Au sujet des coordonnées bancaires et surtout de la période de numérotation, Linda préfère demander à sa collègue Mary du service Compta de la rejoindre.
Mary Evans est curieuse de voir comment ces deux sujets sont configurés dans Frisbii.
Mais d'abord elle tient à expliquer quelques règles de comptabilité à Linda.
La numérotation de la facture
En France, les règles d’établissement et de numérotation des factures sont définies par le Code du Commerce.
Ces règles visent à limiter les risques de fraude : ventes au "black" ou fausses factures. En effet, il pourrait être tentant de détruire a posteriori des factures, pour ne pas avoir à reverser la TVA à l’Etat ou encore pour déclarer moins de chiffre d’affaires et donc payer moins d’impôts et de cotisations sociales…
La réglementation impose les règles suivantes :
Toute facture doit être éditée en double-exemplaire : un exemplaire pour le client et un exemplaire à conserver par l’entreprise,
Chaque facture doit présenter un numéro unique défini une fois pour toutes,
Les numéros de factures doivent se suivre de manière logique et chronologique,
Il est interdit de supprimer des factures a posteriori, même si la transaction est annulée ou impayée,
Toutes les factures doivent être conservées pendant au moins 10 ans (originaux ou copies).
Selon le Code du Commerce, les numéros de factures doivent être :
Continus et non interrompus : on ne doit pas sauter un numéro de facture, autrement dit il ne doit pas y avoir de “trou” dans la suite de numéros,
Chronologiques : incrémentation croissante,
Uniques : deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro.
Le numéro de la facture fait partie des mentions obligatoires.
Dans Frisbii, les factures et les avoirs peuvent avoir une numérotation différenciée ou unique : dans ce dernier cas, il faut cocher la case Numérotation unique, dans la section Numérotation de la Raison Sociale.
Si une facture comporte plusieurs pages, elles doivent être numérotées selon une séquence n/N : n est le numéro d'ordre des pages et N le nombre total des pages constituant la facture. Le numéro de la facture doit figurer sur toutes les pages.
Annulation ou rectification de facture
En cas d'erreur ou de remise accordée après son émission, une facture doit être annulée par un avoir.
Une facture ne peut pas être supprimée : la numérotation chronologique permet de vérifier qu'il n'y pas de "trou" dans les séquences numériques.
En cas d'annulation de la facture initiale, le vendeur ou le prestataire de services doit adresser à son client :
La nouvelle facture établie en remplacement de la précédente ;
L'avoir, notamment en cas de remise accordée a posteriori, faisant référence à la facture initiale (facture en « négatif » du montant de la réduction).
Attention : Le nom et adresse du vendeur et de l'acheteur doivent être identiques.