Ein Mahnplan ist ein automatisierter Kommunikationsprozess, der darauf abzielt, Ihre Kunden dazu zu bringen, ihre Zahlungsinformationen zu aktualisieren und eine geeignete Strategie zu entwickeln, um die Abonnements oder den Transaktionsstatus im Falle eines Zahlungsverzugs zu bearbeiten.
Sie entscheiden:
wie viele E-Mails versendet werden
wie viele Tage der Prozess zwischen den verschiedenen E-Mail-Versendungen und der letzten Konsequenz warten wird.
Hinweis
Sie können mehrere Mahnungspläne einrichten und bei der Einrichtung eines Plans auf diese verweisen.
Die Einrichtung des Prozesses kann über die Schnittstelle Konfigurationen > Finanz- und Rechnungswesen > Mahnwesen vorgenommen werden. Am Ende dieses Artikels möchten wir sicherstellen, dass Sie alle Aspekte dieser Konfiguration verstehen.
Zugriff auf das Mahnwesen
Klicken Sie auf Konfiguration >Finanz- und Rechnungswesen > , um Zugang zu erhalten. Mahnwesen in der seitlichen Navigationsleiste.
Wenn Sie noch keinen Mahnungsplan eingerichtet haben, sehen Sie beim Öffnen der Oberfläche den Standardplan.
Der Standard-Mahnungsplan
Zunächst einmal werden wir einen genaueren Blick auf die Struktur des Plans werfen, den Sie bereits auf der Seite sehen.
| Kopfzeile einschließlich > Erstellt: Datum, an dem die Mahnungsbewegung begann. > Harte Ablehnungen: Es wird angezeigt, ob Sie eine tilgungsfreie Zeit eingeschlossen haben oder nicht*. |
E-Mail-Zeitplan: Zeigt die Tage der Versendung der Erinnerungs-E-Mails und die Wartezeiten dazwischen. Sie können vier Mahnstufen definieren, darunter als letzten Schritt das Auslaufen des Abonnements. |
Wenn Sie auf 
klicken, werden Sie zum Abschnitt " E-Mail-Vorlagen" des alten Dashboards weitergeleitet. Diese Funktion wird bald auch in der neuen Schnittstelle verfügbar sein.
Hinweis
* Eine tilgungsfreie Zeit ist der Zeitraum, in dem eine überfällige Zahlung nicht gemahnt wird.
Erstellen eines neuen Mahnungsplans
Wenn Sie weitere Pläne erstellen möchten, können Sie auf .png)
klicken.
Hier können Sie einen neuen Mahnungsplan konfigurieren.
Weitere Einzelheiten finden Sie im Abschnitt Bearbeiten des Standardmahnplans, insbesondere in Schritt 2 und 3.
Hinweis
Der einzige Unterschied zwischen der Erstellung eines neuen Plans und der Änderung eines Bestehenden:
Das Feld Handle wird automatisch den Inhalt des Feldes Name übernehmen. Wenn Sie es ändern möchten, können Sie auf
klicken.
Wenn Sie die Konfiguration abgeschlossen haben, klicken Sie erneut auf , um Ihre Änderungen zu speichern.
Löschen eines Mahnungsplans
Hinweis
Sie können nur zusätzliche Mahnpläne löschen. Es muss immer ein Standardplan konfiguriert werden.
Sobald Sie auf
geklickt haben, ist die Schaltfläche .png)
in der oberen rechten Ecke verfügbar.Bestätigen Sie, dass Sie den Plan löschen möchten, indem Sie auf Löschen klicken.
Ein Popup bestätigt die Löschung des Plans.
Vorsicht
Sobald Sie Ihren Plan gelöscht haben, können Sie ihn nicht mehr wiederherstellen.
Erstellen einer einmaligen Zahlung nach Ihrem Mahnungsprozess
Dieser Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie eine einmalige Zahlung behandeln, die in Ihr Mahnverfahren aufgenommen wird, wenn sie nicht rechtzeitig bezahlt wird.
Um ein Mahnverfahren für eine einmalige Zahlung einzurichten, müssen Sie zunächst einen Kunden anlegen. Falls Sie dies noch nicht getan haben, lesen Sie bitte diesen Artikel Wie man einen Kunden anlegt.
Bitte lesen Sie diesen Leitfaden als Vorbereitung: Wie man einen Plan erstellt.
Großartig! Jetzt sind Sie gut vorbereitet, denn dieser Leitfaden ist sehr einfach gehalten. Lassen Sie uns direkt mit der Konfiguration beginnen.
Erstellen Sie einen neuen Plan :
Wir schlagen vor, es Manual zu nennen.
Setzen Sie den Preis im Feld Preisgestaltung auf 0.
Stellen Sie die Fakturierungsart im Feld Fakturierung auf Manuell auf Abruf ein.
Das Abonnement, das wir später erstellen werden, wird nicht verlängert, da dieser Plan mit dem Planungstyp Manuell erstellt wird.
Hinweis
Der Plan kann auch über API erstellt werden: https://Billing-docs.Frisbii.com/reference/createplanjson.
Erstellen Sie einen Kunden oder sorgen Sie dafür, dass er erstellt wird.
Fügen Sie den Plan dem Kunden hinzu:
Klicken Sie auf Abonnement erstellen auf der Seite Kundendetails.
Wählen Sie den Plan Manual.
Wählen Sie im Feld Zahlungsoption die Option Hosted Page.
Klicken Sie auf
.png)
.Kopieren Sie den Zahlungslink, den Sie im Pop-up-Fenster erhalten, indem Sie auf
.png)
klicken.Hinweis
Senden Sie Ihren Kunden diesen Link in einer E-Mail mit dem Hinweis "Hier können Sie Ihre Karte für die spätere Bezahlung von Rechnungen speichern".
Beachten Sie, dass nur Kunden, die bis jetzt noch keine Kreditkarte gespeichert haben, den Prozess der Speicherung ihrer Karte durchlaufen müssen.
Die Erstellung des Abonnements kann auch über API erfolgen: https://reference.reepay.com/api/#create-subscription.
Bleiben Sie auf der Seite mit den Abonnementdetails. Klicken Sie auf Rechnung erstellen, was Sie zum Bildschirm Abonnement aufladen führt.
Wählen Sie Automatisch in den Ladeoptionen.
Aktivieren Sie im Feld Rechnungsoptionen den Schalter Einbeziehen zur Erstellung von Bestellzeilen.
Hinweis
Um Rechnungen für dieses Abonnement zu erstellen, können Sie auch die API https://Billing-docs.Frisbii.com/reference/createsubscriptioninvoice verwenden .
Wenn Ihr Kunde bereits eine Zahlungsmethode hinzugefügt hat, können Sie den nachfolgenden Schritt überspringen.
Gehen Sie zurück auf die Seite Kundendetails und legen Sie eine Zahlungsmethode fest, indem Sie auf Zahlungsmethode hinzufügen klicken.
Wählen Sie Online-Transaktion, um den Betrag sofort zu begleichen und eine Quittung an den Kunden zu senden.
Großartige Arbeit! Wenn die Abrechnung nicht durchgeführt werden kann, geht die Rechnung in den Mahnfluss über, da sie im Rahmen des Abonnements erstellt wurde.
Synchronisieren mit einem ERP-System für den Rechnungsversand
Erfahren Sie, wie Sie eine einfache Integration zwischen Frisbii+ Pay / Frisbii+ Billing und Ihrem ERP-System durchführen, um Rechnungen aus Ihrem ERP-System an Ihre Kunden zu senden.
Vorsicht
Dieser Leitfaden richtet sich an Entwickler oder Administratoren, die über ein allgemeines technisches Verständnis verfügen. Sie müssen wissen, was APIs und Web-Hooks sind.
Sie müssen eine Middleware zwischen Frisbii+ Pay / Frisbii+ Billing und Ihrem ERP-System aufbauen, um mit beiden Systemen zu kommunizieren.
Erstellen Sie zwei Mahnpläne. Ein Mahnplan für Kartenzahlungen und ein Mahnplan für Rechnungszahlungen.
Der Mahnplan für Rechnungszahlungen
wird nicht für den E-Mail Versand genutzt
und die letzte Aktion ist auf "Abonnement aktiv halten" eingestellt.
Setzen Sie die Karenzzeit
die Anzahl der Tage, die Ihre Kunden haben, um die von Ihrem ERP-System gesendete Rechnung zu bezahlen.
Erstellen Sie zwei Pläne.
Der erste Plan: für Kunden, die mit Karte bezahlen möchten.
Der zweite Plan: für Kunden, die per Rechnung bezahlen möchten.
Stellen Sie den entsprechenden Mahnplan auf jeden Plan ein.
Abonnieren Sie Web Hooks über Ihr Frisbii+ Pay/ Frisbii+ Billing Konto.
Sie können Ihre Webhook-URL in die Webhook-Schnittstelle einfügen.
Warten Sie auf einen Web-Hook invoice_created .
Wenn Sie den Webhook erhalten, rufen Sie die API get_invoice auf und sehen sich das Argument plan an.
Hier finden Sie die plan_handle.
Rufen Sie das Planhandle über die API get_plan auf.
Überprüfen Sie, ob es sich bei dem Plan um den Rechnungsplan handelt, den Sie zuvor erstellt haben.
Hinweis
Sie könnten auch die Plan-Handles speichern, anstatt jedes Mal Frisbii+ Pay aufzurufen.
Wenn der plan_handle mit dem Plan übereinstimmt, den Sie für Rechnungszahlungen erstellt haben, können Sie eine Rechnung in Ihrem ERP-System erstellen und eine Rechnung an den Kunden senden.
Rufen Sie jetzt manuell_erledigt auf, um den richtigen Status für die in Frisbii+ Pay/ Frisbii+ Billing* erstellte Rechnung zu setzen.
Unter dem Methodenargument können Sie bank_transfer wählen.
Die Rechnung wird nun in Frisbii+ Pay/ Frisbii+ Billing abgerechnet und per Banküberweisung bezahlt.
Hinweis
* Wenn Ihr ERP-System Sie benachrichtigen kann, wenn der Kunde die Rechnung tatsächlich bezahlt hat, müssen Sie mit dem Aufruf der API manual_settle warten, bis Ihr ERP-System Ihnen mitgeteilt hat, dass die Rechnung bezahlt wurde. Auf diese Weise werden beide Systeme vollständig synchronisiert.