Suite à la création de la facture, Axel veut connaître les prochaines étapes de la facturation. Linda lui montre les différentes manières d'émettre une facture :
Grâce à la liste de sélection État
Suite à la création du PDF, en cliquant sur le bouton Émettre
Suite à la création du PDF, en cliquant sur le bouton Émettre et envoyer
Elle lui explique aussi les conséquences de chaque méthode.
Émission de la facture
Remarque : Suite à l'émission de la facture, certains champs ne sont plus modifiables. C'est une contrainte légale de verrouiller les champs obligatoires pour la facturation.
Si vous tentez de modifier l'un de ces champs, des messages d'erreur s'affichent.
Voici l'article qui vous explique quoi faire face à ces messages : Explication des messages d'erreur.
Voici les étapes pour émettre une facture en passant par la liste de sélection État.
Procédure
1. Allez dans l'onglet Factures et ouvrez la facture à émettre.
2. Modifiez le champ État de Brouillon à Emise.
Conséquences :
Le champ État de la facture passe de Brouillon à Émise,
La référence de la facture est renseignée suivant le préfixe défini sur la Raison Sociale.
Attention : Aucun PDF n'est généré en procédant de cette manière.
Pour automatiser cette étape, vous pouvez suivre cet article : Automatisation : Emission des factures.
Attention : Cette automatisation nécessite la souscription de la Licence de fonctionnalité : Automatisations.
Création du PDF et émission
Vous pouvez effectuer ces deux étapes en même temps.
Procédure
1. À partir de l'enregistrement de la facture, cliquez sur le bouton Créer PDF.
2. Sur la page de prévisualisation du PDF, cliquez sur le bouton Émettre.
Conséquences :
Le champ État de la facture passe de Brouillon à Émise,
La référence de la facture est renseignée suivant le préfixe défini sur la Raison Sociale.
Le PDF est généré et apparaît dans la liste associée de la facture.
Pour automatiser cette étape, vous pouvez suivre cet article : Automatisation : Emission des factures.
Attention : Cette automatisation nécessite la souscription de la Licence de fonctionnalité : Automatisations.
Création de PDF, émission et envoi de la facture
Ces étapes permettent de faire ces trois actions en même temps.
Procédure
1. Cliquez sur le bouton Créer PDF.
2. Le PDF a été créé, vous pouvez le consulter depuis "Fichiers PDF de facture", en cliquant sur "Ouvrir PDF" :
Puis depuis l'enregistrement de Facture, cliquez sur E-Mail PDF
Choisissez le Dossier d'Email et le modèle à utiliser :
Le composant d'Email est compatible avec les modèles d'emails en HTML. Vous pouvez choisir votre Modèle d'email en HTML depuis la liste déroulante.
Cliquez sur "Composer"
Vérifiez les informations et Envoyer :
Définir son modèle d'email par défaut
Il est possible de paramétrer le modèle d'email que vous souhaitez utiliser par défaut.
Pour celà, allez dans l'Administration Frisbii, cliquez sur "Définir un modèle d'email par défaut" :
Sélectionnez votre modèle et activez.
Lors du prochain envoi d'email depuis Facture, le modèle sélectionné par défaut, sera pré-proposé.
Le bouton "E-Mail PDF" n'apparait pas sur Facture
Depuis la page LEX de Facture, remplacer le bouton "Envoyer facture par e-mail" par le nouveau bouton "E-Mail PDF"
Ajouter "Activité" au bas de la page LEX
Cocher la case "Utiliser la vue de l'activité à onglets"
Depuis la présentation de page de Facture, ajouter les 2 boutons suivants, depuis "Mobile & Lightning Actions" :
E-Mail PDF
E-Mail PDF Action
Conséquences :
Le champ État de la facture passe de Brouillon à Émise,
La référence de la facture est renseignée suivant le préfixe défini sur la Raison Sociale.
Le PDF et l'e-mail apparaissent dans les listes associées correspondantes.
Remarque : Au lieu d'émettre le PDF tout de suite, vous pouvez enregistrer une version brouillon de ce PDF en cliquant sur le bouton Enregistrer brouillon afin de faire valider la facture en interne avant envoi par exemple.
Pour automatiser cette étape, vous pouvez suivre cet article : Automatisation : Emission des factures.
Attention : Cette automatisation nécessite la souscription de la Licence de fonctionnalité : Automatisations.
Verrouillage automatique des factures
Lors de sa création, une facture est en état brouillon (le champ État = Brouillon). Elle se comporte alors comme n'importe quel enregistrement : vous pouvez la modifier ou la supprimer.
Après émission de cette facture (État Brouillon > État Emise), Frisbii verrouille automatiquement l'enregistrement, conformément à ce qu'impose la règlementation française. Celui-ci ne peut plus être modifié. Son duplicata doit être identique à la facture d'origine. Pour répondre à cette legislation, la case à cocher Facture verrouillée (nom API sofactoapp__isLocked__c) est toujours coché lorsque l'état de la facture est égale à 'Emise'.
L'article Factures - Informations obligatoires en France vous indique les données non modifiables après émission.
> Voici la liste des champs verrouillés.
Déverrouiller une facture avant la version Fall '22
Si vous devez modifier un champ autorisé (par exemple une désignation de ligne de facture, ou une mention de bas de page), vous pouvez déverrouiller l'enregistrement d'une facture émise, seulement si vous êtes Administrateur et disposez de la licence Administrateur.
Pour ce faire, il faut d'abord désactiver le verrouillage automatique en décochant la case Verrouiller les factures/avoirs émis dans l'onglet Administration Frisbii.
Attention : Tous les utilisateurs peuvent alors modifier les factures, qui sont potentiellement déjà envoyées aux clients. Utilisez cette option avec précaution, en prenant soin de bien recocher la case par la suite afin de ne plus permettre la modification des factures émises.
Ensuite, sur la facture à modifier, le bouton Déverrouiller permet la modification des champs autorisés par la législation.
Remarque : Vous ne pourrez pas supprimer une facture émise, même déverrouillée.
En effet, le Code du Commerce précise qu' "Une facture ne peut pas être purement supprimée : la numérotation chronologique permet de vérifier qu'il n'y pas de "trou" dans les séquences numériques ".
À partir de la version Fall '22 : les boutons Verrouiller / Déverrouiller sont dépréciés sur la facture
À partir de cette release, les champs personnalisés qui ont été ajoutés par vous ou par votre administrateur ne font pas partie des champs verrouillés.
Le verrou des factures concerne uniquement ces champs qui correspondent aux mentions obligatoires en France. Les boutons n'ont plus d'utilité et sont donc dépréciés. Lors de la mise à jour, les boutons sont retirés de la présentation de page de la facture.
Remarque : La case Verrouiller les factures/avoirs émis présente dans le panneau Administration Frisbii est conservée, puisqu'elle peut faire partie des ensembles d'autorisation.
Pour plus d'informations :
À partir de la Fall '22 : Les nouvelles messages d'erreurs
Envoi des factures à partir d'une vue de liste
José, le directeur commercial de Cloud Kicks, trouve que l'envoi des factures "une par une" n'est pas assez efficace. Il demande à Linda s'il n'y a pas une manière d'envoyer manuellement plusieurs factures par e-mail. Linda lui explique que ceci est possible à partir d'une vue de liste de l'onglet Factures.
Voici les étapes :
Procédure
1. Allez dans l'onglet Factures.
2. Sélectionnez une autre vue de liste que Récemment visualisés.
3. Cochez la case devant les factures émises que vous souhaitez envoyer par e-mail.
4. Cliquez sur le bouton Envoyer factures.
5. Renseignez les contacts manquants et assurez vous que les contacts ont bien un adresse e-mail.
6. Choisissez un dossier (dossier du package Facturation).
7. Sélectionnez un modèle d'e-mail.
Attention :
(1) Sans modèle choisi, l'envoi ne se fera pas.
(2) Si vous ne souhaitez pas utiliser les modèles d'e-mail disponibles dans le package Frisbii, vous pouvez créer vos propres modèles (voir plus bas).
Ensuite le modèle choisi est affiché :
8. Validez.
Vous pouvez trouver l'e-mail envoyé dans les activités liées à chaque facture :
L'administrateur reçoit une notification lorsque l'e-mail est bien envoyé :
Dans le cas contraire, l'administrateur reçoit des e-mails d'échec d'envoi, lorsque :
Il n'y a pas de PDF lié à la facture,
Aucun modèle n'est sélectionné.
Remarque : Nous sommes en train de revoir l'envoi des notifications et les messages d'erreurs disponibles pour cette fonctionnalité.
Voilà à quoi ressemble l'e-mail envoyé avec un modèle de message de notre package :
Pour José, le directeur commercial de Cloud Kicks, l'identité visuelle de l'entreprise est primordial. Il préfère que l'équipe ADV revoit le modèle d'e-mail.
Pour cela il peut suivre la procédure expliquée ci-après, mais aussi se baser sur un autre article bien détaillé de la base de connaissance de Frisbii : Gestion des modèles de communication (e-mails).
Création d'un modèle d'e-mail pour l'envoi des factures
Une fois que le modèle est validé, Linda commence à le mettre en place.
Voici les étapes pour créer son propre modèle d'e-mail. Consultez l'article de Salesforce à ce sujet : Création de modèles d'e-mail HTML personnalisé dans Salesforce Classic.
Procédure
1. Allez dans la configuration, tapez modèle et cliquez sur Modèles d'e-mail Classic.
2. Cliquez sur le lien Créer un nouveau dossier et nommez le par exemple Auto relance.
3. Configurez le dossier et sauvegardez.
4. Créez le modèle en cliquant sur Nouveau modèle.
5. Suivez l'assistant selon vos envies/ besoins (pour l'exemple nous choisissons un modèle texte).
6. Cochez la case Disponible.
7. Donnez un Nom du modèle parlant.
8. Composez un Objet et ajoutez des champs grâce à l'assistant.
7. Composez le Corps du message et ajoutez également des champs grâce à l'assistant.
8. Enregistrez.