Envoi des PDFs de facture par email

Maintenant que les PDFs sont générés automatiquement, Linda veut aussi configurer l'envoi de ces PDFs de factures aux clients.

Les conditions de déclenchement sur la Facture

Afin d'assurer le bon fonctionnement de l'automatisation, il faut vérifier si :

• Auto émission est cochée,

• Les factures sont émises,

• Les PDFs sont générés correctement, et

• Les contacts sont renseignés sur les factures pour récupérer les adresses e-mail.

Attention : Les formules présentes dans ce tableau sont données à titre indicatif et doivent être personnalisées selon vos besoins métier. Si vous n'avez pas besoin de définir des exceptions ou des conditions, vous pouvez simplifier le processus.

NOT(ISBLANK(sofactoapp__Contact__r.Email))

Mettre en place les champs nécessaires pour l'automatisation

La case à cocher Auto émission existe déjà dans l'objet, PDF OK était déjà configuré lors de la mise en place de l'Automatisation : Création des PDF de facture. Linda configure donc juste le champ formule Contact OK.

Nous vous conseillons cet article trailhead pour personnaliser les champ de formules : Use Basic Logic in Checkbox Formulas.

Procédure

1. Allez dans Configuration > Gestionnaire d'objet > Facture.
2. Cliquez sur Champs et relations.
3. Cliquez sur le bouton Nouveau.
4. Dans l'Étape 1, choisissez le type de données Formule.
5. Dans l'Étape 2, choisissez le type de sortie Case à cocher et renseignez Contact OK.
6. Dans l'Étape 3, basculez sur Formule avancée et composez votre formule adaptée à votre besoin.

Voici la formule utilisée par Cloud Kicks pour vous inspirer.

7. Vérifiez la syntaxe.
8. Donner une description et un texte d'aide parlants.
9. Dans l'Étape 4, gérez la sécurité de ce champ en cochant les cases concernant les profils en prenant en compte la politique de votre entreprise.
10. Décochez la case pour ajouter le champ automatiquement sur la présentation de page, afin de mieux placer manuellement les champs créés par la suite.
Attention : Afin de débugger facilement le processus, si jamais le PDF n'était pas envoyé, car les conditions ne sont pas remplies, facilitez la vie des utilisateurs - et finalement votre travail - en mettant les conditions dans un langage "non technique" dans le texte d'aide de ces champs.
L'utilisateur comprendra alors mieux pourquoi le contact ou le PDF ne sont pas OK et pourra changer les champs ou comprendra au moins pourquoi l'envoi n'a pas été déclenché.

Voici les résultats de Linda :

Suite à la création de ce champ, nous allons créer un modèle d'E-mail afin de l'utiliser dans le processus.

Création d'un modèle d'E-mail pour l'envoi des factures

Procédure

1. Allez dans la configuration, tapez modèle et cliquez sur Modèles d'e-mail Classic.
2. Soit vous créez un nouveau Dossier, soit vous créez directement le modèle en cliquant sur Nouveau modèle.
3. Suivez l'assistant selon vos envies/ besoins, pour l'exemple nous choisissons un modèle texte.
4. Cochez la case Disponible.
5. Donnez un Nom du modèle de message parlant, comme Envoi Facture.
6. Composez un Objet et ajoutez des champs grâce à l'assistant, comme :

Facture {!sofactoapp__Factures_Client__c.sofactoapp__Reference__c} - {!sofactoapp__Raison_Sociale__c.Name}

7. Composez le Corps du message et ajoutez également des champs grâce à l'assistant, comme :

Bonjour {!Contact.Name}, Voici votre facture du {!sofactoapp__Factures_Client__c.sofactoapp__Date_de_facture__c}. Pour toutes questions supplémentaires merci de contacter {!Contact.OwnerFullName} - {!Contact.OwnerEmail}. Cordialement, Votre équipe de {!sofactoapp__Raison_Sociale__c.Name} 

8. Enregistrez.

9. Répétez cette procédure pour créer une alerte e-mail au cas où le contact ne serait pas bien renseigné.

• Exemple pour le nom du modèle :

Alerte Email du contact de facturation manquante

• Exemple pour l'objet :

Pas d'e-mail configuré pour {!sofactoapp__Factures_Client__c.sofactoapp__Contact__c} de {!sofactoapp__Factures_Client__c.sofactoapp__Compte__c}

• Exemple pour le corps du message :

{!Account.OwnerLastName},
Merci de renseigner l'adresse email de {!sofactoapp__Factures_Client__c.sofactoapp__Contact__c} du compte {!sofactoapp__Factures_Client__c.sofactoapp__Compte__c}.
Ensuite vérifiez que la facture {!sofactoapp__Factures_Client__c.sofactoapp__Reference__c} était bien envoyé par email.

Maintenant, nous avons réuni tous les pré-requis pour configurer le flux.

Création du flux

Maintenant nous allons mettre en place une automatisation qui applique la class Apex Send_Invoices_Emails, afin d'envoyer les PDFs de facture par email.

Attention : Pour anticiper le cas que le contact n'est justement pas OK (pas d'email dans le contact, pas de contact sur la facture), nous vous recommandons de créer une alerte Email que vous envoyez automatiquement au propriétaire de la facture ou du compte (selon votre cas de métier). Voici le guide de Salesforce pour la création d'un tel alerte.

Procédure

1. Allez dans Configuration > Automatisation des processus > Flux ou tapez Flux dans la barre de recherche rapide.
2. Choisissez Flux déclenché par un enregistrement.

3. Double cliquez sur le symbole Début pour Configurer le démarrage. 3.1. Sélectionnez l'objet Facture.
3.2. Déclenchez le flux quand : Un enregistrement est mis à jour.
3.3. Définissez comme conditions d'entrée :

• Toutes les conditions sont remplies (ET)

  • PDF_OK__c* égal à Vrai

  • sofactoapp__Auto_emission__c égal à Vrai

  • sofactoapp__Etat__c égal à Emise

*Attention : Nom API en fonction du nom que vous avez mis lors de la création du champ.
3.4. Exécutez le flux pour les enregistrements mis à jour Uniquement lorsqu'un enregistrement est mis à jour pour remplir les exigences des conditions.
3.5. Optimisez les flux pour : Actions et enregistrements associés.
3.6. Cliquez sur Terminer.

4. Cliquez sur le Plus pour Ajouter un élément.
4.1. Tapez Décision dans la barre de recherche et cliquez sur le losange orange Décision.
4.2. Nommez la décision Contact OK ? en renseignant le champ Étiquette.
4.3. Dans la partie Nouveau résultat renseignez Contact OK vrai dans le champ Étiquette.

• Exigences de la condition pour exécuter le résultat : Toutes les conditions sont remplies (ET)

• Ressource : {!$Record.Contact_OK__c} égal à Vrai

• Quand exécuter le résultat : Si les exigences de la condition sont remplies

4.4. Renommez le résultat par défaut : Contact OK faux.
4.5. Cliquez sur Terminer.

5. Dans la branche Contact OK vrai : Cliquez à nouveau sur le Plus pour Ajouter un élément.
5.1. Cliquez sur Action et cherchez ensuite Apex dans la barre de recherche.
5.2. Choisissez Send_Invoices_Emails.
5.3. Donnez un nom à l'action dans le champ Étiquette et veillez à la bonne écriture du nom API.
5.4. Définissez des valeurs d'entrée :

• Email template DeveloperName : Nom du modèle voir plus haut.

• InvoiceId : {!$Record.Id}

• BCC addresses : En fonction de votre cas de métier. Par défaut : Ne pas Inclure.

• CC addresses : En fonction de votre cas de métier. Par défaut : Ne pas Inclure.

• Org wide email address : {!$Record.sofactoapp__emetteur_facture__r.sofactoapp__Email__c}*

• Other addresses : En fonction de votre cas de métier. Par défaut : Ne pas Inclure.

• Reply-to email address : En fonction de votre cas de métier. Par défaut : Ne pas Inclure.

• Sender display name : {!$Record.sofactoapp__emetteur_facture__r.Name}*

* Si vous souhaitez définir ces paramètres dans les champ Email et Nom de la Raison sociale.

5.5. Cliquez sur Terminer.

6. Dans la branche Contact OK faux : Cliquez à nouveau sur le Plus pour Ajouter un élément.
6.1. Choisissez Envoyer une alerte par email.
6.2. Sélectionnez l'alerte que vous avez créé au préalable.
6.3. Cliquez sur Terminer.

7. Sauvegardez votre flux.
8. Activez-le.

C'est fait ! Si vous êtes autant curieux*se que Linda de savoir si votre flux fonctionne bien, passez directement au test.

Test de l'automatisation

Suite à la configuration, n'oublions pas de tester notre processus.

Préparation

D'abord, assurez-vous que vous avez une facture à votre disposition qui remplit les critères.

Par exemple, dans le cas de Cloud Kicks :

• L'État de la facture est émise,

• Il y a un PDF qui existe,

• Le PDF n'est pas un proforma,

• Un contact avec adresse e-mail est lié à la facture.

et que vous avez bien ajouté le champ Contact OK dans votre présentation de page.

Procédure

A) Créez une facture qui remplit les conditions.

> Dès que la facture remplit les conditions, elle doit être traitée par le processus.

B) Si la facture existait déjà et elle a déjà rempli les conditions :

1) Ajoutez un contact,
2) Sauvegardez la facture.

ou

1) Enlevez le contact,
2) Sauvegardez la facture,
3) Remettez le contact.

> Cela déclenche à nouveau le processus.

N'oubliez pas de tester aussi le cas d'une facture avec PDF et sans Contact

Le test est-il réussi ?

Sinon :
1) Vérifiez la configuration de vos champs
2) La facture de test remplit-elle bien les conditions du flux ?
3) Vérifiez la configuration du flux en comparant avec cet article.