L'ancien collègue de Linda, D'Angelo travaille depuis un moment pour Dream House, une société immobilière qui a récemment commercialisé des services nouveaux à ses clients, comme le ménage, l'entretien du jardin ou du linge. La facturation de ces services a créé de nouveaux besoins chez Dream House.
Chan et Maria du service ADV de Dream House demandent à D'Angelo quelles méthodes de proratisation sont possibles quand un service ne couvre pas entièrement une période de facturation. Par exemple, pour la facture du mois de Décembre, le ménage, qui a habituellement lieu tous les jours, a été arrêté du 25 au 31 Décembre. D'Angelo, propose deux solutions : l'année commerciale ou l'année civile.
Définition et cas d'usage
Le choix vous revient mais certains secteurs d'activité ont une méthode de calcul plus appropriée qu'une autre. Dans tous les cas, lorsque vous réalisez des proratas, il est important de le mentionner à vos clients pour qu'ils puissent comprendre leur facture.
Année commerciale
En calculant de cette manière, le nombre de jours par mois est fixé à 30 par défaut. L'année commerciale dispose donc de 360 jours.
Vous pouvez notamment l'utiliser si le nombre de jours par mois ne joue pas un rôle pour votre facturation, c'est à dire que vous n'avez pas à facturer au réel.
Avantages :
Le calcul est plus simple à faire et est le même quel que soit le mois ou l'année (bissextile ou non).
Vous divisez par 30 même les mois de 31 jours, sur-évaluant le prorata sur ces mois au désavantage du client.
Désavantages :
Le client peut ne pas comprendre pourquoi il doit payer une mensualité entière sur un mois de 31 jours même si la prestation n'a duré que 30 jours.
Année civile
L'année civile se base sur les jours réels de l'année. Le nombre de jours exact est pris en compte, par exemple 31 jours pour le mois de Janvier, 28 ou 29 pour celui de Février. Soit 365 jours pour une année normale et 366 pour une année bissextile.
Utilisez ce mode de proratisation :
- Si vous facturez une prestation mensuelle et que le nombre de jours exact compte en cas de prorata, comme par exemple :
Les nuits passées en location de vacances.
Les jours de location d'une voiture.
- ou si vous facturez à la consommation :
Un forfait téléphonique.
Un forfait de streaming musical.
Vous avez alors probablement besoin de proratiser le montant de la prestation à une journée près.
Avantages :
Le prorata est clair pour le client, vous facturez les jours réellement consommés.
Désavantages :
Chaque mois et année, le calcul se fait différemment et le montant facturé est différent. Par exemple, une facture de 27 jours pour un forfait téléphonique à 30€ par mois n'aura pas le même prix en Février qu'en Août.
Modification de l'année à partir de l'onglet Administration
Si le calcul en année commerciale est plus adapté à votre besoin métier, vous n'avez rien à faire car cette méthode est sélectionnée par défaut dans l'onglet Administration.
Si le calcul en année civile est plus adapté à votre besoin métier, merci de suivre ces étapes.
Procédure
1. Allez dans l'onglet Administration (s'il n'est pas affiché, vous pouvez le chercher à partir du lanceur d'application).
2. Par défaut, la case Calcul en année commerciale est cochée. 3. Si vous voulez passer en Calcul en année civile, il vous faut décocher la case.
Impact du calcul de l'année sur la proratisation
Afin de calculer les proratas sur vos lignes de facture, vous pouvez lire les indications de cet article : Abonnements - Proratisation automatique.
Prenons l'exemple d'un abonnement sur lequel nous configurons ces Options de récurrence :
Et ces Quantités & Montants sur le Poste d'Abonnement :
En gardant le Calcul en année commerciale sur l'onglet Administration, nous allons obtenir ce résultat sur la ligne de facture de Février 2024 :
Le calcul est fait sur une période totale de 30 jours, même si nous sommes en Février.
Regardons maintenant ce que nous obtenons pour Février 2024 si nous choisissons le calcul en année civile :
En décochant l'option Calcul en année commerciale dans l'onglet Administration,
Et en générant à nouveau l'échéancier à partir de l'abonnement.
Le calcul est alors fait sur une période totale de 29 jours. Le prorata appliqué et le Montant TTC sont calculés en fonction.
Nous pouvons constater :
Lors d'un prorata sur le mois de Février, votre client sera gagnant en année commerciale : il paiera X jour(s) consommé(s) sur le mois divisé par 30 au lieu de diviser par 28 ou 29 en année civile.
Lors d'un prorata sur le mois de Décembre, votre client sera perdant en année commerciale : il paiera X jour(s) consommé(s) sur le mois divisé par 30 au lieu de diviser par 31 en année civile.
Voici plus d'exemples pour rendre ce raisonnement encore plus clair.
Autres exemples
Imaginons que nous avons :
Des factures mensuelles sur les mois calendaires (du 1er au 31 janvier, du 1er au 28/29 février, etc.).
Un abonnement qui se termine le 27 février.
a) En calcul en année commerciale (360 jours) :
Nous allons facturer au client 27/30 de la somme, donc 360,00€.
b) En calcul en année civile (365 jours) :
Nous allons facturer au client 27/28 de la somme, donc 385,72€.
Un autre abonnement se termine le 30 août :
a) En calcul en année commerciale (360 jours) :
Nous allons facturer au client 30/30 de la somme, donc 400,00€.
b) En calcul en année civile (365 jours) :
Nous allons facturer au client 30/31 de la somme, donc 387,10€.
Chan et Maria du service ADV de Dream House savent maintenant comment proratiser avec Frisbii.
Quant à D'Angelo, il a d'autres fonctions à découvrir avec la nouvelle version de Frisbii !