Konfiguration der Rechnungen
Warnung
Vergewissern Sie sich, dass Sie alle erforderlichen Informationen in Ihre Rechnungsunterlagen aufgenommen haben.
Bitte achten Sie darauf, dass Sie die entsprechenden Steuern erheben und alle für Ihr Unternehmen geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten.
Wichtig
Um Rechnungen zu konfigurieren, benötigen Sie die folgende Berechtigung:
Wichtig
Rechnungs- und Gutschrifts-PDFs werden aus den folgenden E-Mail-Vorlagen an Ihre Kunden gesendet:
Vorlagen für Quittungen
Quittung auf der Rechnungskarte
Manueller Rechnungseingang
Rechnung mit Nullbetrag, Quittung
Vorlagen für Rückerstattungen
Rückerstattungsbeleg auf der Rechnungskarte
Rechnung, manueller Rückerstattungsbeleg
Klicken Sie auf Konfigurationen > Finanzen und Buchhaltung > Rechnungen und Gutschriften um zu den Einstellungen zu gelangen.
Aktiviere die Rechnungserstellung
Wenn Sie "Rechnungserstellung einschalten" auf "auf" setzen, werden alle Rechnungen als PDF-Dateien erstellt und archiviert.
Wichtig
PDF-Dokumente werden nur für die folgenden Arten von Rechnungen und die dazugehörigen Gutschriften erstellt:
s- wiederkehrendes Abonnement (Rechnungen, die innerhalb des Abonnement-Abrechnungszyklus erstellt werden)
so- Abonnement einmalig (Rechnungen, die aus einem Abonnement außerhalb des Abrechnungszyklus erstellt werden, normalerweise manuell ausgelöst und automatisch beglichen)
soi-subscription one-time instant (Rechnungen, die aus einem Abonnement außerhalb des Abrechnungszyklus erstellt werden, normalerweise manuell ausgelöst und sofort beglichen)
Co-Kundeeinmalig (Rechnungen, die für einen Kunden außerhalb des Abonnement-Abrechnungszyklus erstellt werden, siehe auch hier)Es gibt keine PDF-Dokumente für Gebührenrechnungen. Weitere Informationen zu den Gebühren finden Sie hier.
Rechnungen als E-Mail-Anhang versenden
Sie können Rechnungs- und Gutschrifts-PDFs automatisch als Anhang zu Ihren E-Mail-Vorlagen an Ihre Kunden senden. Aktivieren Sie einfach die folgende Einstellung:
Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Rechnungen an die folgenden E-Mail-Vorlagen angehängt:
Quittung auf der Rechnungskarte
Manueller Rechnungseingang
Rechnung mit Nullbetrag, Quittung
Gutschriften können an die folgenden E-Mail-Vorlagen angehängt werden:
Rückerstattungsbeleg auf der Rechnungskarte
Rechnung, manueller Rückerstattungsbeleg
Prolog der Rechnung
Sie können bis zu 4.000 Zeichen Text in den Prolog Ihrer Rechnungen einfügen. Dieser Text wird vor der Rechnungstabelle eingefügt. Fügen Sie damit wichtige Informationen zu Ihrer Rechnung hinzu.
Epilog der Rechnung
Sie können bis zu 4.000 Zeichen Text im Nachwort Ihrer Rechnungen hinzufügen. Dieser Text wird nach der Rechnungstabelle eingefügt. Fügen Sie damit wichtige Informationen zu Ihrer Rechnung hinzu.
Prolog zur Gutschrift
Sie können bis zu 4.000 Zeichen Text in den Prolog Ihrer Rechnungen einfügen. Dieser Text wird vor der Tabelle der Einzelposten eingefügt. Verwenden Sie es, um wichtige Informationen zu Ihrer Gutschrift hinzuzufügen.
Nachwort zur Gutschrift
Sie können bis zu 4.000 Zeichen Text in den Epilogtext Ihrer Gutschriften einfügen. Dieser Text wird nach der Tabelle der Einzelposten eingefügt . Verwenden Sie es, um wichtige Informationen zu Ihrer Gutschrift hinzuzufügen.
Fußzeile
Sie können die Informationen, die Sie in der Fußzeile jeder Rechnungsseite anzeigen möchten, bearbeiten. Die ersten Spalten sind bereits mit Ihren Unternehmensdaten ausgefüllt. Sie können sie nach eigenem Ermessen anpassen. Es ist üblich, die Adresse Ihres Unternehmens, rechtliche Informationen, Kommunikationsdetails und die Bankverbindung Ihres Unternehmens hinzuzufügen.
Feldkonfiguration
Sie können Ihren Rechnungen und Gutschriften zusätzliche Informationen hinzufügen, indem Sie die einzelnen Feldwerte aktivieren, die Sie sehen möchten. Sie können eines oder mehrere der folgenden zusätzlichen Felder auswählen:
Kunden-Handle = der eindeutige Identifikator für jeden Kunden
Abonnement-Handle = der eindeutige Bezeichner für jedes Abonnement
Konto-Umsatzsteuer-ID = Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die in Ihren Kontoeinstellungen konfiguriert ist
Rechnungs-Handle = der eindeutige Bezeichner für jede Rechnung und die zugehörigen Zahlungen
Debtor Id = die eindeutige Kennung für jeden Kunden für Buchhaltungszwecke
Kunden-E-Mail = die E-Mail des Kunden, über die er seine Rechnungsdokumente erhält
Nummer der Rechnung
Warnung
Die Anforderungen an Rechnungen sind je nach Region unterschiedlich. Bitte konsultieren Sie Ihren Steuerberater für Ihren speziellen Anwendungsfall. Sie sind dafür verantwortlich, dass Ihre Rechnungen den geltenden Steuerbestimmungen entsprechen.
Billwerk+ Optimize generiert automatisch Rechnungsnummern für die Buchhaltung (daher auch der Name "Rechnungsnummer"). Sobald Sie die Erstellung von Rechnungsnummern aktiviert haben, werden neuen Rechnungsdokumenten Rechnungsnummern zugewiesen.
Sie können konfigurieren, wie Ihre Rechnungsnummern aussehen sollen:
Art des fortlaufenden Zählers: Sie können entscheiden, ob Sie Ihre Rechnungsnummern in regelmäßigen Abständen zurücksetzen wollen. Sie haben die Wahl zwischen monatlicher, jährlicher oder gar keiner Rücksetzung. Bei der Zählart Jahresfolgezähler erfolgt die Rückstellung am 1. Januar. Beim monatlichen Sequenzzähler erfolgt die Rückstellung am ersten Tag eines jeden Monats. Nach dem Rücksetzungsdatum beginnt der Zähler mit der "Rechnungsnummer nach Rücksetzung".
Anzahl der Ziffern: Sie können die feste Mindestanzahl von Ziffern für Ihre Rechnungsnummern konfigurieren. Bei niedrigeren Zahlen werden führende Nullen hinzugefügt, um die konfigurierte Ziffernzahl zu gewährleisten. Wenn es mehr Rechnungen gibt, die nicht innerhalb der gewählten Ziffernzahl untergebracht werden können, wird weiter hochgezählt.
Präfix für die Reihenfolge der Rechnungen: Standardmäßig wird das Präfix "IN" zugewiesen, aber Sie können es anpassen. Wenn Sie den Namen Ihrer Sequenz ändern, wird dieser ab der nächsten Rechnung übernommen.
Dynamischer Platzhalter: Sie können einen Platzhalter hinzufügen, der das Datum, den Monat und das Jahr der Rechnung angibt. Wählen Sie eines von mehreren Formaten.
Nächste Rechnungsnummer: Ihre nächste Rechnung wird unter dieser Nummer ausgestellt. Sie erhöht sich mit jeder ausgestellten Rechnung automatisch um eins.
Rechnungsnummer nach dem Zurücksetzen: Wenn Sie sich dafür entschieden haben, Ihre Rechnungsnummern regelmäßig zurückzusetzen, können Sie wählen, von welcher Nummer der Zähler nach dem nächsten Zurücksetzen neu gestartet werden soll.
Nummer der Gutschrift
Gutschriften haben standardmäßig die gleiche Reihenfolge wie Rechnungen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, Gutschriften einer eigenen Nummernfolge zuzuordnen.
Präfix für die Reihenfolge der Gutschriften: Standardmäßig wird das Präfix "CN" zugewiesen, aber Sie können ein eigenes Präfix wählen. Wenn Sie das Präfix ändern, wird es ab der nächsten Gutschrift übernommen.
Hinweis
Die Anzahl der Ziffern und die dynamischen Platzhalter innerhalb der Gutschriftsnummernfolge sind dieselben wie bei der Rechnungsnummernfolge.
Nächste Gutschriftsnummer: Ihre nächste Gutschrift wird mit dieser Nummer ausgestellt. Sie erhöht sich mit jeder ausgestellten Gutschrift automatisch um eins.
Hinweis
Das Zurücksetzen für Gutschriftsnummern erfolgt gleichzeitig mit dem Zurücksetzen der Rechnungsnummern.
Nächste Gutschriftsnummer nach dem Zurücksetzen: Wählen Sie aus, von welcher Nummer der Zähler nach dem nächsten Reset neu gestartet werden soll.
Erläuterung der verschiedenen Zustände einer Rechnung
In diesem Leitfaden finden Sie eine Erläuterung der einzelnen Zustände einer Rechnung
Der Kunde hat Artikel in seinen Einkaufswagen gelegt und unser Zahlungsfenster aufgerufen, aber ein tatsächlicher Kauf wurde nie getätigt, der Kunde hat sich entschieden, das Zahlungsfenster zu schließen.
Der Kunde hat die Zahlungsdaten eingegeben und sie wurden vom Acquirer autorisiert, das Geld ist bereit, vom Konto des Kunden abgehoben zu werden.
Sie haben das Geld vom Konto des Kunden abgehoben
Während der Transaktion ist ein "Fehler" aufgetreten. In der Regel hat der Kunde kein Geld auf seinem Konto, er hat falsche Daten auf der Karte eingegeben oder es liegt ein Fehler in der Einrichtung bei Ihrem Acquirer vor.
Sie haben eine Rechnung/Transaktion storniert, dem Kunden wird nichts abgebucht.
Es wurde versucht, eine Abo-Rechnung zu drucken, was jedoch nicht möglich war. Sie ist daher in den von Ihnen erstellten Erinnerungsfluss eingegangen.
Sie haben das Geld an den Kunden zurückerstattet.
Elektronische Rechnungsstellung (Factur-X / ZUGFeRD)
BiLLWERK+ Optimize unterstützt E-Invoicing über das Hybridformat Factur-X 1.0.07 / ZUGFeRD 2.3 unter Verwendung des Profils EN16931.
Hinweis
EN16931 ist eine europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung, die ein gemeinsames semantisches Datenmodell für die Kernelemente einer elektronischen Rechnung gewährleistet. Diese Norm erleichtert die Interoperabilität und Standardisierung in ganz Europa und ermöglicht es den Unternehmen, elektronische Rechnungen nahtlos in verschiedenen Ländern innerhalb der EU zu versenden und zu empfangen. Durch die Einhaltung der Norm EN 16931 können Unternehmen sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungen mit den verschiedenen nationalen Systemen kompatibel sind, wodurch grenzüberschreitende Transaktionen vereinfacht, die Effizienz gesteigert und der Verwaltungsaufwand verringert werden.
Um die elektronische Rechnungsstellung für Ihre Kunden zu aktivieren, gehen Sie zu Konfigurationen > Finanzen und Buchhaltung > Rechnungen und Gutschriften und blättern Sie nach unten zum Abschnitt "Einstellungen für die elektronische Rechnungsstellung". Aktivieren Sie dort die elektronische Rechnungsstellung und klicken Sie oben auf der Seite auf Speichern.
Nachdem Sie die elektronische Rechnungsstellung aktiviert und die Einstellungen gespeichert haben, werden alle PDFs (Rechnungen und Gutschriften) im Hybridformat Factur-X 1.0.07 / ZUGFeRD 2.3 erstellt.
Tipp
Vergewissern Sie sich, dass Ihre Unternehmensdaten einschließlich Ihrer Umsatzsteuer-ID auf dem neuesten Stand sind. Siehe mehr hier
Referenz des Käufers
Sobald die elektronische Rechnungsstellung aktiviert ist, können Sie für jeden Kunden eine Käuferreferenz konfigurieren.
Gehen Sie zu Kunden > Kunden und wählen Sie einen Kunden aus, dem Sie eine Käuferreferenz hinzufügen möchten.
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Aktionen > Kunde bearbeiten
Blättern Sie nach unten zum Abschnitt Buchhaltung und geben Sie einen beliebigen Wert bis zu 255 Zeichen in das Feld Einkäuferreferenz ein.
Klicken Sie auf "Speichern" in der oberen rechten Ecke
Alle Rechnungen und Gutschriften, die für diesen Kunden erstellt werden, enthalten die konfigurierte Käuferreferenz.