So funktioniert die nutzungsbasierte Abrechnung: von der Produkteinrichtung bis zur Gutschrift

Pläne, die diese Funktion untersützen: Growth Scale

Überblick

Dieser Artikel führt dich durch den gesamten Lebenszyklus eines Produkts mit nutzungsbasierter Abrechnung in Frisbii Billing: wie du das Produkt erstellst, es zu einem Abonnement hinzufügst und Nutzung erfasst, wie Rechnungen erstellt werden, wo die Nutzung auf der Rechnung erscheint, wie sich die Abonnementansicht ändert und wie Guthaben und Rückerstattungen funktionieren.

Nutze diesen Artikel als durchgängigen Überblick. Details zu den einzelnen Feldern findest du in den verlinkten Artikeln in den jeweiligen Abschnitten.

Hinweis

Produkte mit nutzungsbasierter Abrechnung unterscheiden sich von Add-Ons und Zusatzkosten. Add-Ons werden für eine vorab festgelegte Menge abgerechnet. Zusatzkosten sind einmalige, frei definierbare Rechnungspositionen. Produkte mit nutzungsbasierter Abrechnung berechnen die Nutzung, die während des Abrechnungszeitraums gemeldet wird, und rechnen sie im Nachhinein ab.

Der Lebenszyklus auf einen Blick

1. Du erstellst ein Produkt mit nutzungsbasierter Abrechnung im Produktkatalog.

2. Du fügst das Produkt zu einem Abonnement hinzu, entweder manuell oder automatisch, sobald zum ersten Mal Nutzung gemeldet wird.

3. Die Nutzung wird für das Abonnement erfasst, über die API oder manuell in Frisbii.

4. Am Ende des Abrechnungszeitraums fasst Frisbii die Nutzung zusammen, bepreist sie und fügt sie der Rechnung hinzu.

5. Bei Bedarf korrigierst du die Rechnung mit einer Gutschrift oder einer Rückerstattung.

Schritt 1: Produkt mit nutzungsbasierter Abrechnung erstellen

Mit dem Produkt mit nutzungsbasierter Abrechnung legst du fest, was du misst und wie die Nutzung bepreist wird.

1. Öffne den Menüpunkt Konfigurationen → Produktkatalog → Nutzungsbasierte Abrechnung.

2. Klicke auf Neu.

3. Gib Name und Handle ein, optional auch eine Beschreibung.

4. Lege im Abschnitt zur Preisgestaltung Währung, die Einheit (z. B. „GB“ oder „API-Aufruf“), Enthaltene Einheiten, Mindestgebühr, Preismodell, die Umsatzsteuer und die Nutzungsbereiche (Von – Bis) fest.

5. Wähle, wie die Nutzung am Ende des Abrechnungszeitraums berechnet wird: Summe aller Nutzungen, Maximum aller Nutzungen oder Letzte Nutzung.

6. Aktiviere optional Automatisches Hinzufügen zum Abonnement bei Nutzung aktivieren, damit das Produkt automatisch zu einem Abonnement hinzugefügt wird, sobald dafür Nutzung gemeldet wird.

7. Lege optional fest, ob Nutzungspositionen mit Nullbetrag auf der Rechnung erscheinen. Das funktioniert genauso wie die Nullbetrag-Einstellung bei Plänen.

8. Lege optional eine eigene Abrechnungsfrequenz fest: Klicke auf Weitere Optionen, wähle Abrechnungsfrequenzen aus und bestätige. Lege dann Wann möchtest du abrechnen? und Wie oft möchtest du abrechnen? fest.

9. Klicke auf Speichern.

Nutze den Preisrechner auf der Produktseite, um zu prüfen, wie dein Preismodell eine bestimmte Anzahl an Einheiten bepreist, bevor du das Produkt in Abonnements verwendest.

Hinweis

• Die Mindestgebühr fällt auch dann an, wenn im Abrechnungszeitraum keine Nutzung anfällt.

• Nutzungsbereiche akzeptieren nur ganzzahlige Einheiten.

• Der Preis eines Produkts mit nutzungsbasierter Abrechnung bezieht sich immer auf seinen eigenen Abrechnungszeitraum, nicht auf den Zeitraum des Plans.

Alle Felder und Preismodelle findest du unter Nutzungsbasierte Abrechnung.

Schritt 2: Produkt zu einem Abonnement hinzufügen

Es gibt drei Möglichkeiten, ein Produkt mit nutzungsbasierter Abrechnung zu einem Abonnement hinzuzufügen.

Beim Erstellen eines Abonnements

1. Erstelle das Abonnement und wähle den Plan aus.

2. Klicke im Abschnitt Abonnementoptionen auf Produkt mit nutzungsbasierter Abrechnung hinzufügen.

3. Wähle das Produkt mit nutzungsbasierter Abrechnung aus.

4. Lege unter Wie möchtest du mit der nicht abgerechneten Nutzung umgehen? fest, ob nicht abgerechnete Nutzung abgeschrieben oder im nächsten Abrechnungszyklus abgerechnet wird. Das ist relevant, wenn du das Produkt aus dem Abonnement entfernt hast und es innerhalb desselben Abrechnungszyklus erneut hinzufügst.

5. Wähle unter Wähle deine bevorzugte Preisstrategie zwischen Festpreis (es wird immer der aktuell gültige Preis abgerechnet), Flexibler Preis (der Preis folgt späteren Änderungen am Produktpreis) und Benutzerdefiniert (ein eigener Preis nur für dieses Abonnement).

6. Klicke auf Bestätigen.

Bei einem bestehenden Abonnement

1. Öffne das Abonnement über Abonnements oder über das Kundenkonto.

2. Klicke im Abschnitt Nutzungsbasierte Abrechnung auf Produkt mit nutzungsbasierter Abrechnung hinzufügen.

3. Wähle das Produkt aus, lege die oben beschriebenen Optionen fest und bestätige.

Automatisch, sobald Nutzung gemeldet wird

Wenn Automatisches Hinzufügen zum Abonnement bei Nutzung aktivieren beim Produkt aktiv ist, fügt Frisbii das Produkt zum Abonnement hinzu, sobald die erste Nutzung dafür gemeldet wird.

Einschränkungen

• Du kannst jedes Produkt mit nutzungsbasierter Abrechnung nur einmal zum selben Abonnement hinzufügen.

• Die Abrechnungsfrequenz des Produkts muss gleich lang oder länger als die Abrechnungsfrequenz des Plans sein und mit den Abrechnungszeiträumen des Plans übereinstimmen. Andernfalls kannst du die Konfiguration nicht speichern.

• Wenn du ein Abonnement auf einen Plan mit einer inkompatiblen Abrechnungsfrequenz umstellst, werden inkompatible Produkte mit nutzungsbasierter Abrechnung aus dem Abonnement entfernt. Frisbii warnt dich, bevor das passiert.

Schritt 3: Das Abonnement deines Kunden wird aktiv

Die nutzungsbasierte Abrechnung erfolgt nachträglich: Beim Start des Abonnements wird für die Nutzung nichts im Voraus berechnet. Während des Abrechnungszeitraums wird die Nutzung im Abonnement gesammelt. Am Ende des Abrechnungszeitraums wird die gesammelte Nutzung mit der von dir gewählten Strategie (Summe, Maximum oder letzte Nutzung) berechnet und mit dem konfigurierten Preismodell, den Inklusiveinheiten und der Mindestgebühr bepreist.

Schritt 4: Nutzung erfassen

Die Nutzung wird in der Regel von deinem System über die API gemeldet. Du kannst Nutzung aber auch manuell hinzufügen.

Nutzung manuell im Abonnement hinzufügen

1. Öffne das Abonnement.

2. Klicke auf Gemessene Nutzung hinzufügen.

3. Wähle das Produkt mit nutzungsbasierter Abrechnung aus und gib die Anzahl der Einheiten ein.

4. Gib optional ein Handle ein. Wenn du dasselbe Handle innerhalb desselben offenen Abrechnungszeitraums erneut übermittelst, gibt Frisbii den bestehenden Datensatz zurück, anstatt ein Duplikat anzulegen.

5. Gib optional Zeitraum von und Zeitraum bis ein. Diese Daten erscheinen als Leistungszeitraum auf der daraus entstehenden Rechnungsposition. Du musst beide Felder ausfüllen, und das Startdatum darf nicht nach dem Enddatum liegen.

6. Bestätige.

Dieselben optionalen Felder kannst du auch festlegen, wenn du beim Belasten einer Rechnung Nutzung hinzufügst.

Nutzung sofort mit einer Einmalrechnung abrechnen

Wenn du nicht auf die nächste planmäßige Rechnung warten möchtest, kannst du nicht abgerechnete Nutzung in eine Einmalrechnung aufnehmen:

1. Öffne das Abonnement und klicke im Feld Rechnungen auf Rechnung erstellen.

2. Klicke auf Aus Abonnement übernehmen.

3. Wähle das Produkt mit nutzungsbasierter Abrechnung aus und bestätige.

4. Lege den Leistungszeitraum für die Rechnungsposition fest.

5. Vervollständige die Rechnungsoptionen und sende die Rechnung ab.

Siehe Einmalrechnung für ein Abonnement erstellen.

So ändert sich die Abonnementansicht

Sobald ein Produkt mit nutzungsbasierter Abrechnung in einem Abonnement enthalten ist, zeigt die Detailseite des Abonnements Folgendes:

• Einen Abschnitt Nutzungsbasierte Abrechnung, in dem jedes Produkt mit einem Badge für die Preisstrategie (Festpreis, Flexibler Preisoder Benutzerdefiniert) aufgeführt ist. Aktive Produkte werden vor gelöschten Produkten angezeigt.

• Bis zu zwei Preisbereiche direkt unter dem Produktnamen. Gibt es weitere Bereiche, öffnet ein Link mehr eine vollständige Preisvorschau.

• Bei Produkten mit der Preisstrategie Festpreisoder Benutzerdefinierteine Schaltfläche zum Anzeigen, die eine schreibgeschützte Preisvorschau mit allen Einheitenbereichen, Inklusiveinheiten, der Mindestgebühr und der Steuerrichtlinie öffnet.

• Die Liste der Nutzungsdatensätze, die neuesten zuerst.

• Abgeschriebene Nutzung, als abgeschrieben gekennzeichnet und als schreibgeschützter Verlauf angezeigt. Abgeschriebene Nutzung ist nicht abrechenbar und wird bei der Rechnungserstellung nicht berücksichtigt.

Wenn der Plan eine Rechnungsverzögerung nutzt, weist ein blaues Banner im Abonnement darauf hin, dass sich Nutzung und Rechnungsbetrag noch ändern können, bevor die Rechnung abgeschlossen wird.

Schritt 5: So werden Rechnungen erstellt

Reguläre Abrechnung

Am Abrechnungsdatum fügt Frisbii die berechnete Nutzungsgebühr als Rechnungsposition zur Abonnementrechnung hinzu.

• Wenn das Produkt mit nutzungsbasierter Abrechnung die Abrechnungsfrequenz des Plans nutzt, erscheint die Nutzungsposition auf derselben Rechnung wie der Plan.

• Wenn das Produkt eine eigene Abrechnungsfrequenz hat, wird es an seinem eigenen Abrechnungsdatum auf einer separaten Rechnung abgerechnet. Fällt sein Abrechnungsdatum mit dem Abrechnungsdatum des Plans zusammen, kann es in die Rechnung des Plans aufgenommen werden.

Mit Rechnungsverzögerung

Wenn der Plan eine Rechnungsverzögerung hat, wird die Rechnung am Verlängerungsdatum mit dem Status Nicht fertiggestellt erstellt. Solange die Rechnung nicht abgeschlossen ist, kann innerhalb der Rechnungsverzögerung noch Nutzung hinzugefügt werden. Nach Ablauf der Verzögerung wird die Rechnung automatisch abgeschlossen und wechselt in den Status Ausstehend.

Wenn du die Rechnung manuell abschließt, kannst du ausstehende Nutzung sofort abrechnen. Dadurch wird die gesamte bis dahin erfasste Nutzung hinzugefügt, bevor die Rechnung abgeschlossen wird. Wenn du eine nicht abgeschlossene Rechnung stornierst, schließt Frisbii sie zuerst ab und übernimmt die Nutzung, bevor die Stornierung verarbeitet wird.

Hinweis

Die erste Rechnung eines Abonnements und Rechnungen, die nach einer Reaktivierung erstellt werden, werden nie verzögert.

Wenn das Abonnement endet

Wenn ein Abonnement mit einem Produkt mit nutzungsbasierter Abrechnung endet, wird die letzte Nutzungsgebühr abgerechnet, und für diesen letzten Abrechnungszeitraum werden eine Buchhaltungsrechnung und ein PDF erstellt.

Siehe Rechnungserstellung für einen Abonnementplan verzögern und Unterschiedliche Abrechnungsfrequenzen für Add-ons und Produkte mit nutzungsbasierter Abrechnung festlegen.

Welche Nutzung auf der Rechnung erscheint und wo

• Welche Nutzung: Es wird nur nicht abgerechnete Nutzung berücksichtigt. Nutzung, die bereits auf einer früheren Rechnung abgerechnet wurde, und abgeschriebene Nutzung sind ausgeschlossen.

• Wo: Die Nutzungsgebühr erscheint als Rechnungsposition für das Produkt mit nutzungsbasierter Abrechnung auf der Abonnementrechnung oder auf einer separaten Rechnung, wenn das Produkt eine eigene Abrechnungsfrequenz hat.

• Leistungszeitraum: Jede Rechnungsposition auf einer Abonnementrechnung, auch Nutzungspositionen, zeigt einen Leistungszeitraum. Bei Nutzungspositionen umfasst der Leistungszeitraum nur die Nutzung, die Teil der aktuellen Abrechnung ist. Bei Maximum aller Nutzungen oder Letzte Nutzung richtet er sich nach dem Datensatz, der die abgerechneten Einheiten bestimmt hat. Wenn du bei Nutzungsdatensätzen Zeitraum von und Zeitraum bis festlegst, erscheinen diese Daten auf der Rechnungsposition.

• Nullbeträge: Ob eine Nutzungsposition mit Nullbetrag auf der Rechnung erscheint, hängt von der Nullbetrag-Einstellung des Produkts mit nutzungsbasierter Abrechnung ab.

• Einmalrechnungen: Wenn du Nutzung in eine Einmalrechnung aufnimmst, legst du den Leistungszeitraum selbst fest.

Das Rechnungs-PDF zeigt Produktbeschreibungen und Zeitstempel in den Leistungszeiträumen an, wenn du unter Konfigurationen → Finanz- und Rechnungswesen → Rechnungen und Gutschriften die Optionen Produktbeschreibungen einbeziehen und Zeitstempel einbeziehen aktiviert hast.

Schritt 6: Guthaben, Gutschriften und Rückerstattungen

Guthaben auf der nächsten Rechnung

Um den Betrag zu reduzieren, den dein Kunde auf einer kommenden Rechnung schuldet, fügst du dem Abonnement im Feld Ausstehende Kosten und Guthaben ein Guthaben hinzu. Das Guthaben erscheint als negative Rechnungsposition auf der nächsten Rechnung oder an einem von dir gewählten Datum. Ist das Guthaben höher als der Rechnungsbetrag, wird der Restbetrag von künftigen Rechnungen abgezogen. Siehe Guthaben zu einem Abonnement hinzufügen.

Gutschrift und Rückerstattung zu einer Rechnung

Nutzungspositionen können wie andere Rechnungspositionen mit einer Gutschrift gutgeschrieben werden. Wenn du eine beglichene Rechnung rückerstattest, wird eine Gutschrift für deinen Kunden erstellt.

• Die Gutschrift verwendet die ursprünglichen Beträge der Rechnungspositionen.

• Rabatte im Abonnement werden auf die Gutschrift genauso angewendet wie auf die ursprüngliche Rechnung.

• Kundendaten (Name, Firma, Adresse) werden aus der ursprünglichen Buchhaltungsrechnung übernommen.

Änderungen am Abonnement

Wenn du ein Abonnement upgradest, downgradest oder kündigst, dessen Komponenten unterschiedliche Abrechnungsfrequenzen haben, berechnet Frisbii jede Komponente anteilig auf Basis ihres eigenen Abrechnungsfensters. Guthaben und Rückerstattungen werden pro Komponente berechnet und automatisch angewendet.

Hinweis

Der Titel deiner Gutschriftsdokumente ist konfigurierbar: Wähle unter Konfigurationen → Finanz- und Rechnungswesen → Rechnungen und Gutschriften zwischen „Gutschrift“ und „Stornorechnung“.