Panneau d'Administration Frisbii

L'accès au panneau d'administration

Pour accéder au panneau d'administration :

Procédure

1. Cliquez sur le lanceur d'application.
2. Tapez Administration et cliquez sur Administration Frisbii.

Paramètres > Paramètres système

Cette partie de l'onglet Administration vous permet de configurer les paramètres suivants:

Quel champ est utilisé comme champ TVA par défaut dans les postes d'opportunité
Le nombre de lignes de factures pris en compte par la génération d'abonnement
Le nombre de postes d'abonnements à grouper lors d'un groupement d'abonnement
L'activation de la proratisation en année commerciale
L'activation de la conservation des factures pré-validées lors de la regénération de l'échéancier (contexte abonnement)
L'activation de l'interdiction de l'appel des batchs du "generic rollup"
L'activation de cocher par défaut le champ "Adresses identiques" sur tous les comptes

Champ TVA par défaut dans poste d'opportunité	L'opportunité est un object Salesforce et non pas un object Frisbii. Pour le bon fonctionnement de la gestion de la TVA, il faut définir quel champ doit être utilisé par les déclencheurs Frisbii pour calculer et reprendre le bon taux de TVA de l'opportunité sur d'autres objets Frisbii.
Scope de la génération d'abonnements	Permet de fixer le seuil de lignes de facture traitées en synchrone lors de la génération de l'échéancier. Voici un article à ce sujet : Abonnements - Génération de l’échéancier de facture en asynchrone.
Scope de groupement d'abonnements	Permet de fixer le seuil de postes d'abonnements à grouper lors du groupement des abonnement. Pour plus d'information: Abonnements - Facturation groupée de plusieurs abonnements (beta)
Activer la proratisation en année commerciale	Définit la base de calcul par défaut. Voici des articles à ce sujet : Abonnements - La période civile de numérotation (365j). Abonnements - La proratisation automatique
Conserver les factures pré-validées lors de la regénération de l'échéancier	Les factures en brouillon se regenère automatiquement lors de la génération de l'échéancier de l'abonnement. Pour éviter une perte d'information sur les factures pré-validées, vous pouvez exclure ses factures de la suppression. Pour savoir plus sur cet état des factures: Abonnements - La pré-validation des factures
Interdire l'appel des batchs du Generic Rollup	A la création et la modification d'une facture, des champs du type récapitulatif de cumul sont recalculer sur les objets Compte, Opportunité, Offre et Abonnement Ces calculs régulier peuvent causer des problèmes de performance. L'activation de la case évite l'actualisation de ces cumuls d'une manière systématique, ce qui peut fausser les informations de récapitulatif sur les autres objets.
Coche par défaut Adresses identiques sur tous les comptes	Par défaut, l'adresse de livraison et l'adresse de facturation sont affichées sur les PDF des factures. Ceci est une obligation de la loi, si les deux adresses ne sont pas les mêmes. Pour éviter l'affichage des deux adresses similaires, vous pouvez cocher cette case. Cela vous évite également, de renseigner les adresses de livraison sur l'objet compte, si cela ne correspond pas à votre cas de métier.

Automatisations - Les champs de contrôle

Les champs de contrôle permettent de définir les conditions sur lesquels s'appuient les batch apex planifiables pour identifier les enregistrements à traiter.
Voici un article qui englobe plus d'informations à ce sujet : Automatisation - Mettre en place les automatisations dans Frisbii.

Champ de contrôle pour auto-émission des factures	Permet au batch planifiable MarkInvoiceForAutoIssue d'identifier les factures à émettre. Voici un article à ce sujet : Automatisation - Emission des factures.
Champ de contrôle pour auto-relance des factures	Permet au batch planifiable MarkInvoiceForAutoReminder d'identifier les factures à relancer. Voici un article à ce sujet : Automatisation - Relance : Ajout des champs.
Champ de contrôle pour renouvellement auto des abonnements	Permet au batch planifiable SubscriptionAutoRenewal d'identifier les abonnement à renouveler.
Champ de contrôle pour résiliation auto des abonnements	Permet au batch planifiable SubscriptionAutoTermination d'identifier les abonnement à interrompre.
Champ de contrôle pour fin auto des abonnements	Permet au batch planifiable SubscriptionAutoEnd d'identifier les abonnement à passer au statut "Terminé".
Champ de contrôle pour activation auto des abonnements	Permet au batch planifiable SubscriptionAutoActivate d'identifier les abonnement à passer au statut "Activé".
Champ de contrôle pour auto-facturation des offres	Permet au batch planifiable MarkOfferForAutoInvoicing d'identifier les offres où cocher "auto facturation". Voici un article à ce sujet : Automatisation - Génération des factures à partir des Offres.
Champ de contrôle pour auto-facturation des opportunités	Permet au batch planifiable MarkOpportunityForAutoInvoicing d'identifier les opportunités où cocher "auto facturation". Voici un article à ce sujet : Automatisation - Génération des factures à partir des Opportunités.

Verrouillage - Les options de déverrouillage

La section Verrouillage permet de sécuriser les données factures/ avoirs à l’émission:

Verrouiller les factures/avoirs émis	Déclenche le verrouillage des factures/ avoirs à l'émission.
Activer le nommage automatique des factures/avoirs émis	Permet d'activer le nommage automatique des factures/ avoirs à l’émission.
Interdire la modification du numéro de facture/avoir dans la raison sociale	Bloque la modification du numéro de facture/ avoir depuis la Raison Sociale, permet le respect de la nomenclature des numéros de factures par ordre croissant.
Interdire le nommage manuel des factures/avoirs	Bloque le nommage manuel des factures/ avoirs à l’émission.
Interdire la modification de la périodicité de numérotation sur raison sociale ou période	Bloque la modification de la périodicité de numérotation sur la Raison Sociale ou période.

Gestion des PDF dans Fichiers

Cette partie de l'onglet Administration permet d'activer la sauvegarde des PDFs dans Fichiers.

Salesforce Fichiers

Personnalisez les présentations de page pour inclure la liste associée Fichiers afin de présenter aux utilisateurs la liste des fichiers associés à un enregistrement.

Dans l'onglet Fichiers, organisez et accédez à vos fichiers.
Utilisez Salesforce Fichiers pour partager et collaborer sur des fichiers, stocker des fichiers en privé, gérer les mises à jour de versions et suivre les fichiers qui sont importants pour vous.

Voici un article Salesforce à ce sujet Salesforce Files pour plus d'informations.

Attention :
Par défaut, tous les PDFs sont stockés dans Salesforce Documents et non pas dans Fichiers.
Cet article Salesforce montre les différences entre les deux options de stockage.

Important :
Jusqu'à la version Spring ‘20 inclus :

(1) Les PDFs d'offre stockés dans Fichiers sont sauvegardés dans la bibliothèque avec l'ID Salesforce qui est la première par ordre alphabétique.
(2) Les PDFs de facture sont stockés dans la bibliothèque Factures, et si l'utilisateur n'a pas le droit d'y accéder, les PDFs sont stockés dans Mes fichiers.

Salesforce Documents

Permet de stocker des fichiers sans les joindre à des enregistrements.
Chaque document stocké dans la bibliothèque de documents réside dans un dossier.
Les attributs du dossier en déterminent l’accessibilité et celle des documents qu’ils contiennent.
Document n’est accessible qu’en interface Classic.

Les options dans l'Administration

Activer la sauvegarde des abonnements PDF dans Fichiers	Enclenche la sauvegarde des fichiers PDF générés depuis un enregistrement d’Abonnement dans l'onglet Fichier.
Activer la sauvegarde des offres PDF dans Fichiers	Enclenche la sauvegarde des fichiers PDF générés depuis un enregistrement d'Offre dans l'onglet Fichier.
Activer la sauvegarde des factures PDF dans Fichiers	Enclenche la sauvegarde des fichiers PDF générés depuis un enregistrement de factures dans l'onglet Fichier.
Activer l'export des PDF depuis Fichiers	Activer l'export en masse des factures PDF en vue de liste via un bouton Frisbii Voici un article à ce sujet.

Licence & Licences de fonctionnalité

Ces onglets servent à afficher les licences Frisbii attribues aux utilisateurs de votre org ainsi que les licences de fonctionnalité auxquelles vous avez souscrit. Cela vous permet d'anticiper des besoins futurs.

Externalisation Frisbii

Pour les clients qui ont besoin de facturer un gros volume de factures à envoyer dans un temps donnée, externaliser les PDF sur une solution externe permet de répondre à cette exigence. Cela permet de contourner les limites de Salesforce en terme de temps de traitement.
Dans ce cas là, lors de votre facturation la génération automatique de vos PDF (via Frisbii) ne se fera pas dans Frisbii. Les informations du PDF Frisbii seront envoyées aux services externes pour traitement.
Cette connection externe ne fait pas partie des services inclut dans votre abonnement Frisbii.

Contrôle pour création automatique des PDF après émission de la facture	Une fois cette case cochée, les PDFs de facture ne sont pas générées directement. Ils restent en attente d'une action externe (comme la signature électronique).
Champ de contrôle pour création externaliser de PDF de facturation	Champs destiner a contenir une valeur signalant l'attente d'une prise en charge depuis la plateforme externe.
Scope du batch pour création externaliser de PDF de facturation	Pour gérer le flux de donnée envoyé aux services externes.

Outils > Répartitions périodiques

La répartition périodique consiste à répartir la valeur d'une ligne de facture sur les mois couverts par cette ligne, en créant une ligne de répartition périodique pour chaque mois.
La valeur se répartit de manière proratisée, en fonction de la Date de début et de la Date de fin.
Dans Frisbii, la répartition périodique est un objet enfant de ligne de facture.

Pour plus d'information à ce sujet:

Mise à jours en masse des modes de paiement sur factures brouillons

Cet interface s'adresse aux entreprise qui utilise le mode de paiement Stripe. Pour une explication en détail de ces options, veuillez lire cet article Actualisez la liste de sélection mode de paiement sur tous les objets.