Il s'agit d'une fonctionnalité payante
Le module peut être activé dans l'entreprise contractante moyennant une redevance et n'est disponible que dans les contrats Professional et Enterprise.
Si vous avez des questions concernant cette fonctionnalité, veuillez contacter votre personne de contact ou notre équipe d'assistancequi se fera un plaisir de vous aider.
Qu'est-ce qu'un reçu de paiement et comment l'utiliser ?
Un reçu de paiement est une version simplifiée d'une facture, spécialement conçue pour les entreprises B2C. Il n'indique que le produit/service qu'ils ont acheté et le prix brut (sans indiquer les taux de taxe exacts appliqués).
Dans le Merchant Backend, il est possible de définir si tous les clients reçoivent le reçu de paiement au lieu d'une facture complète, ou si seuls les clients privés le reçoivent et que les clients professionnels reçoivent la facture complète - selon ce qui convient le mieux à votre entreprise.
Notre système distingue les clients B2C et B2B en fonction de l'adresse de facturation enregistrée dans leur compte client.
Guide de configuration des reçus de paiement
Pour activer le reçu de paiement, les paramètres suivants doivent être définis :
1 Entreprise contractante : Activer le module
Note
Cette opération nécessite des droits d'administrateur.
Une fois activé dans l'entreprise contractante, le module est activé pour tous les clients de cette entreprise contractante, et les paramètres peuvent être ajustés pour chaque client individuellement.
Ouvrir l'entreprise contractante.
Dans la barre de navigation, cliquez sur Modules du contrat et descendez jusqu'à Reçu de paiement.
Cliquez sur Ouvrir et Activer.
2 Entreprise contractante : Activer les courriers du système et les pièces jointes au format PDF
Note
Cela peut se faire au sein de l'entreprise contractante. Si vous souhaitez des paramètres différents pour chaque client, ces paramètres peuvent être remplacés dans le client.
Dans la barre de navigation, ouvrez Paramètres de messagerie.
Dans la barre d'action, cliquez sur Modifier.
Onglet Paramètres
Recherchez le reçu de paiement et assurez-vous que la case Envoyer des e-mails dans la colonne Envoyer aux clients est cochée.
Onglet Gérer les pièces jointes PDF
Dans l'onglet Gérer les pièces jointes PDF , il est défini qui recevra le reçu de paiement.
Le cas d'utilisation le plus courant est le suivant :
Facture PDF activée pour les clients professionnels uniquement
Lorsqu'un client professionnel (B2B) achète une offre, il reçoit l'e-mail de facturation "normal" avec la facture complète en pièce jointe.PDF du reçu de paiement activé pour les clients privés uniquement
Lorsqu'un client privé (B2C) achète une offre, il reçoit un courriel contenant le reçu de paiement en pièce jointe.
2 Client : Activer les courriers du système et les pièces jointes PDF (écraser les paramètres de l'entreprise contractante)
Ouvrez le client pour lequel les paramètres de messagerie doivent être remplacés.
Dans la barre de navigation, cliquez sur Paramètres > Divers > Paramètres de messagerie.
Cliquez sur Modifier.
Si ce n'est pas déjà fait, utilisez le curseur pour écraser les paramètres de l'entreprise contractante dans ce client.
Onglet Paramètres
Recherchez le reçu de paiement et assurez-vous que la case Envoyer des e-mails dans la colonne Envoyer aux clients est cochée.
Onglet Gérer les pièces jointes PDF
Dans l'onglet Gérer les pièces jointes PDF , il est défini qui recevra le reçu de paiement.
Le cas d'utilisation le plus courant est le suivant :
Facture PDF activée pour les clients professionnels uniquement
Lorsqu'un client professionnel (B2B) achète une offre, il reçoit l'e-mail de facturation "normal" avec la facture complète en pièce jointe.PDF du reçu de paiement activé pour les clients privés uniquement
Lorsqu'un client privé (B2C) achète une offre, il reçoit un courriel contenant le reçu de paiement en pièce jointe.
3 Client : Activer l'envoi et le téléchargement des reçus de paiement
La création de reçus de paiement dans le Merchant Backend pour tous les clients (B2C et B2B) et la possibilité de télécharger les reçus de paiement dans le Self Service pour les clients privés (B2C) doivent être activées dans les paramètres de facturation de chaque client.
Important
Si cette option n'est pas activée, les reçus de paiement ne sont pas générés et stockés dans le système, et ne sont pas envoyés aux clients (même si les pièces jointes au format PDF et le courrier électronique sont activés), et les clients ne peuvent pas télécharger leur reçu de paiement dans le Self Service. Veillez donc à ce qu'elle soit activée !
Dans la barre de navigation, cliquez sur Paramètres > Finances > Paramètres de facturation.
Cliquez sur l'onglet Gestion des factures .
Cliquez sur Modifier.
Cochez la case Activer les reçus de paiement et sauvegardez.
Personnaliser les modèles de courrier d'accusé de réception de paiement (si vous le souhaitez)
Les modèles de courrier pour les reçus de paiement peuvent être personnalisés comme n'importe quel autre système de courrier, que ce soit dans l'entreprise contractante ou chez les clients individuels.
Vous trouverez ici des instructions détaillées sur la manière de personnaliser les modèles de courrier électronique : Modèles de courrier électronique
Entreprise contractante Modèles > Modèles d'e-mail | Client Modèles > Modèles d'e-mail |
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Télécharger les reçus de paiement ou les factures complètes dans le Merchant Backend et en Self Service
Les reçus de paiement et les factures complètes sont automatiquement créés pour chaque client (B2C et B2B) et peuvent être téléchargés dans le Merchant Backend.
Par exemple, si les paramètres de pièces jointes sont définis de manière que les clients privés (B2C) ne reçoivent que des reçus de paiement, et qu'un client demande la facture complète, celle-ci peut toujours être téléchargée dans le Merchant Backend et envoyée au client séparément.
Merchant Backend
Les factures et les reçus de paiement peuvent être trouvés comme d'habitude soit dans le compte client dans l'onglet Facturation , soit dans la barre de navigation Factures.
Self Service
Les clients peuvent trouver leur reçu de paiement/facture complète comme d'habitude, soit dans la page d'aperçu , soit dans l'onglet Factures à télécharger.
Si le reçu de paiement PDF est activé, ils ne peuvent télécharger que le reçu de paiement, et non la facture complète, et vice versa.
Liste de contrôle pour l'établissement des reçus de paiement
Le module des reçus de paiement de l'entreprise contractante est activé
Le courrier du système de réception des paiements est activé (soit dans l'entreprise contractante, soit chez le client).
Les PDF des reçus de paiement sont activés (soit dans l'entreprise contractante, soit dans le client).
L'envoi et le téléchargement des reçus de paiement sont activés dans les paramètres de la facture dans le client.
Si vous le souhaitez, les modèles de courrier sont personnalisés (soit dans l'entreprise contractante, soit chez le client).
Résolution des problèmes
FAQ
Comment le système sait-il qu'il s'agit d'un client privé ou d'un client professionnel ?
Le système distingue les clients B2C et B2B en fonction de l'adresse de facturation. Lors de l'ajout d'une adresse de facturation à un compte client (à la fois dans le Self Service et dans le Merchant Backend), il est possible de définir si cette adresse est une adresse professionnelle ou non. Dans le compte client, dans l'onglet Adresse de facturation, le symbole dans le coin gauche indique s'il s'agit d'une adresse professionnelle ou privée.
Adresse privée :
Adresse professionnelle :
Une facture complète est-elle créée lorsque j'ai activé le reçu de paiement pour les clients privés ?
Oui. Le système génère automatiquement des reçus de paiement et des factures complètes. Les factures complètes peuvent être téléchargées - si nécessaire - dans la vue détaillée des factures du compte client.
Nos clients privés ne reçoivent pas d'accusé de réception de paiement par e-mail, mais des factures par e-mail. Comment cela se fait-il ?
Si ce problème survient, veuillez vérifier les points suivants dans le Merchant Backend :
Vérifiez si le reçu de paiement est activé dans les paramètres de la facture.
Dans la vue des clients, cliquez sur Paramètres > Finances > Paramètres de facturation et ouvrez l'onglet Gesion des factures. La case "Activer les reçus de paiement" doit être cochée en vert si elle est activée. Si elle n'est pas encore activée, activez-la en ouvrant les paramètres en mode édition et cochez la case.Vérifier si le PDF de la facture est désactivé pour les clients privés et si le PDF du reçu de paiement est activé pour les clients privés.
Soit au sein de l'entreprise contractante, soit au sein du client - en fonction de vos préférences et de votre situation générale.
Ouvrez les paramètres de messagerie et l'onglet Gérer les pièces jointes PDF. Désactiver le PDF de la facture pour les clients privés et activer le PDF du reçu de paiement pour les clients privés.
Quelle est la différence entre un reçu de paiement et une facture complète ?
Une facture complète comprend la ventilation des taxes, c'est-à-dire que le prix brut est décomposé en prix net et en TVA. Dans la plupart des cas, cependant, ces informations irritent souvent les clients privés, qui n'en ont pas besoin. C'est pourquoi un reçu de paiement est utile pour les clients privés. Un reçu de paiement n'indique que le prix brut de ce que le client a acheté - il peut donc voir d'un coup d'œil ce qu'il doit réellement payer.