José est content de l'avancement des modèles PDF. La seule chose qu'il aimerait modifier est le nom attribué aux PDFs envoyés chez les clients.
Linda sollicite à nouveau Vijay afin de trouver une solution à ce problème.
Remarque : Cet article n'est qu'une suggestion /source d'inspiration pour le renommage de PDF. Il vous faut adapter cette procédure à votre besoin.
Création des champs
Veuillez créer ce champ afin de l'utiliser pour le flux et de composer le futur nom de vos PDFs selon votre besoin.
Frisbii_Ref_PDF :
Formule (texte)
Objet : Facture
'Préfixe souhaité'+sofactoapp__Facture__r.Reference_facture__c
Création du flux
Afin de faciliter le travail et la lecture du flux, nous vous recommandons de suivre un nommage de ce genre :
Variable Texte | VarT_ |
File Load | FL_ |
Update Record | UR_ |
Frisbii Variable | SoV |
Nous vous conseillons la lecture de cet article au sujet des bonnes pratiques pour le nommage des flux : Configuration Standards For Salesforce Visual WorkFlow.
Procédure
1. Allez dans Configuration > Automatisation des processus > Flux.
2. Cliquez sur le bouton Nouveau flux.
3. Choisissez Flux lancé automatiquement.
A - Création des ressources : Variables :
4. Dans le Flow Builder, cliquez sur Gestionnaire et ensuite sur le bouton Nouvelle ressource.
5. Renseignez les champs suivants :
Type de ressource : Variable
Nom d'API : VarT_DocumentID
Type de données : Texte
6. Cliquez sur Terminé.
7. Répétez les étapes 4 à 6 pour la variable VarT_FacturePDFId.
Type de ressource : Variable
Nom d'API : VarT_FacturePDFId
Type de données : Texte
Dans Disponibilité hors du flux, cochez la case Disponible pour l'entrée.
B - Création des ressources : Variables d'enregistrement (uniques) :
8. Dans l'onglet Gestionnaire, cliquez sur le bouton Nouvelle ressource.
9. Renseignez les champs suivants :
Type de ressource : Variable
Nom d'API : SoV_Document
Type de données : Enregistrement
Objet : Document
10. Cliquez sur Terminé.
11. Répétez les étapes 8 à 10 pour la variable SoV_FacturePDF.
Type de ressource : Variable
Nom d'API : SoV_FacturePDF
Type de données : Enregistrement
Objet : Facture PDF
C - Création des ressources : Formules :
12. Dans l'onglet Gestionnaire, cliquez sur le bouton Nouvelle ressource.
13. Renseignez les champs suivants :
Type de ressource : Formule
Nom d'API : Name
Type de données : Texte
Formule : Insérez le nom que vous désirez :
"(NomSouhaité)"+{!SoV_Document.Name}14. Cliquez sur le bouton Terminé.
15. Répétez les étapes 12 à 14 pour la formule NameFacturesPDF.
Type de ressource : Formule
Nom d'API : NameFacturesPDF
Type de données : Texte
Formule : Insérez le nom que vous désirez :
"(NomSouhaité)"+{!SoV_Document.Name}Voilà une partie terminée :
D - Obtention d'enregistrements :
16. Cliquez sur l'onglet Eléments.
17. Glissez et disposez la petite icône rose Obtention d'enregistrement dans la partie de la fenêtre à droite.
18. Renseignez les valeurs suivantes dans la fenêtre Nouveau Obtenir des enregistrements qui s'est ouverte :
Recherchez des enregistrements Salesforce et stockez leur valeur de champ dans des variables de flux.
Étiquette : FL_FacturePDF
Récupérez les enregistrements de cet objet :
Objet : Facture PDF
Filtrez les enregistrements Facture PDF :
Exigences de condition : Les conditions sont remplies
Champ : Id d'enregistrement
Opérateur : Égal à
Valeur : {!VarT_FacturePDFId} (Attention aux espaces devant ou derrière la balise !)
Triez les enregistrements Facture PDF :
Ordre de tri : Non trié
Nombre d'enregistrements à stocker : Uniquement le premier enregistrement
Comment stocker les données d'enregistrement : Choisir les champs et attribuer des variables (avancé)
À l'emplacement de stockage des valeurs des champs : Ensemble dans une variable d'enregistrement
Sélectionnez la variable dans laquelle stocker Facture PDF :
Variable d'enregistrement : {!SoV_FacturePDF}
Sélectionnez les champs Facture PDF à stocker dans la variable :
Champ : ID
Champ : DocumentID
Champ : Name
Champ : Brouillon
Champ : Frisbii_Ref_PDF__c
Cochez la case : Si aucun enregistrement n'est renvoyé, définissez les variables spécifiées sur null.
19. Cliquez sur Terminer.
20. (Stockage dans Document) Répétez les étapes 16 à 19 pour l'élément Obtenir des enregistrements FL_Document en renseignant les champs comme indiqué ici :
Recherchez des enregistrements Salesforce et stockez leur valeur de champ dans des variables de flux.
Étiquette : FL_Document
Récupérez les enregistrements de cet objet :
Objet : Document
Filtrez les enregistrements Facture PDF :
Exigences de condition : Les conditions sont remplies
Champ : Id d'enregistrement
Opérateur : Égal à
Valeur : {!SoV_FacturePDF.sofactoapp__DocumentId__c} (Attention aux espaces devant ou derrière la balise !)
Triez les enregistrements Facture PDF :
Ordre de tri : Non trié
Nombre d'enregistrements à stocker : Uniquement le premier enregistrement
Comment stocker les données d'enregistrement : Choisir les champs et attribuer des variables (avancé)
À l'emplacement de stockage des valeurs des champs : Ensemble dans une variable d'enregistrement
Sélectionnez la variable dans laquelle stocker Facture PDF :
Variable d'enregistrement : {!SoV_Document}
Sélectionnez les champs Facture PDF à stocker dans la variable :
Champ : ID
Champ : Name
Cochez la case : Si aucun enregistrement n'est renvoyé, définissez les variables spécifiées sur null.
20. (Stockage dans Fichier) Répétez les étapes 16 à 19 pour l'élément Obtenir des enregistrements FL_ContentVersion en renseignant les champs comme indiqué ici :
Recherchez des enregistrements Salesforce et stockez leur valeur de champ dans des variables de flux.
Étiquette : FL_ContentVersion
Récupérez les enregistrements de cet objet :
Objet : Version de contenu
Filtrez les enregistrements :
Exigences de condition : Les conditions sont remplies
Champ : Id
Opérateur : Égal à
Valeur : {!VarT_DocumentID} (Attention aux espaces devant ou derrière la balise !)
Triez les enregistrements :
Ordre de tri : Non trié
Nombre d'enregistrements à stocker : Uniquement le premier enregistrement
À l'emplacement de stockage des valeurs des champs : Stocker automatiquement tous les champs
E - Mise à jour des enregistrements :
21. Cliquez sur l'onglet Eléments.
22. Glissez et disposez la petite icône rose Mise à jour des enregistrements dans la partie de la fenêtre à droite.
23. (stockage dans Document) Renseignez les valeurs suivantes dans la fenêtre Nouveau Mettre à jour les enregistrements qui s'est ouverte.
Mettez à jour les enregistrements Salesforce en utilisant les valeurs du flux.
Étiquette : UR_Document Name
Comment rechercher des enregistrements pour mettre à jour et définir leur valeur :
Cochez : Spécifier des conditions d'identification des enregistrements, puis définir les champs individuellement
Mettez à jour les enregistrements de ce type d'objet :
Objet : Document
Filtrez les enregistrements Document :
Exigences de condition : Les conditions sont remplies
Champ : ID
Opérateur : Égal à
Valeur : {!SoV_FacturePDF.sofactoapp__DocumentId__c} (Attention aux espaces devant ou derrière la balise !)
Définissez les valeurs de champ sur les enregistrements Document :
Champ : Name
Valeur : {!SoV_FacturePDF.Frisbii_Ref_PDF__c} (Attention aux espaces devant ou derrière la balise !)
23. (stockage dans Fichier) Renseignez les valeurs suivantes dans la fenêtre Nouveau Mettre à jour les enregistrements qui s'est ouverte.
Mettez à jour les enregistrements Salesforce en utilisant les valeurs du flux.
Étiquette : UR_ContentDocument
Comment rechercher des enregistrements pour mettre à jour et définir leur valeur :
Cochez : Spécifier des conditions d'identification des enregistrements, puis définir les champs individuellement
Mettez à jour les enregistrements de ce type d'objet :
Objet : Document de contenu
Filtrez les enregistrements :
Exigences de condition : Les conditions sont remplies
Champ : ID
Opérateur : Égal à
Valeur : {!FL_ContentVersion.ContentDocumentId} (Attention aux espaces devant ou derrière la balise !)
Définissez les valeurs de champ sur les enregistrements :
Champ : Title
Valeur : {!SoV_FacturePDF.Frisbii_Ref_PDF__c} (Attention aux espaces devant ou derrière la balise !)
24. Cliquez sur Terminé.
25. Répétez les étapes 21 à 24 pour l'élément Mise à jour des enregistrements UR_NameFacturesPDF en renseignant les champs comme indiqué ici :
Mettez à jour les enregistrements Salesforce en utilisant les valeurs du flux.
Étiquette : UR_NameFacturesPDF
Comment rechercher des enregistrements pour mettre à jour et définir leur valeur :
Cochez : Spécifier des conditions d'identification des enregistrements, puis définir les champs individuellement
Mettez à jour les enregistrements de ce type d'objet :
Objet : Document
Filtrez les enregistrements Document :
Exigences de condition : Les conditions sont remplies
Champ : ID
Opérateur : Égal à
Valeur : {!VarT_FacturePDFId} (Attention aux espaces devant ou derrière la balise !)
Définissez les valeurs de champ sur les enregistrements Document :
Champ : Name
Valeur : {!SoV_FacturePDF.Frisbii_Ref_PDF__c}
26. Sauvegardez le flux en cliquant en haut à droite de la fenêtre sur le bouton Enregistrer.
27. Cliquez ensuite sur le bouton Actif.
Test de l'automatisation
Suite à la configuration, n'oublions pas de tester notre processus.
Préparation
D'abord, assurez-vous que vous avez une facture à votre disposition qui remplit les critères :
L'État de la facture est émise.
Procédure
1) Créez manuellement un PDF en cliquant sur le bouton Créer PDF.
2) Cliquez ensuite sur Enregistrer PDF.
3) Cliquez sur Valider.
4) Regardez dans la liste associée de la facture Fichiers PDF de facture :
D'abord le PDF est créé avec le nom automatique.
Ensuite, le PDF est renommé.
Attention : Vu qu'il y a souvent des problèmes de cache dans Salesforce, veuillez actualiser la page plusieurs fois.
Si vous avez mis des automatisations en place pour créer le PDF, veuillez faire le même test en remplaçant les étapes 1 à 3 de la procédure par la procédure décrite dans cet article : Automatisation - Création des PDFs de facture (puis cliquez sur Test de l'automatisation).