Gestion des modèles de communication (e-mails)

Vous aurez sans doute besoin de gérer et de mettre en place des modèles d'e-mail.
Cet article vous détaillera les bonnes pratiques et les procédures utiles pour les mettre en place.

Créer/modifier un modèle d'e-mail

Procédure

1. Allez dans la configuration

2. Tapez modèle dans la barre de recherche

3. Cliquez sur Modèles d'e-mail Classic

4. Cliquez sur le lien Créer un nouveau dossier

5. Nommez-le (exemples : Facturation, relance, offre...) et configurez-le

6. Sauvegardez.

7. Créez le modèle en cliquant sur Nouveau modèle

Vous pouvez aussi modifier un modèle d'e-mail en cliquant simplement sur Modifier à côté du nom du modèle d'e-mail.

8. Suivez l'assistant selon vos envies/besoins, pour l'exemple nous choisissons un modèle texte

9. Cochez la case Disponible, donnez un nom à votre modèle de message (exemple : envoi facture, envoi offre, relance...) et terminez de configurer votre modèle

10. Enregistrez

Comment utiliser les modèles d'e-mail

• Via la vue de liste Factures

Vous pouvez retrouver et envoyer vos modèles d'e-mail via votre vue de liste de facture :

Procédure

1. Allez dans votre objet Factures

2. Sélectionnez les factures que vous souhaitez envoyer avec votre modèle d'e-mail

3. Cliquez sur Envoyer factures

4. Vérifiez bien les adresses e-mails des contacts liés aux factures (Attention : s'il manque une adresse e-mail, le reste de la procédure ne fonctionnera pas)

5. Sélectionnez la bonne adresse e-mail Expéditeur

Important : vous pouvez changer l'adresse e-mail de l'expéditeur en tant qu'adresse e-mail à l'échelle de l'organisation en suivant cet article Salesforce.

6. Sélectionnez le dossier dans lequel se trouve votre modèle d'e-mail que vous souhaitez utiliser

7. Sélectionnez le bon modèle d'e-mail. Celui-ci s'affiche bien en bas.

8. Validez

Et voila, les factures et les mails sont envoyés !

• Via la facture directement

Vous pouvez aussi retrouver votre modèle via votre facture directement si vous devez faire du cas par cas.

Deux méthodes s'offrent à vous :

Procédure

Uniquement compatible si les PDF sont stockés dans Files et non dans Document.

1. Allez sur la facture que vous souhaitez joindre à votre modèle d'e-mail

2. Cliquez sur Créer PDF

Le PDF a été créé, vous pouvez le consulter depuis "Fichiers PDF de facture", en cliquant sur "Ouvrir PDF" :

3. Puis depuis l'enregistrement de Facture, cliquez sur E-Mail PDF

4. Choisissez le Dossier d'Email et le modèle à utiliser :
   
   Le composant d'Email est compatible avec les modèles d'emails en HTML. Vous pouvez choisir votre Modèle d'email en HTML depuis la liste déroulante.

5. Cliquez sur "Composer"

6. Vérifiez les informations et Envoyer :
   

Définir son modèle d'email par défaut
Il est possible de paramétrer le modèle d'email que vous souhaitez utiliser par défaut.
Pour celà, allez dans l'Administration Frisbii, cliquez sur "Définir un modèle d'email par défaut" :

Sélectionnez votre modèle et activez.

Lors du prochain envoi d'email depuis Facture, le modèle sélectionné par défaut, sera pré-proposé.

Le bouton "E-Mail PDF" n'apparait pas sur Facture

1. Depuis la page LEX de Facture, remplacer le bouton "Envoyer facture par e-mail" par le nouveau bouton "E-Mail PDF"

2. Ajouter "Activité" au bas de la page LEX

3. Cocher la case "Utiliser la vue de l'activité à onglets"

4. Depuis la présentation de page de Facture, ajouter les 2 boutons suivants, depuis "Mobile & Lightning Actions" :

   1. E-Mail PDF

   2. E-Mail PDF Action

• Par l'activité

Procédure

1. Allez sur la facture que vous souhaitez envoyer avec votre modèle d'e-mail

2. Cliquez sur Activité

3. Cliquez sur Composer

4. Vérifiez l'adresse de l'expéditeur (vous avez la possibilité de la choisir)

5. Vérifiez ou rajoutez l'adresse e-mail du destinataire

6. Cliquez sur Insérer, créer ou mettre à jour un modèle

7. Sélectionnez un modèle utilisé récemment.

8. Dans le cas où votre modèle n'apparaît pas, cliquez sur Insérer un modèle...

   

   1. Choisissez la catégorie de modèles d'e-mails (Classic)

   2. Choisissez votre dossier (dans lequel vous avez créé votre modèle d'e-mail)

   3. Cliquez sur votre modèle

      

   4. Un message d'avertissement apparaît. Celui-ci vous avertit uniquement que le modèle que vous avez sélectionné remplacement l'e-mail déjà présent dans la fenêtre d'activité. Vous pouvez donc cliquer sur Insérer.

9. Après avoir bien vérifié toutes les informations de votre e-mail, vous pouvez cliquer sur Envoyer.

• Via l'offre directement

Vous pouvez aussi passer par l'offre directement via l'activité. Il s'agit donc de cliquer sur l'offre qui vous intéresse et de suivre la même procédure que pour la facture (par l'activité).

• Via une automatisation

Dans Sofacto, il est aussi possible de créer une automatisation pour envoyer automatiquement vos modèles.
Si vous êtes intéressé, merci de voir l'article : Licence de fonctionnalité : Automatisations.

Gestion des modèles d’e-mail

Les modèles d'e-mail héritent du partage du dossier dans lequel ils se trouvent.
Chaque utilisateur peut modifier ses propres modèles privés et tous les modèles publics dont il est propriétaire.
Les utilisateurs doivent disposer de l'autorisation Gérer les modèles d'e-mail Lightning publics pour créer, modifier et supprimer des modèles publics. Les utilisateurs disposant de cette autorisation, ainsi que les utilisateurs disposant de l'autorisation Modifier toutes les données ou du profil d'administration système, peuvent modifier et supprimer tous les modèles publics, y compris ceux dont ils ne sont pas propriétaires.

Procédure Salesforce

Considérations à prendre en compte :

Avant d'implémenter des modèles d'e-mails privés et publics dans Lightning Experience, vous devez passer en revue ces considérations.