Axel, l'assistant ADV de Cloud Kicks, a un souci. Il a émis et envoyé une facture erronée à un client, et il ne sait plus comment réparer la situation. Sa première réaction est de contacter Linda pour comprendre comment il doit agir dans ce cas-là.
Linda demande à Mary de les rejoindre afin d'apprendre à Axel l'impact et les limites d'un avoir dans Frisbii, et en règle générale.
Qu'est-ce qu'un avoir ?
Un avoir, aussi appelé note de crédit, est un document que transmet un vendeur à son client, suite à une facturation incorrecte ou lors du remboursement d'un achat. Il correspond à une facture négative.
L'avoir permet d'annuler partiellement ou totalement une facture précédemment émise ; ce qui fait qu'une facture spécifique doit être liée à l'avoir. Pour votre client et pour vous, l'avoir permet d'attester de l'annulation totale ou partielle de la facture initiale, que celle-ci ait été payée ou non.
Frisbii vous permet d'annuler une facture émise grâce à la création d'une facture de type avoir.
Ceci ne supprime pas la facture et celle-ci doit donc toujours être comptabilisée.
Les sous-types d'avoir disponibles dans Frisbii
Quatre sous-type d'avoir sont disponibles dans Frisbii :
Remise additionnelle: il s'agit d'une réduction faite a posteriori sur une vente, en fonction de l'importance de celle-ci ou de la relation avec le client. Ainsi, une réduction supplémentaire pour raison commerciale peut être faite après l'émission de la facture. Dans ce cas, il faut créer une facture de Type Avoir et de Sous-type Remise additionnelle.
Escompte: c'est une réduction accordée à un client qui paie au comptant ou dans les délais convenus. L'escompte est calculé sur le montant brut HT de la facture. De ce fait, si l'escompte est accordé après l'établissement de la facture, il est nécessaire d'enregistrer l'avoir qui correspond à cet escompte.
Remboursement: remboursement partiel sur une facture (indisponibilité d'un produit par exemple).
Annulation: utilisée pour annuler une facture sur le plan comptable, puisque sa suppression est interdite.
Il est possible d'ajouter des sous-types, en suivant la procédure suivante :
Procédure
1. Allez dans Configuration > Gestionnaire d'objet > Facture.
2. Cliquez sur Champs et relations.
3. Ouvrez le champ Sous-type.
4. Dans la section Valeurs, cliquez sur le bouton Nouveau.
5. Ajoutez les valeurs de sous-types souhaitées.
6. Enregistrez.
7. Cliquez à nouveau sur Champs et relations.
8. Cliquez sur le bouton Dépendances de champ.
9. Cliquez sur Modifier.
10. Ajoutez les valeurs dans la liste de type Avoir.
11. Enregistrez.
Les valeurs ajoutées seront ensuite disponibles dans la liste de sélection Sous-type, à la création d'un avoir.
Champs repris entre une facture et un avoir
Lors de la génération d’une facture de type avoir depuis une facture, les champs standards sont repris, ce qui n'est pas le cas des champs personnalisés.
Facture > Avoir | Ligne de facture > Ligne d'avoir |
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Limites d'un avoir
Le Code du Commerce interdit de supprimer une facture : la création d'un avoir est la seule solution pour annuler une facture vis-à-vis de votre client. La facture initiale doit tout de même être comptabilisée, et son numéro de chronologie ne peut pas être modifié ou réutilisé (le champ Référence est verrouillé).
Ainsi, si vous avez émis une facture dans le futur et que vous êtes bloqué par l'application, le fait de créer un avoir ne vous débloquera pas. Dans tous les cas, vous ne pourrez pas émettre de facture ayant une date antérieure car cela serait à l'encontre de la règlementation concernant la numérotation basée sur une séquence chronologique continue, sans rupture de la facture.
Nous vous conseillons très fortement d'activer la règle de validation empêchant de facturer dans le futur.
Règle de validation Émission impossible dans le futur
Suite à cette explication de Mary, Axel a maintenant peur d'émettre une facture dans le futur, ce qui bloquerait la facturation de Cloud Kicks.
Linda lui conseille de lire l'article Factures - Explication des messages d'erreur, qui indique justement comment éviter ce cas-là.
Procédure
1. Allez dans Configuration > Gestionnaire d'objet > Facture.
2. Cliquez sur Règle de validation.
3. Cliquez sur la règle Émission_impossible_dans_le_futur.
4. Cliquez sur le bouton Modifier.
5. Cochez la case Actif.
6. Enregistrez.
Remarque : La formule dans la règle de validation indique :
sofactoapp__Date_de_facture__c > TODAY() Vous pouvez créer une nouvelle règle de validation (celle-ci est packagée, donc non modifiable) afin d'adapter cette formule à votre besoin métier, si celle-ci est trop restrictive.
Voici le module trailhead à ce sujet : Création de règles de validation.
Si Axel se trompe maintenant dans la Date de facture, il recevra ce message de rappel : mettre la date aujourd'hui.
