Candace utilise Frisbii depuis plusieurs mois maintenant. Elle maîtrise bien les tâches récurrentes, mais aujourd'hui elle a un cas un peu spécifique à traiter : Jackson Mini Jazz Danse est un grand compte qu'elle gère depuis un moment. Ce client a une section Junior “Club Junior” depuis la rentrée. Gilbert Montaigne en est le président et le coach principal. Il faudrait donc que, pour chaque commande “Club Junior”, ce soit Gilbert Montaigne le destinataire des factures.
Elle demande à Linda s'il est possible de le faire en standard avec Frisbii.
Cas d'utilisation
L’objet Données Comptables de Frisbii permet de gérer toutes les informations de facturation dans un objet dédié différent du compte, offrant ainsi plus de souplesse et de contrôle d'accès aux données.
Le besoin de Cloud Kicks représente seulement un cas d'utilisation de cet objet.
En voici d'autres :
Multi Entités : gérer les filiales d’un compte parent : chaque Donnée comptable correspond à une filiale.
Gestion de projet : selon les projets que vous menez avec vos clients, vous avez d'autres interlocuteurs, ou d'autres informations importantes qui sont modifiées.
Gestion de la relance : vous pouvez utiliser les Données comptables également pour spécifier les informations relatives au paiement (mode, délai), utilisées notamment dans les processus automatisés de relance des créances.
La sécurité : un compte peut être lié à une Donnée comptable afin de mettre à part des données importantes, qui peuvent ne pas être manipulées (objet/ champs avec autorisation ou pas de lecture/ modification). Cela permet de porter des informations différentes pas forcément accessibles/modifiables.
Un besoin de gestion avancée et spécifique des droits sur les informations de facturation et celles de comptabilité. La gestion des cas d’exception sur un même compte (adresse de facturation différente, TVA différente etc...).
La gestion des cas d’exception sur un même compte (adresse de facturation différente, TVA différente etc...).
Remarque : Cette liste n'est pas exhaustive. Il est possible que votre besoin spécifique puisse être géré par les Données comptables. Pensez-y, vous pouvez personnaliser cet objet en ajoutant des champs qui correspondent à votre besoin. Voici plus d'informations qui vous permettront de concrétiser votre usage de cet objet.
Gestion des Données comptables
Les Données comptables permettent une meilleure fiabilité et traçabilité des informations de facturation et de comptabilité mais requièrent une plus grande maintenance : il faut créer et mettre à jour ces enregistrements, en plus de ceux des comptes, et effectuer les liens depuis les autres objets (offre, facture, abonnement...).
La gestion des données comptables doit donc s’inscrire dans le processus de facturation de votre entreprise, et un ou plusieurs utilisateurs doivent en avoir la responsabilité.
Relation de l'objet avec les autres objets Frisbii/ Salesforce
L'objet donnée comptable constitue un objet intermédiaire entre la Raison Sociale, la facture, le compte et le compte auxiliaire.
Une donnée comptable peut être liée à plusieurs factures :
Cela permet à Candace de renseigner le bon contact sur les factures de chaque commande “Club Junior” de Jacksons Mini Jazz Dance.
Plusieurs données comptables sont liées à une Raison Sociale :
Cette liaison permet de facturer le même compte avec deux ou plusieurs Raisons Sociales. Pour chaque Raison Sociale, vous pouvez utiliser des informations différentes pour le compte (adresse de facturation/ nom du contact/...) : il faut donc un objet de jonction entre les deux, qui est la donnée comptable.
Un compte peut être lié à plusieurs données comptables :
Grâce à ce type de relation, il est possible de gérer les filiales d'un client (compte) en y associant plusieurs données comptables. D'autres cas, comme des TVA différentes ou des adresses de facturation différentes par compte, peuvent être également gérés.
Un compte auxiliaire peut être lié à plusieurs données comptables
Le compte auxiliaire permet de lier la donnée comptable à un compte comptable et ainsi aux lignes d'écritures.
Candace comprend mieux l'utilisation de cet objet et ses relations avec les autres objets de Frisbii et de Salesforce.
Maintenant elle veut passer à l'action et demande à Linda de l'aider.