La proratisation automatique

Le sympathique administrateur Salesforce et Frisbii chez Dreamhouse, D'Angelo, est convié par l'équipe ADV à faire une formation sur les proratisations, car les nouvelles recrues du service aimeraient bien comprendre cette fonctionnalité dans Frisbii.

D'Angelo prend bien le temps d'expliquer cette fonctionnalité, car il sait déjà qu'une nouveauté disponible dans la release Spring'20 de Frisbii sera basée sur la fonction Proratisation automatique.

Si vous souhaitez en savoir plus sur cette fonctionnalité, voici l'article dédié : La période civile de numérotation (365j).

Suivons maintenant les explications de D'Angelo sur la Proratisation automatique.

Cas d'utilisation

La proratisation correspond généralement à l'action d'appliquer une proportion ; un rapport entre différentes parties en fonction d'un ensemble. On peut également parler de quote-part.

Elle est notamment utilisée dans la locution "prorata temporis" en fonction du temps écoulé.

Dans Frisbii, la proratisation automatique permet de calculer le prorata du montant à payer prévu pour une période de facturation pleine. Ce prorata se calcule en fonction de la période couverte par la Ligne de Facture et de la période couverte par la Facture, lorsque celles-ci ne sont pas identiques.

Ensemble des champs utilisés par la fonctionnalité

La plupart des champs concernant la proratisation se trouve sur la ligne de facture :

Mais il y en a également sur le Poste d'Abonnement lié à la Ligne de Facture, et la Raison Sociale.

Voici une vue d'ensemble de ces champs :

Raison Sociale	Proratisation automatique	Case à cocher	Si cette option est activée, elle permettra de gérer facilement les interruptions d'abonnements : en générant un avoir prorata temporis pour les factures déjà émises et en ajustant les factures brouillon prorata temporis.
Poste d'abonnement	Ne pas proratiser	Case à cocher	Permet de ne pas appliquer la proratisation automatique (si activée sur la Raison Sociale) pour ce Poste d'Abonnement.
Ligne de facture	Prorata calculé	Pourcentage (4, 6)	Ce champ est renseigné par un déclencheur Apex qui fait le rapport entre la période couverte par la Ligne de Facture divisée par la période couverte par la Facture (= période totale facturation) multiplié par 100.
Ligne de facture	Prorata manuel	Pourcentage (4, 6)	Si vous voulez affiner ou corriger le prorata, vous pouvez renseigner ici un taux de prorata qui sera utilisé en priorité sur le prorata calculé.
Ligne de facture	Prorata appliqué	Formule (Pourcentage)	Formule : Si la case Ne pas proratiser est cochée, le chiffre 1 est utilisé pour le calcul. Si la case Ne pas proratiser n'est pas cochée : Et le champ Prorata manuel est renseigné, Et le pourcentage renseigné dans le champ Prorata manuel n'est pas 0, Le pourcentage Prorata manuel est appliqué ici. Si la case Ne pas proratiser n'est pas cochée : Et le champ Prorata calculé est renseigné, Et le pourcentage renseigné dans le champ Prorata calculé n'est pas 0, Le pourcentage Prorata calculé est appliqué ici. Si la case Ne pas proratiser n'est pas cochée : Et ces deux champs ne sont pas renseignés, Ou le pourcentage renseigné dans les deux champs est à 0, Le chiffre 1 est utilisé pour le calcul.
Ligne de facture	Montant HT précis avant toutes remises	Formule (Devise)	Montant Hors Taxe avant application de la remise. Formule : Pourcentage * Coefficient * Quantité * Prix unitaire Si le Pourcentage = 0, calcul avec 1, sinon avec le Pourcentage renseigné. Fonction ROUND appliquée. 4 décimales.

Commençons par activer l'option avant de l'appliquer à un Poste d'Abonnement.

L'option Proratisation automatique sur la Raison Sociale

Chez Dreamhouse, cette option est bien sûr déjà cochée.
Mais D'Angelo nous montre quand même comment l'activer.

Procédure

1. Allez sur l'onglet Raison Sociale.
2. Ouvrez la Raison Sociale sur laquelle vous voulez activer l'option.

Attention : Si vous avez plusieurs Raison Sociales, et vous voulez faire la proratisation sur les abonnements/ factures issues de toutes vos Raison Sociales, il faut activer l'option sur chacune de vos Raison Sociales.

3. Cochez la case Proratisation automatique.

Voilà, l'option est activée pour tous les abonnements et toutes les factures créées depuis cette Raison Sociale.

Application des proratas sur une ligne de facture

Maintenant, nous allons appliquer la proratisation en suivant un exemple.

Procédure

1. Créez un Abonnement en renseignant toutes les informations obligatoires et surtout les options de récurrence :

2. Créez un Poste d'Abonnement en renseignant les champs obligatoires et renseignez les champs de date : Début période facturation et Fin période facturation.

Attention : Il ne faut pas cocher la case Ne pas proratiser en haut du Poste d'Abonnement, sinon la proratisation ne s'appliquera pas.

3. Terminez la configuration de l'Abonnement et des Postes d'Abonnement, et cliquez ensuite sur le bouton Générer échéancier à partir de l'Abonnement pour créer l'échéancier des factures.

4. Allez sur la Ligne de facture liée au Poste d'Abonnement que vous comptez proratiser, en cliquant sur le lien à partir de la liste associée sur le Poste d'Abonnement.

5. Dans la partie Proratisation de la Ligne de Facture vous allez voir le prorata calculé en fonction de la période facturation (jours) de la Ligne de Facture et la période totale facturation (jours) de la facture :

6. Le Montant HT précis avant toutes remises de la ligne est ensuite calculé par la formule : Pourcentage * Coefficient * Quantité * Prix unitaire.
Celui-ci est la base pour les champs Montant HT et Montant TTC.

Remarque : Si jamais vous voulez ajuster le prorata calculé, vous pouvez utiliser le champ Prorata manuel. Le pourcentage renseigné dans ce champ est indiqué en tant que Prorata appliqué directement.