Création des PDFs de facture

Pour l'instant, Linda a mis en place la génération automatique et l'auto-émission de la facture.
Afin de compléter le scénario, elle demande également à Vijay de lui montrer comment configurer la création des PDFs par un processus, et ensuite l'envoi par e-mail.

Avant commencer la configuration, Linda et Vijay ont testé la configuration actuelle.
Étant donné que les factures sont bien générées et émises, ils continuent avec le processus de création des PDFs.

Les conditions de déclenchement sur la Facture

La condition la plus importante pour le processus est que la facture soit émise. Dans le cadre d'une génération de PDF suite à une émission automatique planifiée, il faut aussi prendre en compte le champ Auto émission.

Les champs qui peuvent être pris en compte sont donc :

• Auto émission = Vrai

• État = Émise

Veuillez lire cet article afin de mettre en place l'Automatisation - Emission des factures.

Ensuite, nous allons tester également qu'il n'y a pas de PDF existant pour la facture en utilisant ce champ formule :

AND( NOT(ISBLANK(sofactoapp__PDF_reference__c )),
sofactoapp__PDF_reference__r.sofactoapp__Facture_Proforma__c
= FALSE,
sofactoapp__PDF_reference__r.sofactoapp__Facture_brouillon__c = FALSE)

Attention : Les conditions sont données à titre indicatif et doivent être personnalisées selon vos besoins métiers. Si vous voulez ajouter des conditions supplémentaires, n'hésitez pas.

Voici les étapes pour mettre en place ce champ formule.

Procédure

1. Allez dans Configuration > Gestionnaire d'objet > Facture.
2. Cliquez sur Champs et relations.
3. Cliquez sur le bouton Nouveau.
4. Dans l'Étape 1, choisissez le type de données Formule.
5. Dans l'Étape 2, choisissez le type de sortie Case à cocher et renseignez PDF OK.
6. Dans l'Étape 3, basculez sur Formule avancée et composez votre formule adaptée à votre besoin.

Attention : Si vous copiez cette formule directement, copiez-la d'abord dans un éditeur de texte qui enlève toute la mise en forme. L'éditeur de formule n'accepte peut-être pas un copier-coller directement à partir de cet article.

7. Vérifiez la syntaxe.
8. Donnez une description et un texte d'aide significatifs.
9. Dans l'Étape 4, gérez la sécurité de ce champ en cochant les cases correspondantes aux profils, selon les règles de votre entreprise.
10. Décochez la case pour ajouter le champ automatiquement sur la présentation de page, afin de mieux placer manuellement les champs créés par la suite.

Voici le résultat pour Linda :

Création du flux

Maintenant nous allons mettre en place une automatisation qui utilise l'invocable Apex Save_Invoices_As_Pdf, afin de générer les PDF de factures. Si vous n'êtes pas encore familiarisé avec les flux, nous vous conseillons de suivre ce module Trailhead :

• Module Trailhead Flux

Procédure

1. Allez dans Configuration > Automatisation des processus > Flux ou tapez Flux dans la barre de recherche rapide.
2. Choisissez Flux déclenché par un enregistrement.
3. Double cliquez sur le symbole Début pour Configurer le démarrage.

3.1. Sélectionnez l'objet Facture.
3.2. Déclenchez le flux quand : Un enregistrement est mis à jour.
3.3. Définissez comme conditions d'entrée :

• Toutes les conditions sont remplies (ET)

  • sofactoapp__Auto_emission__c égal à Vrai

  • sofactoapp__Etat__c égal à Emise

  • PDF_OK__c* égal à Faux

*Attention : Nom API en fonction du nom que vous avez mis lors de la création du champ.

3.4. Exécutez le flux pour les enregistrements mis à jour Uniquement lorsqu'un enregistrement est mis à jour pour remplir les exigences des conditions.
3.5. Optimisez les flux pour : Actions et enregistrements associés.
3.6. Cochez la case Insérez un parcours Exécuter de façon asynchrone pour accéder à un système externe une fois l’engagement de la transaction d’origine réussi pour l’enregistrement déclenchant.
3.7. Cliquez sur Terminer.

4. Dans la partie Exécuté de façon asynchrone :

4.1. Cliquez sur le bouton Plus pour Ajouter un élément.
4.1. Cliquez sur Action et cherchez ensuite Apex dans la barre de recherche.
4.2. Choisissez Save_Invoices_As_Pdf.
4.3. Donnez un nom à l'action dans le champ Étiquette et veillez à la bonne écriture du nom API.
4.4. Définissez les valeurs d'entrée en mettant {!$Record.Id} dans le champ InvoiceId.
4.5. Cliquez sur Terminer.

5. Sauvegardez le flux.
6. Activez le flux.

Linda est curieuse, si le flux va bien fonctionner. Passons avec elle aux test de l'automatisation.

Test de l'automatisation

Suite à la configuration, n'oublions pas de tester notre processus.

Préparation

D'abord, assurez-vous que vous avez une facture à votre disposition qui remplit les critères.

Par exemple, dans le cas de Cloud Kicks :

• L'État de la facture est émise,

• Pas de PDF de facture émise.

et que vous avez bien ajouté le champ PDF OK dans votre présentation de page.

Procédure

A) Créer une facture qui remplit les conditions.

> Dès que la facture remplit les conditions, elle doit être traitée par le flux.

B) Si la facture existait déjà et qu'elle a déjà rempli les conditions :

1) Décochez la case Auto émission,
2) Sauvegardez la facture,
3) Cochez la case à nouveau.

> Cela déclenche à nouveau le flux.

Est-ce que le test est réussi ?

Sinon :

1) Vérifiez la configuration de vos champs.
2) La facture de test remplit-elle bien les conditions du flux ?
3) Vérifiez la configuration du flux en comparant avec cet article.