Remarques préliminaires
❗ ATTENTIONAfin de garantir une exportation comptable correcte, les dates de livraison de tous les numéros doivent être maintenues au moins deux ans à l'avance pour les listes de livraison analogiques, de manière à ce que toutes les périodes comptables actives soient entièrement couvertes.
Pour les objets mensuels pour lesquels une planification à long terme n'est pas possible, la fonction permettant de renommer et de déplacer les entrées existantes dans les listes de livraison peut être utilisée.
⚠️ Éviter le chevauchement des dates de livraison et les insertions ultérieures.Si un numéro doit être « inséré »,
renommer l'entrée existante correspondante
et adapter les titres des numéros suivants en conséquence.
Des listes de livraison numériques et analogiques peuvent être créées pour chaque offre.
Une liste de livraison analogique est utilisée, par exemple pour les magazines, les livres ou les produits hybrides, afin de transmettre les données (adresses) nécessaires à une imprimerie pour la production et, le cas échéant, la livraison.
En revanche, une liste de livraison numérique est principalement requise pour IVW e.V..
Note : Les listes de livraison numériques ne peuvent pas être ajoutées aux offres basées sur les numéros !
La liste de livraison créée est liée à l'offre et peut être téléchargée.
Pour plus d'informations sur la gestion des listes de livraison, cliquez ici.
Ajouter une liste de livraison
Cliquez sur Ajouter une liste de livraison.
Choisissez entre une liste de livraison analogique ou numérique.
Les champs suivants doivent être complétés pour les listes de livraison analogiques et numériques :
Déterminer le titre*.
Déterminer le nom du fichier de la liste de livraison*.
Facultatif Un rappel doit toujours être envoyé X semaine(s) avant la dernière date de livraison enregistrée.
Si cette option est sélectionnée, le champ Adresse du destinataire devient un champ obligatoire.
Si cette option n'est pas sélectionnée, le champ Adresse du destinataire est grisé et ne peut pas être modifié.
En option, sélectionnez Configuration d'exportation à utiliser pour la liste de livraison.
Générer des dates
Pour les listes de livraison analogiques, contrairement aux listes de livraison numériques, il faut également déterminer quand la liste de livraison et la liste de livraison suivante doivent être créées.
La liste de livraison doit toujours être générée X jours avant la date de publication.
L'appel de livraison ultérieur doit toujours être généré X jours avant la date de publication.
Pour la génération automatique de la date :
Déterminer les dates de début et de fin.
choisir entre la création d'une liste de livraison hebdomadaire ou mensuelle.
Cliquez sur Générer des dates.
La liste est générée automatiquement et peut être modifiée à tout moment . Contrairement aux listes de livraison numériques , pour lesquelles seule une date de publication est générée, les listes de livraison analogiques génèrent également la liste de livraison et la liste de livraison ultérieure.
Note : 120 dates peuvent être créées. Si vous avez besoin de plus, cliquez sur Enregistrer et ajoutez plus de dates en bas à droite.