaufende Buchungsnummer der festen Buchungen. Buchungen werden festgeschrieben, sobald sie einem Export zugeordnet wurden. Solange das nicht geschehen ist, wird in dieser Spalte "(Draft)" an Stelle der Buchungsnummer angezeigt. |
Buchungsart | Der Typ der Buchung. Es gibt folgende Typen von Buchungen:
|
Konto, Contra-Konto | Die Konten, die von der Buchung angesprochen werden. |
Betrag | Der gebuchte Betrag. |
Dokument Nummer | Die Nummer des Dokuments (Rechnungsnummer bzw. Nummer der Gutschrift), mit welchem die Buchung verknüpft ist. |
Text | Der Buchungstext. |
Für Dokumente, die sowohl positive als auch negative Rechnungszeilen enthalten, werden zwei getrennte Buchungen generiert.
Der Export der Finanzbuchhaltung
Mit dem Export von Buchungen werden diese festgeschrieben (persistiert). Eine Buchung kann nur einem Export zugeordnet werden.
Alle Änderungen, die nach dem Export einer Buchung vorgenommen werden und diese Buchung betreffen, z. B. das Ändern der Kontenkonfiguration, das Ändern von Debitorenkonten, die Änderung von Kostenstellen oder die Verschiebung von einem Vertrag zu einem anderen Kunden, führt zu Korrekturbuchungen.
Um einen Export der Finanzbuchhaltungsdaten zu erstellen, gehen Sie in den Bereich Aktivitäten > Buchhaltung > FiBu-Export.
Nachdem Sie dort den Button "Export erstellen" geklickt haben, erscheint ein kleiner Dialog, mit welchem Sie den Stichtag des Exports und das Format der ersten Datei(en) des Exports einstellen können. Bestätigen Sie die Auswahl, wird die Erzeugung des Exports gestartet. Dabei werden alle Buchungssätze, die noch keinem Export zugeordnet wurden und deren Buchungsdatum kleiner-gleich dem Stichtag ist, dem neuen Export zugeordnet.
Hinweis
Sollten Buchungen gefunden werden, die aus vorherigen Monaten stammen, wird für diese Monate jeweils eine separate Exportdatei erstellt. So lässt sich leicht erkennen, welche Buchungen zu welchem Zeitraum gehören.
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Funktion "Monatlicher Abschluss".
Wenn Sie Frisbii Transform schon lange nutzen und nach dem Update auf den neuen Buchhaltungsexport zum ersten Mal einen Export starten, erzeugt Frisbii Transform automatisch Einzelexporte für alle vergangenen Monate. Für jeden Monat wird eine entsprechende Datei im gewählten Format erzeugt, die dann die entsprechenden Buchungen enthält. Die "alten" Exportdateien stehen Ihnen weiterhin im Bereich Aktivitäten > Buchhaltung > Alte Dateien zur Verfügung.
Haben Sie einen Export erzeugt, sehen Sie diesen in der Liste der Exporte.
In dieser Liste werden Ihnen der Name, das Erstellungsdatum sowie die Anzahl der zugeordneten Buchungen angezeigt.
Klicken Sie auf eine Exportzeile, werden Ihnen im Detailbereich weitere Informationen zu diesem Export eingeblendet:
Feldname | Beschreibung |
Export-Datum | Das Datum, an welchem der Export erstellt wurde |
Buchungsgruppen | Die Anzahl der enthaltenen Buchungsgruppen |
Buchungen | Die Anzahl der zugeordneten Buchungen |
Buchungsperiode | Der Zeitraum, dem die zugeordneten Buchungen zugeordnet sind. |
In einem separaten Bereich werden alle für den Export generierten Dateien aufgelistet.
Für einen Export können mehrere Dateien generiert werden. Dies ist z. B. nützlich, wenn Sie zusätzliche Informationen zu den Buchungen hinzugefügt oder geändert haben und eine neue Version der Datei mit denselben Buchungen, aber geänderten zusätzlichen Informationen erstellen möchten.
Sie können auch einfach eine andere Datei in einem anderen Format erstellen und herunterladen. Die im Export enthaltenen Buchungsdaten sind dabei aber unveränderlich.
Die Liste der Dateien enthält das Datum, das Format sowie eine Versionsnummer - gefolgt von der Download-Option.
Eine neue Exportdatei können Sie mit der Option "Datei erstellen" im unteren Bereich der Detailansicht erzeugen.
Bitte beachten Sie auch unser Frisbii Transform-Tutorial zu diesem Thema.
Mögliche Probleme beim FiBu-Export
Der FiBu-Export kann nur durchgeführt werden, wenn alle konfigurierbaren Erlöskonten in den Konteneinstellungen definiert sind. Sollten nicht alle Erlöskonten definiert sein, folgen Sie dieser Anleitung.
Sollte der Fehler: "no postings to export" auftreten, existieren bis zum ausgewählten Stichtag bisher keine Buchungen oder alle Buchungen wurden bereits in einem früheren FiBu-Export exportiert.
Sollte der Fehler: "there are incomplete postings which cannot be exported" auftreten, kann es zwei Ursachen haben:
Dass in den FiBu-Konteneinstellungen "Debitorenkonten verwenden" ausgewählt ist, aber nicht alle Kunden, zu denen es Buchungen gibt, ein Debitorenkonto besitzen. Wie Bestandskunden zu einem späteren Zeitpunkt automatisch eine Debitoren-ID erhalten können, wird hier beschrieben. Wenn Sie die fehlende Kundennummer manuell vergeben wollen, können Sie z.B. den Bericht"Verträge" exportieren und die Kunden ermitteln, die keine Kundennummer haben und dann die Stammdaten manuell bearbeiten, indem Sie in die Kundendetails gehen und dort über die Schaltfläche"Bearbeiten" die"Debitor-ID" eintragen.
Dass in den Einstellungen nicht konfigurierte Erlöskonten vorhanden sind. Um in diesem Fall einen Export erzeugen zu können, muss zunächst für alle Erlöskonten eine jeweilige Kontonummer definiert werden. Gehen Sie unter Einstellungen > Konten und füllen Sie alle vorhandenen Kontenfelder aus.