Chez Dream House, les commerciaux commencent à vendre leur service de ménage et de jardinage aux Grands Comptes, comme des hôpitaux, des résidences ou des chaînes d'hôtels. Pour ces gros contrats, la DAF, Linsey Mac Gabhann, prête une attention particulière aux abonnements de ces premiers gros clients. Elle modifie souvent les premières factures, réajustant des montants ou des remises avant leur émission. Mais il arrive parfois que les factures brouillon qu'elle a modifiées soient remplacées à la génération d'échéancier, et que des factures non validées soient envoyées aux clients.
Les assistants ADV sont très déconcertés par le tempérament écossais de leur directrice dans ces moments. Heureusement, D'Angelo, l'aimable administrateur Salesforce et Frisbii, apprend qu'une nouvelle fonction viendra solutionner cela, disponible dès la Spring'20.
Définition et cas d'utilisation de la pré-validation des factures
Il est désormais possible de marquer une facture comme étant pré-validée, ce qui la verrouille et empêche sa suppression lors d'une éventuelle re-génération de l'échéancier.
Voici quelques use cases :
Les factures à la consommation (générées avec les données d'un objet tiers, et non depuis l'échéancier).
La validation obligatoire des factures de la part d'une tierce personne (par ex. expert comptable) avant leur émission. Une facture pré-validée ne peut être modifiée.
L'export des factures pré-validées vers un outil externe (un filtre peut être appliqué sur cet État).
La création de rapports sur l'État "pré-validée".
Mise en place
Si vous avez mis à jour votre version Frisbii en téléchargeant la Spring'20, indiquez à votre administrateur qu'il doit ajouter la valeur "Pré-validée" à la liste de sélection "État" de la facture. Voici les étapes à suivre.
Attention : Si la Spring'20 est votre première version de Frisbii, vous n'avez pas besoin de faire cette opération.
Procédure
1. Allez sur Configuration > Gestionnaire d'objet > Facture.
2. Cliquez sur Champs & relations.
3. Cherchez État dans la recherche des champs.
4. Cliquez sur le champ État.
5. Dans la section Valeurs, cliquez sur Nouveau.
6. Renseignez la valeur PreValidee dans la zone de texte.
7. Cliquez sur Enregistrer.
Si vous vérifiez maintenant dans un enregistrement d'une facture, vous verrez la nouvelle valeur dans la liste de sélection :
Description fonctionnelle
D'Angelo doit maintenant expliquer le comportement de cette fonctionnalité à l'équipe ADV.
Voici comment cela fonctionne :
Une facture pré-validée est verrouillée, elle ne peut ni être modifiée, ni être supprimée lors d’une mise à jour de l’échéancier.
Si l’utilisateur veut modifier ou supprimer une facture pré-validée, il doit changer son état pour Brouillon.
Une facture pré-validée peut être émise, comme toute facture brouillon, manuellement ou automatiquement.