De temps en temps, l'équipe ADV veut envoyer manuellement des factures à plusieurs destinataires. Ils contactent Linda pour leur montrer la bonne démarche à suivre.
L'article Factures - Émission, création de PDF et envoi vous a donné une vue d'ensemble sur les étapes suite à la création de la facture. L'envoi par vue de liste vous permet d'envoyer plusieurs factures en même temps. Ce qui n'est actuellement pas possible par vue de liste est l'envoi d'une facture à plusieurs destinataires.
Liste associée Facture PDF
A partir de la version Summer ‘21, vous pouvez envoyer des PDFs par e-mail à partir de l'objet Facture PDF.
Peu importe si vous stockez les PDFs dans Documents ou dans Fichiers, vous avez les boutons suivants à votre disposition :
PDF en état Proforma > Envoyer proforma par e-mail.
PDF en état Emise ou en Duplicata > Envoyer facture par e-mail.
Procédure
1. A partir d'une facture ouvrez une Facture PDF à partir de la liste associée du même nom.
2. Cliquez sur le bouton Envoyer proforma par e-mail ou Envoyer facture par e-mail (même emplacement du bouton).
3. Dans l'interface Envoyer PDF par email vous avez plusieurs options.
Vous pouvez :
Modifier le destinataire (E-mail to address)
Ajouter des destinataires (Contacts avec des adresses e-mail)
Ajouter des CC ou des CCI (Utilisateurs de votre org)
Modifier l'objet
Modifier le corps de l'e-mail
Sélectionner un modèle d'e-mail (Classic) que vous avez créé auparavant
Joindre un autre fichier
Annuler l'action
4. Ou tout simplement envoyez l'e-mail grâce au bouton Envoyer.
La liste d’activité
Si vous êtes dans une version en-dessous de la Summer '21, vous pouvez suivre cette démarche.
Attention: Cette méthode nécessite que la case Activer la sauvegarde des factures PDF dans Fichiers soit cochée dans l'onglet Administration. Voyez avec votre administrateur Frisbii pour activer cette option si besoin.
Procédure
1. Choisissez à partir de l'onglet Factures l'enregistrement que vous souhaitez envoyer par email et ouvrez ensuite le fil d’actualité pour voir apparaitre le bouton mail.
2. Cliquez après sur l'enveloppe.
Remarque: Il est possible que votre présentation de page est structuré autrement. Si vous ne trouvez pas l'onglet, vous pouvez contacter votre administrateur Salesforce afin de soit vous montrer où il se trouve soit l'ajouter en suivant cette procédure : Ajout des boutons Envoyer un e-mail, Consigner un appel, Nouvel événement et Nouvelle tâche à l'éditeur d'activité.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez ajouter des contacts Salesforce.
Une fois ouvert, vous pouvez ajouter des destinataires (1), remplir l’objet (2), écrire le mail (3), ajouter la pièce jointe (4), et contrôler que la pièce jointe est bien ajoutée (5). Vous n’avez plus qu’à cliquer sur envoyer.
