Sauvegarder ses informations Frisbii en dehors de Salesforce

  • Mis à jour le Oct 7, 2025
  • Publié le Jul 4, 2025
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Mary Evans, la comptable de Cloud Kicks, est d'un naturel prévoyant. Même si toutes les données de facturation sont stockées dans Salesforce, un cloud très sécurisé autorisé à stocker des informations sensibles comme les données de santé (voir Salesforce security, privacy and architecture, document PDF en anglais), elle souhaite disposer d'une deuxième sauvegarde.
Elle veut être sûre de respecter la loi qui stipule que les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservées pendant dix ans (Code du commerce - Article L123-22).
Elle s'adresse donc à Linda, son administrateur Salesforce/Frisbii, pour connaître les différentes possibilités d'export des données, notamment pour les PDFs de facture.

Préambule

Frisbii repose entièrement sur la plateforme Salesforce. Nous présentons donc ici des fonctionnalités principalement liées à Salesforce. Si vous souhaitez mettre en place un archivage automatique de vos données, de nombreuses sociétés proposent cela, notamment sur l'AppExchange, la place de marché d'applications de Salesforce : Liste des applications dédiées à l'archivage automatique des données.

Export des PDFs stockés dans Documents vs Fichiers

D'une manière générale, le nombre de PDFs exportés simultanément à partir de la vue de liste est impacté par la taille des PDFs. Si vos PDFs font plusieurs pages ou contiennent des images assez lourdes, le nombre de PDFs exportés en même temps diminue.

Pour l'export des PDFs, nous utilisons deux moteurs différents selon le lieu de stockage de vos PDFs :

  • Documents : 10 à 15 PDFs.

  • Fichiers : 200 PDFs.

Si vous souhaitez sauvegarder vos PDFs dans Fichiers, voici les étapes à suivre.

Sauvegarde dans Fichiers : Activation de l'export à partir d'une vue de liste

Afin d'activer l'export en masse, et si vous stockez vos PDFs dans Fichiers au lieu de Documents, veuillez suivre ces étapes.

Procédure

1. Allez dans l'onglet Administration Frisbii.
2. A partir de cette page, allez sur l'onglet Gestion Files.
3. Cochez la case Activer l'export des PDF depuis Fichiers.

4. Cliquez sur Valider.

L'export manuel des factures PDF en vue de liste via un bouton Frisbii

En vue de liste de l'objet Facture, Frisbii met à disposition un bouton pour exporter les PDFs de plusieurs factures en un seul clic. La sélection en vue de liste étant limitée à 200 enregistrements (limite Salesforce), on ne peut donc pas exporter plus de 200 factures à la fois.

Si vous souhaitez exporter plus de 200 factures, vous pouvez le faire en plusieurs fois en faisant attention de ne pas ré-exporter les mêmes factures, par exemple en exportant des périodes les unes après les autres (première semaine, deuxième semaine...), en filtrant la vue de liste.

Procédure

  1. Allez sur l'onglet Facture.

  2. Choisissez une vue de liste différente de Récemment visualisés.

  3. Sélectionnez des factures.

  4. Cliquez sur le bouton Export PDF.

  1. Une page apparaît portant des informations sur les factures sélectionnées, notamment si un PDF a déjà été généré. Le PDF manquant est symbolisé par une croix blanche dans un disque rouge. Si des PDFs n'ont pas été générés, cliquez sur le bouton Générer les PDF manquants avant l'étape d'export.

  1. À cette étape, toutes vos factures doivent avoir un PDF généré (symbolisé par une coche blanche dans un disque vert). Cliquez sur le bouton Générer le fichier zip d'export.

  1. Un message de réussite apparaît en haut de la page sur fond vert. Cliquez sur lien vers le fichier ZIP en fin de ce message.

  1. Une page d'enregistrement de fichier apparaît. Vous pouvez soit Partager ce fichier, soit, ce qui nous intéresse ici, cliquer sur Télécharger en haut à droite pour récupérer ce fichier sur votre ordinateur.

  1. Le fichier a automatiquement été téléchargé sur votre ordinateur, probablement dans votre dossier Téléchargement.

Attention : il est possible qu'un bloqueur de publicités ait empêché le téléchargement. Veuillez le désactiver pour Salesforce.

  1. Vous disposez désormais d'un fichier ZIP avec l'ensemble des factures sélectionnées au format PDF. Vous pouvez utiliser un service de stockage sécurisé pour conserver une copie de ces fichiers.

Ajout du bouton Export PDF

Si le bouton n'apparait pas dans vos vues de liste, il faut l'ajouter sur la présentation de recherche, voici les étapes à suivre.

Procédure

1. Allez dans la Configuration.
2. Ensuite, dans le Gestionnaire d'objet et dans l'objet Facture.
3. Cliquez sur Présentations de recherche pour Salesforce Classic.
4. Cliquez ensuite sur la petite flèche à droite de la ligne Vue de liste.
5. Cliquez sur Modifier.

6. Choisissez Export PDF dans la liste Boutons disponibles.
7. Cliquez sur Ajouter.

8. Enregistrez.

Remarque : S'il le bouton n'est pas disponible dans cette liste, nous devrons faire une mise à jour de votre application. Ouvrez une requête sur notre communauté de support (voir Création d'une requête) pour nous informer de cette demande.

L'export automatique des données

Salesforce met à disposition des utilisateurs une fonctionnalité d'export automatique des données, qui peut être planifiée de manière récurrente ou déclenchée manuellement.
Voici l'explication de Salesforce, que vous pouvez retrouver dans cet article :

"Vous pouvez générer des fichiers de sauvegarde manuellement une fois tous les 7 jours (pour l'exportation hebdomadaire) ou tous les 29 jours (pour l'exportation mensuelle). Dans Professional Edition et Developer Edition, vous pouvez générer des fichiers de sauvegarde tous les 29 jours seulement. Vous pouvez planifier la génération automatique de fichiers de sauvegarde à intervalles hebdomadaires ou mensuels (seuls les intervalles mensuels sont disponibles dans Professional Edition et Developer Edition).

Un trafic important peut retarder la livraison d'une exportation. Par exemple, supposons que vous planifiez l'exécution d'une exportation hebdomadaire à partir du 1er avril et jusqu'à la fin du mois. La première requête d'exportation est placée en file d'attente, mais en raison d'un trafic important, elle n'est livrée que le 8 avril. Le 7 avril, date à laquelle votre deuxième requête d'exportation est planifiée, la première requête est toujours en file d'attente. Par conséquent, la deuxième requête n'est pas traitée avant le 14 avril."

Procédure pour une demande d'export

  1. Rendez-vous dans la Configuration de votre environnement.

  2. Dans la recherche rapide, cherchez Exporter.

  3. Choisissez Données > Exporter les données.

  4. Cliquez sur le bouton Exporter maintenant pour soumettre une demande d'export dans les 48h. Cliquez sur le bouton Planifier l'exportation si vous souhaitez une régularité dans vos exports.

  1. Une page apparaît pour sélectionner ce qui doit être exporté. Cochez en haut "Inclure des images, des documents et des pièces jointes" et dans la liste "ContentVersion". Et, si vous avez cliqué sur "Planifier l'exportation" choisissez la fréquence, le début, la fin et l'heure souhaitée de l'exportation. Salesforce recommande également d'exporter le fichier en Unicode (UTF-8).

Procédure pour récupérer les fichiers

  1. La préparation du lien de téléchargement peut prendre plus de 24h. Vous recevrez un e-mail avec pour objet "L'exportation des données de votre entreprise est terminée" suivi du nom de votre organisation. Un lien est disponible dans cet email qui vous ramènera dans Données > Exporter les données.

  1. Cliquez sur Télécharger à gauche du nom du fichier ZIP généré par l'export.

  1. Le fichier ZIP est téléchargé sur votre ordinateur. Dans le zip se trouvent deux dossiers : "ContentVersion" qui contient tous les fichiers stockés dans Fichiers (stockage lightning) et "Documents" qui contient tous les fichiers stockés dans Document (stockage classic). Le zip contient également des fichiers csv qui listent des informations sur les fichiers exportés.

  1. Les fichiers dans les deux dossiers sont identifiés par leur ID, n'ont pas d'extension de fichier et ne sont donc pas lisibles en l'état.

  1. Sur PC, vous pouvez dézipper le dossier complet (capture d'écran) et ensuite renommer les fichiers pour rajouter l'extension ".pdf" derrière les fichiers souhaités. Pour accélérer ce renommage, suivez la procédure ci-dessous.

Procédure pour renommer les fichiers

Cette procédure est décrite par Salesforce (en anglais) à cette adresse.

Pré-requis : avoir dézippé le fichier ZIP de l'import Salesforce.

Variante pour les fichiers issus de Fichier :

  1. Ouvrez le fichier "ContentVersion.csv" dans un tableur (Excel est recommandé pour utiliser la même formule). Il est conseillé d'en garder une copie, notamment si vous utilisez un logiciel tel que Gsheet qui sauvegarde en permanence vos modifications.

  2. Supprimez toutes les colonnes sauf "ID" et "PathOnClient". Vous devriez vous retrouver avec "ID" en colonne A et "PathOnClient" en colonne B.

  3. Copiez cette formule dans la cellule C2 : ="RENAME "&A2&" """&B2&"""".

  4. Le résultat doit ressembler à : RENAME 0685I000000aG5uQAE "PictoFrisbii.png".

  5. Recopiez cette formule dans toute la colonne C.

  6. Sélectionnez toute la colonne C et copiez la.

  7. Ouvrez Bloc-notes.

  8. Copiez dans le fichier bloc-notes vierge la colonne C.

  9. Sauvegardez le fichier sous le nom fix.bat dans le dossier ContentVersion avec tous les fichiers à renommer. Note : Si vous avez beaucoup de fichiers (plus de 512Mo), ceux-ci seront séparés en plusieurs dossiers dans lesquels il faudra copier le fichier fix.bat et effectuer les actions ci-dessous à plusieurs reprises.

  10. Double-cliquez sur le fichier fix.bat.

  11. Tous les fichiers ont été renommés. Leur ID a été remplacée par leur nom. Si certains fichiers n'ont pas été renommés, cela signifie qu'ils ont le même nom que d'autres, continuez cette procédure ; sinon bravo, vous avez terminé.

  12. Coupez les fichiers qui n'ont pas été renommés (ils n'ont pas d'extensions).

  13. Créez un nouveau dossier.

  14. Copiez ces fichiers dedans.

  15. Copiez-y aussi le fichier fix.bat.

  16. Double-cliquez sur le fichier fix.bat. S'il reste encore des fichiers non renommés, recommencez à l'étape 13.

Variante pour les fichiers issus de Document :

  1. Ouvrez le fichier "Document.csv" dans un tableur.

  2. Supprimez toutes les colonnes sauf Id et Name. Vous devriez vous retrouver avec Id en colonne A et Name en colonne B.

  3. Suivez la même procédure que pour les fichiers associés à ContentVersion.

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