L'intégration de Frisbii dans un environnement Salesforce permet une gestion efficace des factures et des paiements. Cet article présente les meilleures pratiques pour importer des factures et des règlements dans Frisbii, ainsi que les méthodes d'exportation des données, y compris la sauvegarde en dehors de Salesforce.
Importation des données dans Frisbii
Importation des factures depuis un ancien logiciel
Lors de la migration vers Frisbii, il est essentiel d’importer correctement les factures émises à partir d’un logiciel de facturation précédent. Cette opération peut se faire en masse ou de manière ponctuelle.
Procédure avant l'import
Avant d’importer des factures, certaines configurations doivent être ajustées dans Frisbii dans l’onglet Administration.
Décochez la case Verrouiller les factures/avoirs émis.
Décochez la case Activer le nommage automatique des factures/avoirs émis.
Décochez la case Interdire le nommage manuel des factures/avoirs.
Procédure d'import manuel
Pour importer manuellement des factures :
Créez ou importez des factures dans Frisbii
Pour chaque nouvelle facture, cliquez sur Modifier, passez le champs Etat à Emise et remplissez le champs Référence avec le numéro qui correspond à votre numérotation
Procédure après l'import
Une fois les factures importées :
Allez dans la raison sociale > liste associée Période de numérotation, cliquez sur Modifier sur l’enregistrement de Période de numérotation en cours. Indiquez les bonnes valeurs dans les champs Numéro facture (indiquez le numéro de la prochaine facture), Date dernière facture, Numéro avoir (indiquez le numéro du prochain avoir) et Date dernier avoir.
Dans l’onglet Administration, sécurisez vos factures émises et réactivez le nommage automatique des factures émises en cochant les cases Verrouiller les factures/avoirs émis et Activer le nommage automatique des factures/avoirs émis.
Puis interdisez le nommage manuel des factures en cochant la case Interdire le nommage manuel des factures/avoirs.
Importation des règlements déjà lettrés
Pour importer des règlements déjà lettrés dans Frisbii, il est important de préparer un fichier d’import contenant les informations obligatoires :
Montant
Date
Mode de paiement
Référence de la facture concernée
Il est recommandé d’utiliser les noms API des champs pour facilité l’importation.
Si un paiement couvre plusieurs factures, des étapes supplémentaires sont nécessaires, en utilisant l’objet “Flux de trésorerie” dans Frisbii.
Exportation des données depuis Frisbii
L’exportation des données est une étape cruciale pour la sauvegarde et la sécurité des informations. Frisbii offre plusieurs options pour exporter les factures et autres données.
Cet artcle vous donne une vue d’ensemble sur les options d’export. Pour plus de détails sur l’export des données, nous vous recommandons cet articles Administration - Sauvegarder ses informations Frisbii en dehors de Salesforce.
Exportation manuelle des factures PDF
Depuis la version Spring ‘20, Frisbii permet l’exportation manuelle des factures PDF via une vue de liste :
Dans une vue de liste différente de Récemment visualisés, sélectionnez les factures dont vous souhaitez exporter le PDF (jusqu’à 200 par lot)*
Cliquez sur le bouton Export PDF
Une page apparait, portant des informations sur les factures sélectionnées, notamment si un PDF a déjà été généré.
Le PDF manquant est symbolisé par une croix blanche dans un disque rouge.
Si des PDF n’ont pas été générés, cliquez sur le bouton Générer les PDF manquants.
A cette étape, toutes vos factures doivent avoir un PDF (symbolisé par une coche blanche dans un disque vert).
Cliquez sur le bouton Générer le fichier zip d’export.Un message de réussite apparait en haut de la page sur fond vert. Cliquez sur le lien vers le fichier ZIP en fin de ce message.
Une page d’enregistrement de fichier apparait. Vous pouvez soit Partager ce fichier, soit, ce qui nous intéresse ici, cliquer sur Télécharger en haut à droite pour récupérer ce fichier sur votre ordinateur.
Remarque :
(1) * La sélection en vue de liste est limitée à 200 enregistrements par Salesforce, il n’est pas possible d’exporter plus de 200 PDF de factures à la fois.
(2) Si vous souhaitez exporter plus de 200 PDF de factures, vous pouvez le faire en plusieurs fois, en faisant attention de ne pas ré-exporter les mêmes factures. Dans ce cas, la bonne pratique est de créer une vue de liste sur laquelle vous appliquez des filtres, afin d’exporter les factures par période, les unes après les autres.
Exportation automatique des données
Salesforce propose également une fonction d’exportation automatique, permettant de planifier la sauvegarde des données à intervalles réguliers :
Hebdomadaire : fichiers générés tous les 7 jours
Mensuelle : fichiers générés tous les 29 jours
L’export génère une archive ZIP contenant des dossiers spécifiques avec les fichiers stockés dans Salesforce, accompagnés de fichiers CSV listant les informations sur les éléments exportés. Un lien de téléchargement est ensuite envoyé par email.
Important : Les fichiers ZIP sont disponibles pendant seulement 48 heures l’envoi de l’email (hors week-end).