Rechnungen und Gutschriften

Warnung

Vergewissere Dich, dass alle erforderlichen Informationen in Deine Rechnungsunterlagen aufgenommen haben.

Bitte achte darauf, dass Du die entsprechenden Steuern erhebst und alle für Dein Unternehmen geltenden Gesetze und Vorschriften einhältst.

Wichtig

Rechnungen und Gutschriften im PDF-Format werden über die folgenden E-Mail-Vorlagen an Deine Kunden gesendet:

• Vorlagen für Zahlungsbestätigung

  • Zahlungsbestätigung (Online-Zahlungsmethode)

  • Zahlungsbestätigung (manuelle Transaktion)

  • Zahlungsbestätigung (Null-Betrag)

• Vorlagen für Rückerstattungen

  • Rückerstattung auf Kreditkarte

  • Rückerstattung (manuelle Transaktion)

Um Rechnungen konfigurieren zu können, sind die Benutzerrechte "Kontoeinstellungen, Pläne, Add-Ons, Rabatte, Gutscheine usw." erforderlich.

Konfiguration der Rechnungen und Gutschriften

Konfigurationen > Finanz- und Rechnungswesen > Rechnungen und Gutschriften anklicken, um zu den Einstellungen zu navigieren.

Rechnungsnummer

Warnung

Die Anforderungen an Rechnungen sind je nach Region unterschiedlich. Bitte einen Steuerberater für spezielle Anwendungsfälle konsultieren. Du bist dafür verantwortlich, dass Deine Rechnungen den geltenden Steuerbestimmungen entsprechen.

Frisbii Billing generiert automatisch Rechnungsnummern für Buchhaltungszwecke. Sobald die Erstellung von Rechnungsnummern aktiviert wurde, werden neuen Rechnungsdokumenten Rechnungsnummern zugewiesen.

Es kann konfiguriert werden, wie die Rechnungsnummern aussehen sollen:

• Zurücksetzen der Rechnungsnummernfolge: Rechnungsnummern können in regelmäßigen Abständen zurückgesetzt werden. Wähle zwischen monatlich, jährlich oder kein Reset.  Bei Jährlich wird die Rechnungsnummernfolge am 1. Januar zurückgesetzt. Bei Monatlich wird die Rechnungsnummernfolge am ersten Tag jeden Monats zurückgesetzt. Beim Erreichen des Reset-Datums beginnt der Zähler erneut.  

• Anzahl der Ziffern der Rechnungsnummern: Eine feste Mindestanzahl von Ziffern kann für die Rechnungsnummern festgelegt werden. Bei niedrigeren Zahlen werden führende Nullen hinzugefügt, um die konfigurierte Ziffernzahl zu gewährleisten. Wenn es mehr Rechnungen gibt, die nicht innerhalb der gewählten Ziffernzahl untergebracht werden können, wird weiter hochgezählt.

• Präfix der Rechnungsnummer: Standardmäßig wird das Präfix "IN" zugewiesen, aber es kann angepasst werden. Wenn das Präfix geändert wird, wird die Änderung ab der nächsten Rechnung angewendet.

• Dynamischer Platzhalter: Es kann ein Platzhalter hinzugefügt werden, der das Datum, den Monat und das Jahr der Rechnung angibt. Wähle eines von mehreren Formaten.

• Nächste Rechnungsnummer: Die nächste Rechnung wird mit dieser Nummer ausgestellt. Sie erhöht sich mit jeder ausgestellten Rechnung automatisch um eins.

• Rechnungsnummer nach dem Zurücksetzen: Wenn sich die Rechnungsnummern regelmäßig zurückzusetzen sollen, kann hier gewählt werden, ab welcher Nummer der Zähler nach dem nächsten Zurücksetzen wieder beginnen soll.

Gutschriftnummer

Gutschriften haben standardmäßig die gleiche Reihenfolge wie Rechnungen. Gutschriften können eine eigene Nummernfolge erhalten.

• Präfix der Gutschriftnummer: Standardmäßig wird das Präfix "CN" zugewiesen, aber es kann angepasst werden. Wenn das Präfix geändert wird, wird die Änderung ab der nächsten Gutschrift angewendet.

  Hinweis

  Die Anzahl der Ziffern und die dynamischen Platzhalter innerhalb der Gutschriftnummernfolge sind dieselben wie bei der Rechnungsnummernfolge.

• Nächste Gutschriftsnummer: Die nächste Gutschrift wird mit dieser Nummer ausgestellt. Sie erhöht sich mit jeder ausgestellten Gutschrift automatisch um eins.

  Hinweis

  Das Zurücksetzen für Gutschriftsnummern erfolgt gleichzeitig mit dem Zurücksetzen der Rechnungsnummern.

• Nächste Gutschriftsnummer nach dem Zurücksetzen: Wähle aus, ab welcher Nummer der Zähler nach der nächsten Rücksetzung neu gestartet werden soll.

Erstellung von PDF-Rechnungen und Gutschriften einschalten

Wenn in der Box Einstellungen für PDF-Rechnungen und Gutschriften "Erstellung von PDF-Rechnungen und Gutschriften aktiviert wird, werden alle Rechnungen als PDF generiert und archiviert.

Wichtig

PDF-Dokumente werden nur für die folgenden Arten von Rechnungen und die dazugehörigen Gutschriften erstellt:

• s- wiederkehrende Abonnements (Rechnungen, die innerhalb des Abonnementabrechnungszyklus erstellt werden)

• so- Abonnements einmalig (Rechnungen, die aus einem Abonnement außerhalb des Abrechnungszyklus erstellt werden, normalerweise manuell ausgelöst und automatisch beglichen)

• soi- Abonnements einmalig sofort (Rechnungen, die aus einem Abonnement außerhalb des Abrechnungszyklus erstellt, in der Regel manuell ausgelöst und sofort beglichen werden)

• co- einmalige Kundenrechnungen (Rechnungen, die für einen Kunden außerhalb des Abonnementabrechnungszyklus erstellt werden, siehe auch hier)

Es gibt keine PDF-Dokumente für Zahlungsbelege (charge). Siehe hier für weitere Informationen zu "Charges".

Rechnungen und Gutschriften als E-Mail-Anhang versenden

PDF-Rechnungen und Gutschriften können automatisch als Anhang in einer E-Mail versendet werden.

Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Rechnungen an die folgenden E-Mail-Vorlagen angehängt:

• Zahlungsbestätigung (Online-Zahlungsmethode)

• Zahlungsbestätigung (manuelle Transaktion)

• Zahlungsbestätigung (Null-Betrag)

Gutschriften können an die folgenden E-Mail-Vorlagen angehängt werden:

• Rückerstattung auf Kreditkarte

• Rückerstattung (manuelle Transaktion)

Erstellen von Nullbetragsrechnungen

Kann aktiviert werden, damit die Kunden eine Rechnung erhalten, auch wenn die Dienstleistung, die sie gekauft haben, kostenlos ist.

Zahlungstext einschließen

Wenn die Option "Zahlungstext einschließen" aktiviert wird, kann ein spezifischer Text für diese Zahlungsmethode auf der Rechnung konfiguriert und Parameter, die mit dieser Zahlungsmethode verbunden sind, in die Rechnung eingeschlossen werden, indem "Merge-Tag hinzufügen" daneben verwendet wird.

Zeitstempel einbeziehen

Die Zeitstempel werden bei den Abrechnungszeiträumen auf den PDFs angezeigt.

Produktbeschreibungen einbeziehen

Die Produktbeschreibungen sind neben dem Produktnamen aufgeführt.

Prologe & Epiloge bei Rechnungen und Gutschriften

Es können bis zu 4.000 Zeichen Text hinzugefügt werden. Damit können wichtige Informationen auf der Rechnung hinzugefügt werden.

Bei Gutschriften kann der Titel des Dokuments gewählt werden und kann entweder "Gutschrift" oder "Stornorechnung" lauten.

Reverse Charge

Der Text, in dem beschrieben wird, dass für die Rechnung eine Reverse Charge zu zahlen ist, wird auf das PDF gedruckt.

Fußzeile

Die Informationen, die in der Fußzeile jeder Rechnungsseite angezeigt werden sollen, können hier gepflegt werden. Die ersten Spalten sind bereits mit Deinen Unternehmensdaten ausgefüllt. Diese können beliebig angepasst werden.

Feldkonfiguration

Den Rechnungen und Gutschriften können zusätzliche Informationen hinzugefügt werden, indem die einzelnen Feldwerte aktiviert werden, die angezeigt werden sollen. Es können eine oder mehrere der folgenden zusätzlichen Felder ausgewählt werden:

• Kundenhandle: die eindeutige Kennung für jeden Kunden

• Abonnement-Handle: die eindeutige Kennung für jedes Abonnement

• Deine Umsatzsteuer-ID: Deine Umsatzsteuer-ID, die in Deinen Kontoeinstellungen konfiguriert ist

• Rechnungshandle: die eindeutige Kennung für jede Rechnung und die entsprechenden Zahlungen

• Debitoren-Id: die eindeutige Kennung für jeden Kunden für Buchhaltungszwecke

• E-Mail des Kunden: die E-Mail des Kunden, über die er seine Rechnungsdokumente erhält

• Kostenstelle: die für das Abonnement oder der Rechnung konfigurierte Kostenstelle

• Bestellnummer: Bestellnummer, die auf dem Abonnement oder der Rechnung konfiguriert ist

Elektronische Rechnungsstellung (Factur-X/ZUGFeRD)

Frisbii Billing unterstützt die elektronische Rechnung über das Hybridformat Factur-X 1.0.07 / ZUGFeRD 2.3 unter Verwendung des Profils EN16931.

Hinweis

EN16931 ist eine europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung, die ein gemeinsames semantisches Datenmodell für die Kernelemente einer elektronischen Rechnung gewährleistet. Diese Norm erleichtert die Interoperabilität und Standardisierung in ganz Europa und ermöglicht es den Unternehmen, elektronische Rechnungen nahtlos in verschiedenen Ländern innerhalb der EU zu versenden und zu empfangen. Durch die Einhaltung der Norm EN 16931 können Unternehmen sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungen mit den verschiedenen nationalen Systemen kompatibel sind, wodurch grenzüberschreitende Transaktionen vereinfacht, die Effizienz gesteigert und der Verwaltungsaufwand verringert werden.

Um die elektronische Rechnungsstellung für Deine Kunden zu aktivieren, Konfigurationen > Finanz- und Rechnungswesen > Rechnungen und Gutschriften öffnen und nach unten zum Abschnitt "Einstellungen für die elektronische Rechnungsstellung" navigieren. Elektronische Rechnungsstellung aktivieren und Speichern anklicken.

Nachdem die elektronische Rechnungsstellung aktiviert und die Einstellungen gespeichert wurden, werden alle PDFs (Rechnungen und Gutschriften) im Hybridformat Factur-X 1.0.07/ZUGFeRD 2.3 erstellt.

Tipp

Vergewissere Dich, dass Deine Unternehmensinformationen einschließlich Deiner Umsatzsteuer-ID auf dem neuesten Stand sind.