Ein Mahnplan ist ein automatisiertes Kommunikationsverfahren, das darauf abzielt, Kunden dazu zu bewegen, ihre Zahlungsinformationen zu aktualisieren und eine geeignete Strategie für die Bearbeitung der Abonnements oder des Transaktionsstatus im Falle eines Zahlungsverzugs zu entwickeln.
Folgendes kann definiert werden:
wie viele E-Mails versendet werden
wie viele Tage der Prozess zwischen den verschiedenen E-Mail-Versendungen und der letzten Konsequenz warten wird.
Hinweis
Es können mehrere Mahnpläne eingerichtet werden, auf die bei der Erstellung eines Plans verwiesen wird.
Die Einrichtung des Prozesses kann unter Konfigurationen > Finanz- und Rechnungswesen > Mahnwesen vorgenommen werden.
Der Standard-Mahnplan
| Kopfzeile einschließlich > Erstellt: Datum, an dem der Mahnplan erstellt wurde. > Harte Ablehnungen: zeigt an, ob eine Kulanzfrist einbezogen wird oder nicht.
|
E-Mail-Zeitplan: Zeigt die Tage der Versendung der Erinnerungs-E-Mails und die Wartezeiten dazwischen. |
Mit einem Klick auf 
öffnen sich die E-Mail-Vorlagen.
Einen neuen Mahnplan erstellen
Neu anklicken, um einen neuen Mahnplan zu erstellen.
Festlegen, ob der neu erstellte Mahnplan als Standardplan festgelegt werden soll, indem der Schalter Standardschema aktiviert wird.
Die Kulanzfrist definieren. Eine Kulanzfrist ist der Zeitraum, in dem eine überfällige Zahlung nicht gemahnt wird.
Entscheiden, ob dieser Mahnplan eine Kulanzfrist für harte Ablehnungen haben soll.
Eine "harte Ablehnung" bedeutet, dass eine Zahlungstransaktion vom Zahlungsabwickler endgültig abgelehnt wurde und es unwahrscheinlich ist, dass sie bei einem erneuten Versuch erfolgreich ist.Im Feld E-Mail-Zeitplan kann der Mahnprozess definiert werden - nach wie vielen Tagen E-Mails versendet werden und welche E-Mail-Vorlagen verwendet werden.
Entscheiden, was als letzte Maßnahme geschehen soll.
Abonnement auslaufen lassen
Abonnement aussetzen
Abonnement aktiv halten
Erstellen anklicken, um zu speichern.
Mahnplan löschen
Hinweis
Es können nur zusätzliche Mahnpläne gelöscht werden. Es muss immer ein Standardplan konfiguriert sein.
Bearbeiten anklicken.
Rechts oben erscheint die Schaltfläche Löschen.
Löschen anklicken.
Vorsicht
Ein einmal gelöschter Plan kann nicht wiederhergestellt werden.
Erstellen einer einmaligen Zahlung nach dem definierten Mahnungsprozess
In diesem Leitfaden wird gezeigt, wie eine einmalige Zahlung behandelt wird, die in das Mahnverfahren aufgenommen wird, wenn sie nicht rechtzeitig bezahlt wird.
Um ein Mahnverfahren für eine einmalige Zahlung einzurichten, muss zunächst ein Kunde erstellt werden. Falls dies noch nicht geschehen ist, diesen Artikel lesen: Kunden erstellen.
Diesen Leitfaden als Vorbereitung lesen: Wie man einen Plan erstellt.
Einen neuen Plan erstellen:
Wir schlagen vor, ihn Manuell zu nennen.
Den Preis im Feld Preisgestaltung auf 0 setzen.
Die Abrechnungsart im Feld Abrechnung auf Manuell auf Anfrage einstellen.
Das Abonnement, das wir später erstellen werden, wird nicht verlängert, da dieser Plan mit dem Typ Manuell erstellt wird.
Hinweis
Der Plan kann auch über API erstellt werden: https://docs.frisbii.com/reference/createplanjson.
Einen Kunden erstellen.
Den Plan dem Kunden zuweisen:
Abonnement erstellen auf der Seite Kundendetails anklicken.
Den Plan Manuell auswählen.
Im Feld Zahlungsoptionen die Option Gehostete Seite auswählen.
Speichern anklicken.
Den Zahlungslink kopieren, der im Pop-up-Fenster erscheint.
Hinweis
Dem Kunden diesen Link in einer E-Mail zukommen lassen mit dem Hinweis "Hier können Sie Ihre Karte für spätere Zahlungen von Rechnungen speichern".
Nur Kunden, die noch keine Kreditkarte hinterlegt haben, den Speichervorgang der Kreditkarte durchlaufen müssen.
Die Erstellung des Abonnements kann auch über die API erfolgen: Create subscription.
Auf der Seite mit den Abonnementdetails bleiben. Rechnung erstellen anklicken, die Abonnement belasten Oberfläche öffnet sich.
Automatisch in den Belastungsoptionen wählen.
Im Feld Rechnungsoptionen den Schalter Enthalten aktivieren um zusätzliche Auftragspositionen zu erstellen.
Hinweis
Um Rechnungen für dieses Abonnement zu erstellen, kann auch die API verwendet werden https://docs.frisbii.com/reference/createsubscriptioninvoice.
Wenn der Kunde bereits eine Zahlungsmethode hinzugefügt hat, kann der nachfolgende Schritt übersprungen werden.
Zurück auf die Seite Kundendetails navigieren und eine Zahlungsmethode durch Klicken auf Zahlungsmethode hinzufügen festlegen.
Online-Transaktion wählen, um den Betrag sofort zu begleichen und eine Quittung an den Kunden zu senden.
Wenn die Abrechnung nicht durchgeführt werden kann, geht die Rechnung in den Mahnprozess über, da sie im Rahmen des Abonnements erstellt wurde.
Mit einem ERP-System für den Rechnungsversand synchronisieren
Erfahre, wie eine einfache Integration zwischen Frisbii Pay/Frisbii Billing und Deinem ERP-System durchgeführt werden kann, um Rechnungen aus dem ERP an Kunden zu senden.
Vorsicht
Dieser Leitfaden richtet sich an Entwickler oder Administratoren, die über ein allgemeines technisches Verständnis verfügen. Du musst wissen, was APIs und Webhooks sind.
Dumusst eine Middleware zwischen Frisbii Pay/Frisbii Billing und Deinem ERP-System aufbauen, um mit beiden Systemen zu kommunizieren.
Zwei Mahnpläne erstellen. Ein Mahnplan für Kartenzahlungen und ein Mahnplan für Rechnungszahlungen.
Der Mahnplan für Rechnungszahlungen
wird nicht für den E-Mail Versand genutzt
und die letzte Aktion ist auf "Abonnement aktiv halten" eingestellt.
Die Kulanzfrist
auf die Anzahl der Tage setzen, die die Kunden haben, um die vom ERP-System gesendete Rechnung zu bezahlen.
Zwei Pläne erstellen.
Der erste Plan: für Kunden, die mit Karte bezahlen möchten.
Der zweite Plan: für Kunden, die per Rechnung bezahlen möchten.
Den entsprechenden Mahnplan bei dem entsprechenden Plan hinterlegen.
Webhook vom Frisbii Pay/Billing Konto abonnieren.
Die Webhook-URL in der Webhook-Konfiguration einfügen.
Auf einen Webhook invoice_created warten.
Nach Erhalt des Webhooks, die API get_invoice aufrufen und den Plan-String einsehen.
Hier befindet sich das plan_handle.
Das Planhandle über die API get_plan aufrufen.
Überprüfen, ob es sich bei dem Plan um den Rechnungsplan handelt, der zuvor erstellt wurde.
Hinweis
Die Plan-Handles können auch gespeichert werden, anstatt jedes Mal Frisbii Pay aufzurufen.
Wenn das plan_handle mit dem Plan übereinstimmt, der für Rechnungszahlungen erstellt wurde, kann eine Rechnung im ERP-System erstellt und eine Rechnung an den Kunden gesendet werden.
manual_settled aufrufen, um den richtigen Status für die in Frisbii Pay/Frisbii Billing* erstellte Rechnung zu setzen.
Unter dem Methodenargument kann bank_transfer gewählt werden.
Die Rechnung hat nun den Status "bezahlt" in Frisbii Pay/Frisbii Billing und wird per Banküberweisung bezahlt.
Hinweis
* Wenn das ERP-System Dich benachrichtigen kann, wenn der Kunde die Rechnung tatsächlich bezahlt hat, musst Du mit dem Aufruf der API manual_settle warten, bis das ERP-System Dir mitgeteilt hat, dass die Rechnung bezahlt wurde. Auf diese Weise werden beide Systeme vollständig synchronisiert.