Depuis le début de leur utilisation de Salesforce, les utilisateurs de Cloud Kicks utilisent Documents pour stocker les PDFs, images ou autres.
Linda, l'administratrice Salesforce et Frisbii, et Vijay, le développeur de l'entreprise, aimeraient pousser l'utilisation de Fichiers plutôt que de continuer avec Documents, car ce dernier est seulement accessible en Salesforce Classic et ils souhaitent anticiper l'utilisation en 100% lightning.
La direction leur propose d'organiser une formation pour expliquer à tout le monde les différences entre les deux modes de stockage afin de montrer le bon fonctionnement de Frisbii, une fois que la bascule est faite sur Fichiers.
Linda et Vijay préparent soigneusement leur support de formation.
Ils parcourent ces ressources Salesforce :
pour créer cette vue d'ensemble.
Différences entre Documents et Fichiers
Linda et Vijay notent d'abord les différences entre les deux selon les ressources Salesforce et Frisbii qu'ils trouvent sur les bases de connaissances.
Ils commencent avec cet article de Salesforce : Différences entre des fichiers, Salesforce CRM Content, Salesforce Knowledge, des documents et des pièces jointes.
| Documents | Fichiers |
Objectif (Salesforce) | Stocker des ressources Web, par exemple des logos, des fichiers DOT et d'autres documents Visualforce dans des dossiers, sans les joindre à des enregistrements. | Charger, stocker, rechercher, suivre, partager et collaborer sur des fichiers Salesforce dans le Cloud. |
Types de fichiers pris en charge | Toutes | Toutes |
Tailles maximales de fichiers | 2 Go | 5 Mo |
Accessibilité | Seulement en Classic | Seulement en Lightning |
Ensuite, ils parcourent ces articles à partir de leur espace Frisbii :
Mise à jour - Liste des fonctionnalités par version de Frisbii
Administration - Sauvegarder ses informations Frisbii en dehors de Salesforce (puis cliquer sur Sauvegarde dans Fichiers : Activation de l'export à partir d'une vue de liste)
Administration - Panneau d'administration Frisbii (puis cliquer sur La gestion de sauvegarde des PDFs)
| Documents | Fichiers |
Sauvegarde des PDFs |
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Nommage des PDFs de facture |
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Affichage des PDFs suite à la création |
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Envoi manuel des PDFs par e-mail |
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Export des factures de PDF |
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Activation du stockage des PDF dans Fichiers
Linda aimerait bien activer le stockage des PDFs dans Fichiers dans la sandbox, pour montrer comment retrouver les PDFs, les envoyer par e-mail ou encore exporter en vue de liste aux autres utilisateurs.
Procédure
1. Dans le lanceur d'application tapez Administration.
2. Choisissez Administration Frisbii.
3. Dans l'onglet Gestion des PDF dans Fichiers, cochez les cases qui correspondent à votre utilisation de Frisbii :
Retrouver les PDFs dans Fichiers
Une fois que Linda a activé l'option, elle vérifie comment elle peut retrouver les PDFs dans Fichiers.
Procédure
1. A partir du lanceur d'application, tapez Fichiers.
2. Cliquez sur Bibliothèques.
3. Selon vos accès aux dossiers, vous allez retrouver les trois dossiers :
Export des PDFs en vue de liste
Linda et Vijay ont trouvé un article avec deux parties très intéressantes à ce sujet :
Administration - Sauvegarder ses informations Frisbii en dehors de Salesforce et cliquer sur les parties :
Sauvegarde dans Fichiers : Activation de l'export à partir d'une vue de liste
Export manuel des factures PDF en vue de liste via un bouton Frisbii
Ils montrent la procédure lors de leur formation.