Grâce à l'aide de Mary, Linda a compris quelques notions sur la législation. Elle va reprendre la configuration en les ayant en tête. Mary reste à ses côtés pour voir comment elle paramètre Frisbii, mais aussi pour répondre à ses questions si nécessaire.
Attention : l'intervention d'un administrateur est obligatoire ici car la configuration de la période de numérotation ne peut se faire qu'après avoir décoché les cases suivantes sur l'onglet Administration de Frisbii (accessible seulement pour les administrateurs) :
Interdire la modification du numéro de facture/avoir dans la Raison Sociale
Interdire la modification de la périodicité de numérotation sur Raison Sociale ou période
N'oubliez pas de les recocher une fois les paramétrages effectués, car elles empêchent toute modification et garantissent ainsi la bonne utilisation de Frisbii selon ce que vous aurez mis en place.
Préfixes et Périodicité de numérotation
Dans la Raison Sociale Linda a déjà pu configurer la périodicité de numérotation, les préfixes de facture et d’avoir. Dans la liste associée Période de numérotation elle va pouvoir aller plus loin dans la configuration. Mary et Linda vérifient d'abord les préfixes que Linda a mis en place sur la Raison Sociale.
Cloud Kicks a choisi la périodicité mensuelle. La référence de la facture doit correspondre à FA-20-09.
Mary valide la configuration de Linda.
Rappel : Le préfixe peut contenir des variables dynamiques :
Pour Année sur 4 chiffres {!AAAA}, sur 2 chiffres {!AA}
Pour Mois sur 2 chiffres {!MM}
Remarque : Si vous avez configuré la périodicité en mensuel, l'émission d'une première facture pour une période d'un mois déclenche la création de la période de numérotation. Il n'est pas nécessaire de la créer à la main en allant dans la liste associée que nous allons découvrir maintenant.
Précision : si vous souhaitez avoir une numérotation unique entre les factures et les avoirs, c'est possible en cochant la case Numérotation unique. Ainsi, factures et avoirs seront numérotés dans la même suite, selon la périodicité définie.
Vous pouvez également choisir le même préfixe pour les factures et les avoirs.
Composition de la référence de la facture
Dans Frisbii vous trouvez deux notions de nommage de facture.
Nom de la facture
Le nom de la facture représente juste une id sur cinq chiffres qui est donnée automatiquement lors de la création de la facture. Ce champ est donc renseigné pour les factures en état brouillon et en état émis.
La première facture a le nom de la facture 00001.
Vous pouvez supprimer des factures en état "brouillon" uniquement. En conséquence, il est possible d'interrompre la suite de la chronologie de ce compteur.
Référence de la facture
La référence de la facture par contre suit les règles indiquées dans l'article précédent sur la numérotation de facture. Ce champ se compose de la manière suivante :
Préfixe spécifié dans la Raison Sociale et la période de numérotation, par exemple : FA-{!AAAA}-
Compteur ajouté automatiquement sur 4 chiffres, commençant par défaut sur 00001.
La première facture émise aura donc la référence FA-2020-00001.
La numération de la facture
En France, les règles d’établissement et de numérotation des factures sont définies par le Code du Commerce.
Ces règles visent à limiter les risques de fraude : ventes au “black” ou fausses factures.
En effet, il pourrait être tentant de détruire ou modifier des factures émises, pour ne pas avoir à reverser la TVA à l’État, ou encore pour déclarer moins de chiffre d’affaires et donc payer moins d’impôts et de cotisations sociales.
La réglementation impose les règles suivantes :
Toute facture émise doit être éditée en double-exemplaire : un exemplaire pour le client et un exemplaire à conserver par l’entreprise,
Chaque facture doit présenter un numéro unique défini,
Les numéros de factures doivent se suivre de manière logique et chronologique,
II est interdit de supprimer une facture émise, même si la transaction est annulée ou impayée,
Toutes les factures doivent être conservées pendant au moins 10 ans (originaux ou copies).
Selon le Code du Commerce, les numéros de factures doivent être :
Continus et non interrompus : on ne doit pas “sauter” un numéro de facture, autrement dit il ne doit pas y avoir de “trou” dans la suite de numéros,
Chronologiques : incrémentation croissante,
Uniques : deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro.
Rappel : Dans Frisbii nous avons, pour le préfixe, deux notions de nommage de facture qui sont :
Référence de la facture : Préfixe spécifié dans la Raison Sociale et la période de numérotation
Nom de la facture : ID sur 5 chiffres attribués automatiquement lors de la création de la facture et commençant par défaut à 00001. Des caractères additionnels peuvent être ajoutés lorsque cela est nécessaire.
Exemple : pour un paramétrage du préfixe de cet ordre FAC-{!AAAA}- La première facture émise aura la référence FAC-2021-00001.
Attention : Dans le cas où vous avez plusieurs raisons sociales, vous mettrez en place des préfixes de numérotation différents les uns des autres.
Le numéro de facture fait partie des mentions obligatoires.
Si une facture comporte plusieurs pages, celles-ci doivent être numérotées selon une séquence n/N : n est le numéro d'ordre des pages et N le nombre total des pages constituant la facture. Le numéro de facture doit figurer sur toutes les pages.
Configuration de la période de numérotation
Mary explique à Linda que le service comptabilité a déjà émis des factures pour le mois actuel en utilisant le préfixe qu'elles ont mis en place sur la Raison Sociale. La première facture émise en utilisant Frisbii pour le mois courant ne peut donc pas porter la référence FA-2020-09-0001, mais doit porter la référence qui correspond à la dernière facture émise en dehors de Frisbii. Linda doit donc quand même configurer la première période de numérotation. Les suivantes vont se créer automatiquement à l'émission de la première facture portant la date de facture correspondante.
Procédure
1. Aller dans Raison Sociale.
2. Ensuite dans la liste associée Période de numérotation.
3. Cliquer sur le bouton Nouveau.
Remarque : Il est possible que ce bouton ne soit pas affiché par défaut dans votre version, il vous faudra l’ajouter à votre présentation de page.
Puis Enregistrer !
Explication des champs
1 - Début: ici vous pouvez programmer une date de début de période de numérotation si cela est nécessaire (ce n’est pas obligatoire). Pour la période de numérotation mensuelle ce sera le premier du mois. Voici la procédure pour ajouter ce champ, s'il n'est pas affiché dans la présentation de page.
2 - Fin : ici vous pouvez programmer une date de fin de période de numérotation si cela est nécessaire (ce n’est pas obligatoire). Pour la période de numérotation mensuelle ceci est le dernier jour du mois.
3 - Périodicité : comme vu dans le détail de la Raison Sociale, vous pouvez choisir une périodicité
Infinie : pas de fin prévue dans la numérotation
Mensuelle : remise à zéro de la numérotation tous les mois
Annuelle : remise à zéro de la numérotation tous les ans
4 - Période verrouillée : si vous cochez cette case, vous verrouillez la période de numérotation, c’est-à-dire que vous ne pourrez plus émettre de facture après la date de fin. Ceci vous permet d'éviter les factures émises dans le passé, si votre période de numérotation est en mensuelle. Si vous ne verrouilliez pas les périodes, il est possible d'émettre une facture à une date de facture de cette période même après la fin du mois.
5/6 - Préfixe facture/avoir : Renseignez le même préfixe que celui que vous avez mis en place sur la Raison Sociale. Si les deux ne correspondent pas, vous aurez un message d'erreur lors de l'émission de la facture.
7/8 - Numéro facture/avoir : ici vous allez pouvoir choisir quel sera le prochain numéro de la facture ou de l'avoir émis lors du setup. Une fois que Frisbii est mis en production, vous pouvez voir ici facilement le numéro de votre prochaine facture/ avoir.
Rappel : Lors du setup Frisbii, vous avez probablement déjà commencé la facturation en dehors de Frisbii et vous devez initialiser ce numéro afin que la numérotation (qui est obligatoire) puisse garder l’aspect Chronologique, Continu et sans rupture.
Vous pouvez également indiquer la date de la dernière facture pour confirmer cette chronologie.
9/10 - Date dernière facture/ avoir : Ces champs vous affichent les dates de la dernière facture/avoir émis une fois que vous êtes en production. Lors du setup vous pouvez faire comme Mary et Linda et renseigner les dates de la dernière facture/avoir émise avant le démarrage de Frisbii.
Attention : Nous avons déjà évoqué que l'émission d'une facture/ avoir dans le passé est possible pour le cas d'une périodicité mensuelle. Si vous avez choisi une périodicité annuelle ou infinie, vous ne pouvez pas émettre une facture/ avoir à une date antérieure à la date de la dernière facture/ avoir émise affiché ici.
Ceci est une obligation légale afin de garder la chronologie de la numérotation.
Merci de lire l'article La numérotation de facture pour savoir plus.
Votre configuration terminée, cliquez sur le bouton Enregistrer.
Cas spécifique : Période d’exercice comptable sur deux années
Imaginons que votre période d’exercice comptable est sur deux années : par exemple du 01/07/10 au 30/06/20.
Par année, il faudrait donc mettre en place deux périodes de numérotation : une du 01/07/19 au 30/06/20 et une du 01/07/20 au 30/06/21. Il faudra donc paramétrer des préfixes différents pour différencier les exercices lors de l’émission des factures grâce au numéro de chrono.
Exemple de préfixe :
du 01/07/19 au 30/06/20 : FA-19/20
du 01/07/20 au 30/06/21 : FA-20/21
Voici la configuration de la Période de numérotation pour le 01/07/20 au 30/06/21 :
Attention : Cette configuration de la période de numérotation spécifique nécessite une mise en place manuelle. Pensez à créer la nouvelle période de numérotation en avance afin de garantir la suite correcte de la chronologie.
Ajout du bouton Nouveau dans la liste associée Période de numérotation
Il est possible que le bouton Nouveau ne soit pas présent dans votre présentation de page de la liste associée de l'objet Raison Sociale. Voici comment ajouter ce bouton.
Procédure
1. Aller dans Configuration > Gestionnaire d'objet.
2. Taper dans la Recherche rapide Raison.
3. Ouvrir l'objet Raison Sociale.
4. Cliquer sur Présentation de page.
5. Ensuite, cliquer sur le Nom de la présentation de page actuelle.
6. Dans la présentation de page, cliquer sur le petit outil de la liste associée Périodes de numérotation.
7. Cliquer sur le bouton + de la ligne Boutons.
8. Cocher la case Nouveau pour ajouter ce boutons.
9. Cliquer sur OK.
10. Ensuite, cliquer sur Enregistrer dans la présentation de page.
Voilà le bouton Nouveau est accessible sur la liste associée.
Ajout de la date de début dans l'objet Période de numérotation
Il est possible que le champ Début ne soit pas présent dans votre présentation de page de l'objet Période de numérotation. Voici comment ajouter ces deux fonctionnalités.
Procédure
1. Aller dans Configuration > Gestionnaire d'objet.
2. Taper dans la Recherche rapide Période.
3. Ouvrir l'objet Période de numérotation .
4. Cliquez sur Présentation de page.
5. Ensuite cliquer sur le Nom de la présentation de page actuel.
6. Aller dans Champs.
7. Faire glisser le champ Début dans la section Informations au dessus du champ Fin.
8. Cliquer sur Enregistrer.
Vous verrez donc bien ceci :
