Candace demande à Linda de l'aider pour la configuration de ce scénario dans Frisbii :
Le client Jackson Mini Jazz Danse a une section Junior “Club Junior” depuis la rentrée. Gilbert Montaigne est le président de ce club et le coach principal. Il faudra donc que, pour chaque commande “Club Junior”, ce soit Gilbert Montaigne, et non Jackson Mini Danse Jazz, qui soit le destinataire des factures.
Linda lui montre donc comment créer une Donnée comptable pour que ce contexte soit reconnu à chaque opportunité pour le club Junior.
Création de la Donnée Comptable
Pour rappel : La Donnée Comptable permet de gérer toutes les informations de facturation dans un objet dédié différent du Compte, offrant ainsi plus de souplesse et de sécurité des données. Des autorisations peuvent ainsi être attribuées à des personnes différentes.
Si vous n'avez pas encore eu l'occasion, veuillez lire l'article précédent à ce sujet : Les Données comptables - Use cases.
Il y a plusieurs possibilités pour créer une donnée comptable.
Remarque : Si vous voulez renseigner une Donnée comptable directement sur le Compte ou sur la Facture, vérifiez bien que le champ Donnée comptable soit bien affiché sur ces objets.
Sinon, il vous faudra ajouter ce champ via > le Gestionnaire d'objet > L'objet en question > Présentation de page.
Voici un article Trailhead à ce sujet : Personnalisation de l'interface utilisateur.
Procédures
a) A partir de l'objet Donnée comptable :
1. Cliquez sur le Lanceur d'application en haut à gauche.
2. Chercher Données Comptables dans Tous les éléments
3. Cliquez sur Données Comptables.
4. Cliquez sur le bouton Nouveau pour créer votre donnée comptable.
b) A partir d'un enregistrement d'un objet :
1. Allez dans l'onglet Compte.
2. Ouvrez un enregistrement.
3. Cliquez dans le champ Donnée Comptables par défaut.
4. Cliquez dans la liste déroulante sur + Créer : Donnée Comptable.
Remarque : De la même manière, vous pouvez renseigner cette information à partir d'un enregistrement d'un de ces objets :
Opportunité
Offre
Abonnement
Facture
Attention : En suivant ces étapes, la Donnée comptable est renseignée directement sur l'enregistrement en question.
Renseigner les informations de la Donnée comptable
Dans l'article précédent, nous vous avons expliqué l'utilité de chaque champ : Les Données comptables - Champs principaux.
Ici nous vous rappelons juste des champs obligatoires :
Nom de l'enregistrement : Donner un nom distinctif et facilement reconnaissable (ici “Club Junior”).
Compte/ Raison sociale : L’associer au Compte du client ainsi qu’à la Raison Sociale qui facture dans ce contexte.
Les Données comptables - Use cases : Selon votre cas d'utilisation, vous pouvez renseigner les champs qui correspondent.
Pour le use case de Cloud Kicks, Candace demande directement à M. Montaigne, ce qu'elle doit prendre en compte pour la facturation du Club Junior de Jackson Mini Jazz Danse, mis à part le contact de facturation.
Ensuite, elle renseigne les informations dans la Donnée comptable du Club Junior.
Associer la Donnée comptable à un objet
Candace voudrait que cette Donnée comptable s’applique dans une opportunité.
En effet, les caractéristiques de Donnée comptable s’appliqueront lors de la facturation. Elle retrouvera les caractéristiques de sa Donnée comptable lors de la facturation.
Vu qu'elle n'a pas créé la donnée comptable à partir de l'opportunité, elle peut associer les deux enregistrements suite à la création.
Procédure
1. Allez dans l'onglet Opportunité.
2. Ouvrez un enregistrement.
3. Cliquez dans le champ de recherche Données Comptables.
4. Si vous avez cherché vos enregistrements récemment, vous allez le retrouver dans la liste déroulante, sinon il faut taper les trois premières lettres dans la recherche pour le trouver.
Candace crée la facture à partir de l'Opportunité, les informations du Contact et de la Donnée comptable sont donc bien renseignées sur la Facture :
Et elle retrouve la même information sur le PDF de la facture :
Remarque : De la même manière, vous pouvez renseigner cette information à partir d'un enregistrement d'un de ces objets :
Opportunité
Offre
Abonnement
Facture
Liste associée à partir de la Raison Sociale
Suite à la mise en place de vos Données comptables, vous allez retrouver ces enregistrements dans la liste associée sur la Raison Sociale que vous avez indiquée dans la Donnée comptable.
Détecter les Données comptables
La détection des Données comptables est une option activant le renseignement automatique des Données comptables sur les objets Opportunité, Offre, Abonnement et Facture. La case à cocher se trouve sur l'onglet Raisons sociales.
Les enregistrements d'Opportunité, Offre, Abonnement et Facture sont liés à l'objet Compte et l'objet Raison Sociale.
Grâce à ces informations, une Donnée comptable peut donc être déterminée et appliquée à l'enregistrement afin de faciliter la saisie de l'utilisateur.
Une Donnée comptable est automatiquement appliquée sur l'objet lorsqu'un seul enregistrement, correspondant au couple Compte/Raison Sociale, est trouvé.