Vorbemerkungen
Im Menüpunkt Templates > E-Mail Vorlagen stehen alle relevanten Templates für eine korrekte automatisierte Kommunikation mit dem Endkunden zur Verfügung. Dabei können sowohl Kopf- als auch Fußzeilen gepflegt werden. Darüber hinaus können Standard-Anhänge wie AGB, Widerrufsbelehrung und Leistungsbeschreibung hinterlegt werden, damit die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden. Für jedes Template steht eine Frisbii Media Standardvorlage zur Verfügung, die personalisiert werden kann.
Hinweis
Du kannst in den Mail-Einstellungen einstellen, welche System-E-Mails Du an Deine Kunden versenden möchtest. Mach Dir zunächst Gedanken darüber, welche System-E-Mails Du versenden möchtest, und dann erst entsprechend die E-Mail-Vorlagen für diese E-Mails erstellen.
Eine Auflistung aller Systemmails findest Du hier: Mail-Einstellungen
Frisbii Media bietet folgende Möglichkeiten zur Gestaltung der E-Mail-Vorlagen:
E-Mail Vorlagen erstellen und anpassen
25 verschieden E-Mail-Vorlagen für System-E-Mails erstellen
Frisbii Media-Standardvorlagen nutzen oder eigene HTML-Templates hochladen
Hinweis
Unsere Standardvorlagen sind in Deutsch, Englisch und Französisch verfügbar.
Vorlagen in mehreren Sprachen erstellen
Template-Platzhalter für dynamische Inhalte verwenden
Vorlage als Standard setzen: Diese wird als “Fallback” verwendet, falls die Sprache des Kunden nicht verfügbar ist.
Vorschau-E-Mail senden, um das E-Mail-Template zu testen und abnehmen zu können
Die Test-E-Mail wird an die E-Mail-Adresse versendet, die im Benutzerprofil hinterlegt ist.Vorlage freigeben und Änderungen nachverfolgen: Neu erstellte Vorlagen müssen zunächst aktiv freigegeben werden, bevor sie tatsächlich verschickt werden.
Kopf- und Fußzeile individualisieren
Firmenlogo zentral für alle E-Mail-Vorlagen hinterlegen
Fußzeile mit rechtlichen Pflichtangaben und Links erstellen
Kopf- und Fußzeile unabhängig von den Mail-Templates pflegen
❗ WichtigDie erstellten Kopf- und Fußzeilen greifen nicht automatisch in jeder Vorlage!
Wenn Du die selben Kopf- und Fußzeilen in allen Vorlagen verwenden möchtest, müssen sie in jeder Vorlage mithilfe zweier Funktionen hinterlegt werden. Somit ist die Erstellung der E-Mail-Vorlagen mit Kopf- und Fußzeilen weniger fehleranfällig und gibt Dir mehr Flexibilität.
Eine detaillierte Anleitung, wie Du die Kopf- und Fußzeilen in deine E-Mail-Vorlagen einbindest, findest Du hier: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Mailanhänge verwalten
Standard-Anhänge wie AGB, Widerrufsbelehrung und Leistungsbeschreibung hinzufügen
Anhänge bestimmten E-Mail Vorlagen zuordnen
Template-Platzhalter verwenden
Was sind Template-Platzhalter?
Template-Platzhalter sind dynamische Felder, die automatisch mit kundenspezifischen Daten gefüllt werden. Sie beginnen immer mit {{ und enden mit }} . Je nach E-Mail-Vorlage stellen wir vordefinierte Template-Platzhalter zur Verfügung, die durch Klicken kopiert werden und in das HTML eingefügt werden können.
Beispiel 1: Persönlich Begrüßung
<p>Hallo {{.customer.firstName}},</p>
<p>vielen Dank für Ihre Bestellung!</p>Ergebnis in der E-Mail:
Hallo Isabel,
vielen Dank für Ihre Bestellung!Beispiel 2: Rechnungsinformationen
<p>Hallo {{.customer.firstName}},</p>
<p>anbei erhalten Sie Ihre Rechnung über <strong>{{.invoice.accumulatedPrice}} EUR</strong>.</p>
<p>Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen.</p>Ergebnis in der E-Mail:
Hallo Isabel,
anbei erhalten Sie Ihre Rechnung über 49,99 EUR.
Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen.Beispiel 3: Komplette E-Mail-Vorlage kombiniert
<p>Hallo {{.customer.firstName}},</p>
<p>vielen Dank für Ihr Vertrauen! Ihr Abonnement wurde erfolgreich aktiviert.</p>
<h3>Ihre Abonnement-Details:</h3>
<table style="border-collapse:collapse;width:100%;">
<tr>
<td style="padding:8px;border:1px solid #ddd;"><strong>Startdatum:</strong></td>
<td style="padding:8px;border:1px solid #ddd;">{{.subscriptions.0.firstBookingDate}}</td>
</tr>
<tr>
<td style="padding:8px;border:1px solid #ddd;"><strong>Kündigungsfrist:</strong></td>
<td style="padding:8px;border:1px solid #ddd;">{{.subscriptions.0.cancellationPeriod}}</td>
</tr>
<tr>
<td style="padding:8px;border:1px solid #ddd;"><strong>Rechnungsbetrag:</strong></td>
<td style="padding:8px;border:1px solid #ddd;">{{.invoice.accumulatedPrice}} EUR</td>
</tr>
</table>
<p>Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.</p>
<p>Mit freundlichen Grüßen<br>Ihr Frisbii Media Team</p>Ergebnis in der E-Mail:
Hallo Isabel,
vielen Dank für Ihr Vertrauen! Ihr Abonnement wurde erfolgreich aktiviert.
Ihre Abonnement-Details:
┌─────────────────────┬──────────────┐
│ Startdatum: │ 01.03.2024 │
│ Kündigungsfrist: │ 1 Monat │
│ Rechnungsbetrag: │ 49,99 EUR │
└─────────────────────┴──────────────┘
Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Frisbii Media TeamErweiterte Funktionen
Bedingte Inhalte (if/else)
Inhalte können an Bedingungen geknüpft werden, um eine E-Mail variabel zu gestalten.
{{ if .recurring }}
Vielen Dank für die Verlängerung Ihres Abonnements!
{{ else }}
Willkommen bei {{.company.name}}!
{{ end }}Datum formatieren
Datumsangaben können in verschiedenen Formaten ausgegeben werden.
<!-- DD.MM.YYYY -->
{{ toDate "2006-01-02" (substr 0 10 ( .subscriptions.0.firstBookingDate | toString )) | date "02.01.2006" }}
<!-- YYYY-MM-DD -->
{{ toDate "2006-01-02" (substr 0 10 ( .subscriptions.0.firstBookingDate | toString )) | date "2006-01-02" }}Über mehrere Items iterieren
Für die Anzeige aller Positionen einer Rechnung in einer Liste
{{ range .invoice.items }}
<p>{{.title}}: {{.price}} {{$.invoice.currency}}</p>
{{ end }}Globale Kopf- und Fußzeile einfügen
Für die Anzeige der global festgelegten Kopf- und Fußzeile.
{{ safeHTML .header }}
<!-- Dein E-Mail Inhalt -->
{{ safeHTML .footer }}Schritt-für-Schritt-Anleitung: E-Mail Vorlage im Mandanten erstellen
Use Case: Wir wollen eine E-Mail-Vorlage für einen Zahlungsbeleg in deutscher Sprache erstellen. Für diese Vorlage möchten wir eine Kopf- und Fußzeile, als Mailanhang möchten wir immer unsere Allgemeine Geschäftsbedingungen anhängen.
Templates > E-Mail Vorlagen anklicken.
In der Aktionsleiste Vorlage für Kopf-/Fußzeile hinzufügen anklicken.
Wichtig
Die Kopf- und Fußzeilen müssen später in der E-Mail-Vorlage eingefügt werden, andernfalls werden sie nicht ausgespielt. Dafür verwenden wir Funktionen:
{{ safeHTML .header}}und{{ safeHTML .footer}}(siehe Schritt 11).Deutsch als Sprache wählen.
Das HTML in die Kopfzeile einfügen.
Beispiel für Kopfzeile:LOGO: <table role="presentation" border="0" cellpadding="0" cellspacing="0" class="header" style="border-collapse:separate;mso-table-lspace:0pt;mso-table-rspace:0pt;width:100%;min-width:100%;" width="100%"> <tr> <td style="color:#222222;font-family:Ubuntu, Arial, Helvetica, sans-serif;padding:30px 0;text-align:center;vertical-align:middle;font-size:0;line-height:0;" align="center" valign="middle"> <img src="LOGO URL" alt="Logo" style="border:none;-ms-interpolation-mode:bicubic;max-width:100%;width:150px;height:auto;" width="150"> </td> </tr> </table> Oder Text: <table width="100%" cellpadding="0" cellspacing="0" border="0" style="background-color:#ffffff;"> <tr> <td align="center" style="padding:30px 20px;"> <table width="600" cellpadding="0" cellspacing="0" border="0"> <tr> <td align="center" style="border-bottom:3px solid #0066cc;padding-bottom:20px;"> <h1 style="margin:0;color:#0057ff;font-size:32px;font-weight:bold;">Dein Unternehmen</h1> </td> </tr> </table> </td> </tr> </table>Das HTML in die Fußzeile einfügen.
Beispiel für Fußzeile:<table width="100%" cellpadding="0" cellspacing="0" border="0" style="background-color:#f8f8f8;"> <tr> <td align="center" style="padding:30px 20px;"> <table width="600" cellpadding="0" cellspacing="0" border="0"> <tr> <td style="border-top:2px solid #e0e0e0;padding-top:20px;"> <table width="100%" cellpadding="0" cellspacing="0" border="0"> <tr> <td align="center" style="padding-bottom:15px;"> <p style="margin:0;font-size:18px;font-weight:bold;color:#0066cc;">Firma</p> </td> </tr> <tr> <td align="center" style="padding-bottom:15px;"> <p style="margin:0;font-size:14px;color:#666666;line-height:1.5;"> Adresse<br> PLZ Stadt, Land<br> <a href="mailto:kontakt@company.com" style="color:#0066cc;text-decoration:none;">E-Mail-Adresse</a> | <a href="https://www.company.com" style="color:#0066cc;text-decoration:none;">www.deinefirma.com</a> </p> </td> </tr> <tr> <td align="center" style="padding:15px 0;"> <table cellpadding="0" cellspacing="0" border="0"> <tr> <td style="padding:0 10px;"> <a href="Link zu LinkedIn" style="color:#0066cc;text-decoration:none;font-size:14px;">LinkedIn</a> </td> <td style="padding:0 10px;"> <a href="Link zu Instagram" style="color:#0066cc;text-decoration:none;font-size:14px;">Instagram</a> </td> <td style="padding:0 10px;"> <a href="Link zu Facebook" style="color:#0066cc;text-decoration:none;font-size:14px;">Facebook</a> </td> </tr> </table> </td> </tr> <tr> <td align="center" style="padding-top:15px;"> <p style="margin:0;font-size:12px;color:#999999;"> © 2025 Deine Firma. Alle Rechte vorbehalten.<br> <a href="Link zum Abmelden" style="color:#999999;text-decoration:underline;">Abmelden</a> | <a href="Link zum Datenschutz" style="color:#999999;text-decoration:underline;">Datenschutz</a> | <a href="Link zum Impressum" style="color:#999999;text-decoration:underline;">Impressum</a> </p> </td> </tr> </table> </td> </tr> </table> </td> </tr> </table>
Speichern und anschließend in der Aktionsleiste Freigeben anklicken.
In der Aktionsleiste Mail-Vorlage hinzufügen anklicken.
Deutsch als Sprache auswählen.
Zahlungsbeleg als Vorlage auswählen.
Unter dem Textfeld die Schaltfläche Standardvorlage verwenden anklicken und bestätigen. Somit haben wir bereits eine Text- und Stylevorlage, die wir ggf. an unsere Bedürfnisse anpassen können. Du hast auch die Möglichkeit, eine E-Mail-Vorlage komplett neu zu erstellen, ohne die Standardvorlage zu nutzen.
Kopf- und Fußzeile einfügen.
Hinweis
In den Standardvorlagen ist bereits eine Fußzeile vorhanden. Wenn eine eigene Fußzeile verwendet werden soll, darauf achten, die von uns vordefinierte Fußzeile aus der Vorlage zu löschen.
<!-- Here is the "footer" of the email template. --> <p class="main-bottom" style="font-family:Ubuntu, Arial, Helvetica, sans-serif;line-height:1.5;mso-line-height-rule:exactly;font-weight:normal;margin:50px 0 0;padding:15px 0 0;border-top:1px solid #B0B3B3;font-size:15px;color:#B0B3B3;text-align:center;"> Dies ist eine automatisch generierte E-Mail. Bitte antworten Sie nicht auf diese Nachricht. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice. </p>Folgende Funktionen an der gewünschten Stelle im HTML einfügen:
{{ safeHTML .header}}für die Kopfzeile{{ safeHTML .footer}}für die Fußzeile
Speichern und anschließend in der Aktionsleiste Freigeben anklicken.
In der Aktionsleiste Mailanhang hinzufügen anklicken.
Titel vergeben, wie bspw. Allgemeine Geschäftsbedingungen.
Die PDF-Datei hochladen und ggf. wählen, an welche Mailvorlagen dieser Anhang angehängt werden soll - z. B. nur Zahlungsbeleg.
Speichern anklicken.
E-Mail-Vorlage testen.
Nachdem alle Einstellungen getätigt wurden, kann der Versand der E-Mail getestet werden. Dazu die E-Mail Vorlage im Bearbeitungsmodus öffnen und in der Aktionsleiste Vorschau-E-Mail senden anklicken. Die E-Mail wird an die im Benutzer-Profil hinterlegte E-Mail-Adresse versendet.Die Vorlage kann nun noch als Standard gesetzt werden, damit diese als “Fallback” versendet wird, wenn die Sprache des Kunden nicht verfügbar ist.
Die E-Mail könnte dann so aussehen:
