Gestion de la multi-devise dans Frisbii

Cet article parle du traitement et du paiement des transactions dans plusieurs devises. C’est une fonctionnalité Salesforce qui peut vous permettre d'accroître votre marché à l’international et de simplifier la conversion entre votre devise et celle des acheteurs, dans la mesure où la plupart d’entre eux préfèrent payer dans la devise de leur pays.

Il s’agit d’une fonctionnalité Salesforce. Nous allons voir comment cette fonctionnalité s'applique à votre environnement Frisbii.
Nous vous conseillons la lecture de cette documentation Salesforce :

Attention : une fois qu'une configuration des devises multiples est activée, elle ne peut plus être désactivée.
C'est pour cela que nous vous conseillons de lire attentivement cet article et de suivre nos consignes avant de la mettre en place.

La facturation en plusieurs devises - réflexions préalables

En général, une facture doit être payée dans la devise affichée, mais comment gérer lorsque votre client utilise une devise différente ?
Le taux de change appliqué par la banque de l’émetteur risque d’être défavorable, et si votre facture est de 100€, le règlement peut être de 95€.

Il y a plusieurs possibilités pour gérer cela (Imaginons que votre devise par défaut est l'EUR et la devise de votre client l'USD) :

Soit vous affichez vos prix dans les deux devises
Soit vous affichez vos prix en euros pour laisser le choix au client
- Dans ce cas-là, c'est au client de subir ou bénéficier du taux de change.
Soit vous affichez vos prix en dollars et vous pouvez :
- Garder les dollars, si jamais vous devez payer vous-même en dollars, ou
- Demander à la banque de les transformer en euros.

Si vous vous faites payer une facture dans une devise différente de la vôtre, il y a une incertitude sur le montant du règlement final, liée au taux de change.
Il faut être conscient de cette éventualité et prendre les mesures nécessaires en amont (CGV / négociation préalable avec vos clients étrangers).

Maintenant que vous avez pris du recul pour voir comment vous pouvez gérer cette ambiguïté, voyons ensemble l'impact de cette fonctionnalité sur les autres objets de Frisbii.

Impacts des devises multiples dans Frisbii

Voici les impacts de cette fonctionnalité Salesforce sur les objets Frisbii.

Règlement

Dès que l’option Multi-devises est activée dans l’org, la devise du règlement est automatiquement alignée sur celle de la facture. Il n’est donc pas possible d’avoir une devise de règlement différente de celle de la facture.

Flux de trésorerie

Il est possible de créer un flux de trésorerie en dollars qui est associé à des règlements en euros sur des factures en euros.

Attention : dans sa version actuelle, Frisbii ne prend pas en compte le taux de conversion entre ces objets. Ainsi, avec 1€ = $1, si vous créez un flux de trésorerie de 110 dollars, et qu’à partir de ce flux de trésorerie vous créez un règlement de 100€ sur une facture de 100 €, vous aurez sur ce flux de trésorerie un reste de $10 à attribuer, car le taux de conversion n'a pas été pris en compte.

Écritures comptables de vente (Export en 4 décimales)

À partir de la Spring'20, vous avez la possibilité d'exporter vos lignes d'écritures avec 4 décimales. Si vous utilisez la multi-devises, le nombre de décimales choisi lors de la configuration de cette fonctionnalité Salesforce est imposé également pour tous les champs précis de Frisbii.
Le choix du nombre de décimales se fait lors de la configuration de la multi-devises et il est par défaut de 2.
Voici la procédure qui vous permet de mettre le nombre de décimales à 4.

Passons maintenant à l'activation de cette fonctionnalité Salesforce et aux tests pratiques.

Tester la fonctionnalité dans votre sandbox

Puisque vous ne pouvez pas revenir en arrière suite à l'activation de la multi-devises, nous vous conseillons fortement d'effectuer ces tests dans une sandbox actualisée de type copie partielle avant de l'activer sur votre org de production. Cela vous permettra de rectifier certaines erreurs avant la mise en production.

Voici des articles Salesforce à ce sujet :

Mettons maintenant en place les devises multiples dans votre sandbox afin de les tester dans Frisbii.

Activer plusieurs devises pour votre organisation.

1. Allez dans Configuration > Informations de la société.
2. Cliquez sur la Configuration de la devise.
3. Activez la conversion de devise entre parenthèses pour vous permettre d'afficher toutes les devises que l'org va utiliser.

Attention : Si vous désactivez cette fonctionnalité, seule la devise de l'enregistrement est indiquée dans les champs de devise.

4. Cliquez sur Nouveau, pour créer la devise.
5. Choisissez Type de devise.
6. Remplissez le Taux de conversion et la Décimale.
7. Puis cliquez sur Enregistrer et Nouveau pour créer d'autres devises.

Voici l’article de Salesforce à ce sujet : Activer les devises multiples.

Configurer votre devise d’entreprise

1. Allez dans Configuration > Informations de la société.
2. Cliquez sur la Configuration de la devise.
2. Dans la liste Devises actives, cliquez sur Modifier l’entreprise.
3. Sélectionnez la nouvelle devise d’entreprise dans le menu déroulant. Seules les devises qui n’ont pas été ajoutées et qui sont actives sont disponibles.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Activer la gestion avancée des devises

1. Dans Configuration, saisissez Gestion des devises dans la case Recherche rapide, puis sélectionnez Gestion des devises. 2. Cliquez sur Activer. 3. Lorsque vous y êtes invité, sélectionnez Oui, je souhaite activer la gestion avancée des devises, puis cliquez sur Activer.

Lorsque la gestion avancée des devises est activée en premier, vos taux de change deviennent automatiquement le premier ensemble de taux de change datés.
Ces taux sont toujours valides, sauf si vous définissez un autre ensemble de taux de change.

Voici l'article Salesforce à ce sujet : Activation ou désactivation de la gestion avancée des devises.

Modifier les taux de conversion

Ces taux de change s’appliquent à tous les champs de devises utilisés dans votre org.

Voici quelques étapes pour modifier les taux :

1. Dans Configuration, saisissez Informations sur la société et cliquez sur Informations sur la société.
2. Dans la liste Devises actives ou Devises inactives, cliquez sur Modifier les taux.
3. Saisissez le Taux de conversion entre chaque devise et votre devise d’entreprise.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les taux de change datés

IMPORTANT : Actuellement les taux de change datés ne sont pas supportés par Frisbii.
Nous le prévoyons dans une prochaine version.

1. Dans Configuration, saisissez les Informations sur la société et cliquez sur Informations sur la société.
2. Dans la liste Devises actives ou Devises inactives, cliquez sur Modifier les taux.
3. Saisissez le taux de conversion entre chaque devise et votre devise d’entreprise.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Article Salesforce : Modification des taux de change datés.

Configurer le nombre de décimales

Pour configurer et choisir le nombre de décimales à utiliser pour les écritures et champs précis, veuillez suivre ces étapes :

Remarque : Le nombre est systématiquement entier de 0 à 6.

1. Dans Configuration, saisissez Informations sur la société et cliquez sur Informations sur la société.

2. Cliquez sur Configuration de la Devise.
3. Dans la section Devises actives, cliquez devant la ligne concernée sur Modifier.

4. Remplacez le chiffre 2 par le chiffre 4.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Test des fonctionnalités Frisbii

Suite à la mise en place de la fonctionnalité dans votre sandbox, voici des tests que nous vous conseillons concernant Frisbii.
Etant donné que nous venons de mettre en place les décimales, commençons avec le test de l'export des écritures, si cela vous concerne.

Vérification de la présence de la nouvelle devise dans les objets Frisbii

Ceci est un test plus général. Une fois que vous avez ajouté une nouvelle devise, vérifiez son apparition dans les objets Frisbii que vous utilisez :

L'offre,
L'abonnement,
La facture,
Le règlement,
Le flux de trésorerie

mais aussi l'opportunité, si vous facturez à partir de cet objet Salesforce.

Voici l'exemple de l'offre :

La devise entre les objets Frisbii

Selon les objets que vous utilisez, nous vous conseillons de :

Créer une nouvelle opportunité/ offre avec la nouvelle devise.
Facturer à partir de cet objet.

> La devise reste la même entre les deux objets.

Créer un nouvel abonnement avec la nouvelle devise.
Générer l'échéancier.

> Sur les factures, la devise reste la même.

Créer un règlement à partir d'une facture (ou vérifier le règlement créé par la fonctionnalité Règlements automatiques).

> Sur les règlements, la devise est également bien la même.

Vous pouvez également enchaîner ces tests.

Tester les devises appliquées à partir d'une Opportunité

À partir de l'onglet Opportunités :
- Créez une nouvelle opportunité.
- Renseignez les informations obligatoires (aussi selon votre besoin de métier).
- Modifiez la devise (par ex. de l'euro EUR à la livre britannique GBP).
- Puis, enregistrez.
Ensuite :

Créez une offre depuis cette opportunité en cliquant sur le bouton Créer Offre.
Générez une facture pour l'opportunité en cours en cliquant sur le bouton Facturer.
Créez un abonnement à partir de l'opportunité en cliquant sur le bouton Abonnement.
Générez un échéancier des factures à partir de l’abonnement.
Créez un règlement à partir de la facture.

Voici les étapes plus en détail :

Procédure

1. Créez une offre depuis cette opportunité en cliquant sur le bouton Créer offre.

2. Vérifiez que la devise reste bien la même entre l'offre et l'opportunité.

3. Générez une facture pour l'opportunité en cours en cliquant sur le bouton Facturer.

4. Vérifiez que la devise reste bien la même entre l'opportunité et la facture.

5. Créez un abonnement à partir de l'opportunité en cliquant sur le bouton Abonnement.

6. Renseignez les champs obligatoires et cliquez sur Créer l'abonnement.

7. Vérifiez que la devise reste bien la même entre l'opportunité et l'abonnement.

8. À partir de l'abonnement, cliquez sur Générer échéancier pour créer des factures.
9. Vérifiez la devise sur une facture d'exemple.
10. Ensuite, vous pouvez créer un Règlement à partir de la facture.

11. À partir du règlement, vous pouvez créer un Flux de trésorerie à partir de la liste associée.

Attention : Dans les versions actuelles de Frisbii, la devise du paiement n'est pas appliquée sur le flux de trésorerie dans le scénario des multiples devises.

Tester les devises appliquées à partir d'une Offre

À partir de l’onglet Offre :

Créez une nouvelle offre.
Renseignez les informations obligatoires (aussi selon votre besoin de métier).
Modifiez la devise (par ex. de l'euro EUR à la livre britannique GBP).
Puis, enregistrez.

Ensuite :

Générez une facture à partir de l'offre en cours en cliquant sur le bouton Facturer.
Créez un abonnement à partir de l'offre en cliquant sur le bouton Abonnement.
Générez un échéancier des factures à partir de l’abonnement.
Créez un règlement à partir de la facture.

Voici les étapes plus en détail :

Procédure

1. Créez une Offre à partir de l'onglet Offre en renseignant la Raison Sociale, le compte et la devise (par ex. GBP).

2. Cliquez sur le bouton Facturer.

3. Cliquez sur Valider dans la page Génération de la facture pour l'offre encours.

4. Vérifiez que la facture reprend bien la devise indiquée dans l'offre.

5. À partir de la facture, vous pouvez créer le règlement (si vous n'utilisez pas la fonctionnalité Règlement automatique) en cliquant sur Nouveau à partir de la liste associée.
6. Mettez le montant, la date et sélectionnez la devise concernée.
7. Enregistrez.

Écritures comptable de vente (Export en 4 décimales)

Voici les articles de notre base de connaissances liés à cette fonctionnalité :

Concentrons-nous ici sur le test d'export.

Pour rappel : Avant de tester, veuillez suivre cette procédure qui vous permet de mettre par défaut le nombre de décimales sur 4.

Dès que la modification est faite, il faut ensuite regénérer de nouvelles écritures qui reprennent la mise à jour de ces décimales, afin que les montants précis des écritures comptables soient pris en compte dans l'export.
Voici l'article qui explique l'export des écritures : Les Écritures comptables de vente - Export.

Voici les fonctionnalités qui ne sont pas encore disponibles

La fonctionnalité Multi-devises avancée vous permet d'utiliser les devises datées. Actuellement cette fonctionnalité n'est pas encore supportée par Frisbii.

Pour créer la devise datée :

Procédure

1. Allez dans Gestions des devises.
2. Cliquez sur Activer les paramètre avancées des devises.

3. Puis, cliquez sur Gestion des taux de change datés.

4. Dans Taux de change daté, cliquez sur Nouveaux taux de change.

5. Dans le champ Date de début, mettez la Date.

6. Enregistrez.

Lorsque la nouvelle fonctionnalité sera disponible :

a) Vous pouvez par ex. créer une nouvelle Facture ex-nihilo pour vérifier que la bon taux est pris en compte.

b) Pour vérifier que l'ancien taux est bien conservé sur les factures créées à partir d'une offre avec l'ancien taux :