L'équipe ADV de DreamHouse a bien aimé la formation sur le dépôt sur Chorus Pro. Etant donné qu'il s'agit d'une connexion avec une plateforme externe, ils demandent à D'Angelo, l'administrateur Salesforce et Frisbii, comment ils peuvent garder un oeil sur le bon fonctionnement de la solution et anticiper la gestion des erreurs de connexion. C'est dans l'intérêt de D'Angelo de les former également à ce sujet pour les rendre autonomes.
Les rapports et les vues de liste de l'application sont très accessibles pour les utilisateurs non techniques. D'Angelo s'assure de leur fournir une explication des erreurs potentielles et un guide qui permet leur traitement rapide.
Afin de suivre le dépôt de factures sur Chorus Pro, deux rapports sont fournis ainsi que des vues de listes de l'objet Dépôt.
Vues de liste sur l'objet Dépôt
Regardons d'abord les trois vues de liste qui sont à votre disposition :
Voici comme exemplaire la vue de liste Dépôts réussis disponible à partir de l'onglet Dépôts de l'application Chorus - Frisbii Extension :
Dépôts en attente
Usage : Gardez une vue d'ensemble sur les dépôts à traiter. Cette vue vous permet notamment de savoir si toutes vos factures éligibles pour Chorus ont été traitées.
Filtres : Cette vue filtre sur le champ Status Code et la valeur deposit-ready, ce qui signifie Prêt pour dépôt. Elle liste donc les factures conformes, en attente de la prochaine connexion pour être envoyées. Ces factures ne doivent pas être de plus de 2 jours, sinon cela signifie que la connexion à Chorus est en erreur car elles auraient déjà du être récupérées.
Champs : Les colonnes affichées sont :
Dépôts, Code Service, Numéro de commande, ID flux Chorus, Status Code, IDs des pièces jointes; Facture PDF ID, Date de création.
Dépôts en erreurs
Usage : Ne perdez pas de vue les dépôts en erreur à traiter.
Filtres : Ce vue filtre sur le champ Status Code et les valeurs
flux-status-rejected : C'est Chorus Pro qui renvoie un message pour dire que le dépôt est rejeté à cause d'informations obligatoires erronées ou si la facture est en doublon (déjà déposée).
flux-status-max-retry-reached : Après trois tentatives de dépôt de la facture sur Chorus Pro, le flux de connexion de Chorus Pro stoppe les tentatives.
deposit-max-retry-reached : Après trois essais d'intégration, suite à un statut deposit API error, le connecteur de Neovacom s'arrête.
deposit-invalid-data : La donnée n'est pas correcte (Nom de pièce jointe trop long, numéro d'engagement (numéro de commande) trop long).
Champs : Les colonnes affichées sont :
Dépôts, Code Service, Numéro de commande, ID flux Chorus, Status Code, IDs des pièces jointes; Facture PDF ID, Date de création.
Dépôts réussis
Usage : Basez la suite du traitement des factures sur cette vue de liste. Toutes ces factures listées ici sont disponibles maintenant sur la plateforme Chorus pro.
Filtres : Cette vue filtre sur le champ Status Code et la valeur flux-status-integrated ainsi que Etat final du dépôt et la valeur Flux Intégré, ce qui signifie dans les deux cas Dépôt sur Chorus terminé.
Champs : Les colonnes affichées sont :
Dépôts, Code Service, Numéro de commande, ID flux Chorus, Status Code, IDs des pièces jointes; Facture PDF ID, Date de création.
Tableau de bord : Suivi Chorus
Si vous préférez les rapports aux vues de liste ou si vous souhaitez de recevoir les notifications des rapports par email, vous pouvez passer par ce tableau de bord et ces quatre rapports.
Suivi des dépôts Chorus
Affichage dans le tableau de bord Suivi Chorus :
Usage : Gardez une vue d'ensemble sur les activités de l'application.
Rapport sous-jacent : Suivi des dépôts Chorus (même affichage que sur le tableau de bord)
Type de rapport : Dépôts avec Facture
Colonnes du rapport : Dépôts, Nom de la facture, Mise en dépôt, Compte, ID flux Chorus, Raison Sociale
Filtres : Toutes les dépôts, Date d'émission : Mois en cours et précédent
Groupé par (lignes) : Etat final du dépôt
Dépôts Chorus réussis ce mois
Affichage dans le tableau de bord Suivi Chorus :
Usage : Ce rapport vous permet - comme la vue de liste Dépôts réussis de savoir quel dépôt est à traité sur Chorus Pro.
Rapport sous-jacent : Dépôts Chorus réussis ce mois
Type de rapport : Dépôts avec facture
Colonnes du rapport : Dépôts, Nom de la facture, Etat final du dépôt, Compte, ID flux Chorus, Raison Sociale
Filtres : Toutes les dépôts, Date d'émission : Mois en cours et précédent, Etat final du dépôt : Flux Intégré
Rappel : Flux Intégré = Chorus a récupéré le dépôt et a déposé la facture sur la plateforme Chorus.
Groupé par (lignes) : Status Code
Etat des dépôts Chorus
Affichage dans le tableau de bord Suivi Chorus :
Usage : Ici nous avons une vue des dépôts générés par statut et par date de facture :
Brouillon : La facture a généré un dépôt, mais il manque des informations obligatoires. Le champ Réponse mentionne les informations omises. Cet enregistrement ne sera pas récupéré par Chorus.
Prêt pour dépôt : La facture a généré un dépôt avec toutes les informations requises. L’external API est donc prêt à être déposé et est en attente de récupération par Chorus.
Erreur : Chorus Pro a tenté de récupérer le dépôt, mais est tombé en erreur. Le champ Retour Technique indique la cause de l’erreur.
Flux Intégré : Chorus a récupéré le dépôt et a déposé la facture sur la plateforme Chorus.
Rapport sous-jacent : Etat des dépôts Chorus (même affichage que sur le tableau de bord)
Type de rapport : Dépôts avec Facture
Colonnes du rapport : Dépôts, Nom de la facture, Mise en dépôt, Compte, ID flux Chorus, Raison Sociale
Filtres : Toutes les dépôts, Date d'émission : Mois en cours et précédent
Groupé par (lignes) : Etat final du dépôt
Erreurs de dépôts sur Chorus
Affichage dans le tableau de bord Suivi Chorus :
Usage : Ce rapport regroupe les factures en erreur selon la dénomination de l’erreur. Il vous permet de traiter les erreurs survenues sans perdre du temps à la recherche des dépôts en erreur.
Rapport sous-jacent : Erreurs de dépôts sur Chorus (même affichage que sur le tableau de bord)
Type de rapport : Dépôts avec Facture
Colonnes du rapport : Dépôts, Nom de la facture, Etat final du dépôt, Facture PDF ID, Etat de la facture, Tech Error
Filtres : Toutes les dépôts, Date d'émission : Mois en cours et précédent, Status Code différent de deposit-succeded, flux-status-integrated et deposit-ready (donc tous les Status Code en erreur), Tech Error non vide,
Gestion des erreurs
Très bien, vous savez maintenant comment piloter les dépôts sur Chorus Pro. Envisageons maintenant le traitement des messages d'erreurs.
Les erreurs peuvent survenir à trois moments du processus :
Au niveau de la génération des dépôts (External API)
Les erreurs qui surviennent lors de la génération des dépôt sont pour la plupart liées aux informations obligatoires qui sont manquantes ou mal renseignées. Pour avoir plus de détail vous pouvez vérifier le champ À corriger sur l'objet Dépôt.
Plus concrètement :
Au moins l'un des champs obligatoires n'est pas rempli :
Code Service | Texte(150) | Champ de la facture (ou du compte ou de la donnée comptable), repris par le batch automatique dans l'enregistrement de dépôt |
Compte | Référence(Compte) | Champ de la facture, repris par le batch automatique dans l'enregistrement de dépôt |
Etat de la facture | Texte(255) | Champ de la facture, repris par le batch automatique dans l'enregistrement de dépôt |
Facture PDF | Référence(Facture PDF) | Lien vers le PDF déposé |
Montant Net à payer | Devise(14,4) | Champ de la facture, repris par le batch automatique dans l'enregistrement de dépôt |
Montant TTC | Devise(14,4) | Champ de la facture, repris par le batch automatique dans l'enregistrement de dépôt |
Numéro de commande | Texte(150) | Champ de la facture (ou du compte ou de la donnée comptable), repris par le batch automatique dans l'enregistrement de dépôt |
SIRET Client | Texte(255) | Le SIRET du destinataire de la facture |
SIRET Raison Sociale | Texte(255) | Le SIREN + NIC de l'émetteur de la facturation (définit dans l'objet Raison sociale) |
Réf Marché | Texte(150) | Numéro de commande |
Mode de paiement | Texte(255) | Champ de la facture, repris par le batch automatique dans l'enregistrement de dépôt |
Au niveau de la récupération automatique des enregistrements par l’API de Docoon
Comme évoqué plus tôt dans cette documentation, toutes les erreurs préfixées deposit- proviennent de l'API de Neovacom. Voici la liste :
deposit-max-retry-reached
Explication : Après trois essais d'intégration, suite à un statut deposit API error, le connecteur de Neovacom arrête les tentatives de connexion.
Comment traiter ce message : Il faut traiter l'erreur à l'origine du problème. Regardez dans le champ Tech Error de l'objet Dépôt qui vous donne plus d'information. Il pourrait indiquer par ex. 401 : Erreur d’authentification.
Comment éviter ce problème dans le futur : dans le cas de l'erreur 401, par exemple : tous les 14 mois il faut modifier le mot de passe sur Chorus Pro, c'est quelque chose que vous pouvez anticiper. Il vous faut communiquer le nouveau mot de passe au support Frisbii afin de ne pas rompre la connexion avec Docoon.
deposit-invalid-data
Explication : La donnée n'est pas correcte, soit le nom de la pièce jointe est trop long soit le numéro d'engagement (numéro de commande) est trop long.
Comment traiter ce message : Vérifiez les deux noms et veillez que
le nom des pièces jointes ne dépasse pas 50 caractères et
le Numéro de commande (= numéro d'engagement / numéro de commande) ne dépasse pas 50 caractères
Comment éviter ce problème dans le futur : Formez vos équipes à bien respecter les limites imposées par la plateforme Chorus Pro. Affichez ces limites pour les premiers jours d'une manière visible sur les bureaux des utilisateurs.
Au niveau du retour de la plateforme
Le champ Retour technique vous renseigne sur les erreurs remontées par Chorus Pro, voici une liste des erreurs et leurs explications :
400 : Une erreur est survenue lors du dépôt sur Chorus Pro.
Message : Sending to Chorus failed (1/3 tries) with cause: 400 : Une erreur est survenue lors du dépôt sur Chorus Pro. Veuillez vérifier les données de cette facture.
Explication : Comme indiqué plus haut, il manque une ou plusieurs informations sur la facture ou les informations sont erronées, voici quelques règles à respecter :
Le champ Code service doit être alphanumérique*
Le nom du service Code service ne doit pas dépasser 100 caractères.
La taille d’une PJ est limitée à 4 Mo.
Le nom d'une PJ Nom PJ ne doit pas dépasser 50 caractères.
La taille du dossier de facturation est limitée à 120 Mo.
Le champ Nom (raison sociale) ne doit pas dépasser 99 caractères.
La Date d’émission de la facture doit être antérieure ou égale à la date de dépôt de la facture dans le portail.
La taille du nom du fichier hors extension ne doit pas excéder 35 caractères.
* Les caractères alphanumériques sont un sous-ensemble de caractères qui comprennent les alphabétiques représentant les lettres minuscules et majuscules, ainsi que les caractères numériques comprenant les chiffres arabes.
Pour connaître plus de restrictions : Annexe message d'erreur - Communauté Chorus Pro.
Contrôles sur les informations obligatoires d'une facture :
Champ obligatoire : Le motif d’exonération TVA (DemandePaiement.motifExonerationTva.code) si typeTva vaut « EXONERATION ».
Si le destinataire indique, au niveau de son paramétrage, que le numéro de marché ou de bon de commande est obligatoire au niveau de la structure (StructurePublique.gestionNumeroEj =TRUE), alors le système contrôle qu’au moins le numéro de marché ou de bon de commande est renseigné.
Si le destinataire indique, au niveau de son paramétrage, que le numéro de marché ou de bon de commande est obligatoire au niveau du service (Service.NumeroEj = TRUE), alors le système contrôle qu’au moins le numéro de marché ou de bon de commande est renseigné.
Si le destinataire indique, au niveau de son paramétrage, que soit le code service soit le numéro d'engagement est obligatoire au niveau du service(Structure.gestionNumeroEjOuCodeService = TRUE), alors le système contrôle la présence du numéro de marché ou de bon de commande si le service n’a pas été renseigné.
Champ obligatoire : le code du service exécutant (DemandePaiement.destinataire.codeService) si le destinataire le demande
Pour connaître plus des contrôles : Dossier de spécifications externes de la solution mutualisée-CPP 2017 [V3.22]
Astuce : Cherchez Tableau des erreurs (CTRL+F).
Comment traiter ce message : (1) Vérifiez le champ À corriger de l'enregistrement du dépôt ainsi que les données de la facture erronée et sur les données comptables liées. (2) Supprimez le dépôt lié à la facture et (3) corrigez la facture.
Si lié aux pièces jointes : Vérifiez la taille de chaque PJ, la taille de l'ensemble des PJ et les noms des PJ.
Pour rappel :
La taille d’une PJ est limitée à 4 Mo.
Le nom d'une PJ Nom PJ ne doit pas dépasser 50 caractères.
La taille du dossier de facturation est limitée à 120 Mo.
Une fois les erreurs corrigées et l’enregistrement d’External API (Dépôts) supprimé, le batch de génération des External API va générer un nouvel enregistrement portant les informations corrigées de la facture. Celui-ci sera créé avec le le champ Etat final du dépôt à Prêt pour dépôt, et la facture sera déposée lors de la prochaine récupération.
Comment éviter ce problème dans le futur : Vous pouvez rendre les champs obligatoires sur la facture ou créer des règles de validation pour ce faire. Pensez à former vos utilisateurs aux contraintes de la plateforme Chorus Pro.
401 : Erreur d’authentification
Message : Sending to Chorus failed (1/3 tries) with cause: 401 : Erreur d’authentification. Veuillez vérifier les paramètres d’accès de votre utilisateur technique, notamment si le mot de passe a expiré (renouvellement tous les 14 mois).
Explication : La connexion avec Chorus Pro n'a pas pu être établie avec les paramètres d'accès donnés.
Comment traiter ce message : Il faut renouveler tous les 14 mois le mot de passe de votre utilisateur technique dans Chorus. Veuillez vérifier les paramètres d’accès, notamment si le mot de passe a expiré.
> UTILISATEURS API : COMMENT CHANGER VOTRE MOT DE PASSE TECHNIQUE ?
Comment éviter ce problème dans le futur : Vous ne pouvez pas paramétrer cela autrement dans Chorus, mais vous pouvez vous mettre un rappel dans votre calendrier pour effectuer le changement de mot de passe et communiquer le nouveau au support Frisbii.
404 : L'appel API est introuvable.
Message : The request to get the resource at ‘/services/data/v48.0/sobjects/Document/0686N00000I3UO0QAN’ failed with error: 404 Not Found.
Explication :
Il y a deux possibilités :
(1) La connexion avec Chorus Pro n'a pas pu être établie.
(2) Le lien n'est pas valable car l'ID 0686N00000I3UO0QAN est un ID d'un document Fichier, mais le connecteur de Neovacom attend une ID de Documents et non pas de Fichier.
Comment traiter ce message :
(1) Passez manuellement le Status Code du dépôt à deposit-ready. Si le dépôt est pris en charge pendant les 2 minutes qui viennent, il n'y a pas d'erreur de connexion.
(2) Vérifiez l'ID PDF du dépôt, si l'ID commence avec 06 ou avec 01.
Attention : Dans les deux cas, vous pouvez ouvrir une requête au support Frisbii, indiquant ce que vous avez déjà analysé ainsi que le texte du message d'erreur, en donnant un accès de support à votre org de production.
407 : Proxy Authentication Required
Message : This server could not verify that you are authorized to access the document requested. Either you supplied the wrong credentials (e.g., bad password), or your browser doesn't understand how to supply the credentials required.
Explication : Il s'agit généralement d'une erreur provenant de pièces jointes volumineuses (+ de 5 Mo).
Comment traiter ce message : Essayez de découper les pièces jointes ou les compresser pour limiter leur poids.
Comment éviter ce problème dans le futur : Formez vos utilisateurs pour éviter ce genre d'erreur.
415 : Le serveur Chorus ne peut traiter la requête envoyée.
Explication : Le dépôt sur Chorus a échoué, car il y a des informations non présentes dans l'en-tête de la requête ou mauvais paramétrage de ces informations.
Comment traiter ce message :
(1) Si vous supprimez l'enregistrement de dépôt, la prochaine tâche planifiée de création prendra en charge la facture éligible, ce qui réinitialisera également l'envoi.
(2) Si le problème persiste, vérifiez à nouveau les informations obligatoires sur la facture et si ces règles sont respectées :
Le champ Code service doit être alphanumérique*
Le nom du service Code service ne doit pas dépasser 100 caractères.
La taille d’une PJ est limitée à 4 Mo.
Le nom d'une PJ Nom PJ ne doit pas dépasser 50 caractères.
La taille du dossier de facturation est limitée à 120 Mo.
Le champ Nom (raison sociale) ne doit pas dépasser 99 caractères.
La date d’émission de la facture Date d’émission de la facture doit être antérieure ou égale à la date de dépôt de la facture dans le portail.
La taille du nom du fichier hors extension ne doit pas excéder 35 caractères.
* Les caractères alphanumériques sont un sous-ensemble de caractères qui comprennent les alphabétiques représentant les lettres minuscules et majuscules, ainsi que les caractères numériques comprenant les chiffres arabes.
(3) Contactez le support Frisbii en donnant accès à votre org de production, en leur indiquant toutes les pistes que vous avez déjà tentées ainsi que le texte du message erreur.
Comment éviter ce problème dans le futur : Donnez la liste des règles à respecter à vos utilisateurs ADV.
500 : Une erreur interne du serveur Chorus est survenue lors du traitement de votre requête.
Explication : Le serveur Chorus était temporairement indisponible.
Comment traiter ce message : Veuillez supprimer l'enregistrement du dépôt pour réinitialiser l'envoi.
Comment éviter ce problème dans le futur : Vous ne pouvez pas anticiper ce genre d'erreur.
502 : Bad Gateway
Explication : Problème sur le réseau internet, qui peut être dû à la taille des PJ, si elles mettent trop de temps à être traitées par Chorus Pro. Cette erreur pourrait aussi être liée à un souci de connexion réseau.
Comment traiter ce message :
(1) Vérifiez votre connexion Internet.
(2) Vérifiez la taille des PJ.
(3) Remplacez les pièces jointes si nécessaire.
(4) Veuillez supprimer l'enregistrement du dépôt pour réinitialiser l'envoi.
Comment éviter ce problème dans le futur : Vous ne pouvez pas anticiper ce genre d'erreur.