Une erreur est survenue en travaillant sur une facture ?
Ne vous inquiétez pas, vous allez trouver ci-dessous l'explication de cette erreur et comment faire pour la traiter.
Quelle action étiez-vous en train de faire ? Vous vouliez...
Voici une liste de toutes les règles de validation de la facture (pour les Administrateurs seulement) :
Si vous essayez de forcer le solde de la facture sans en donner la raison.
Donnee_comptable_de_la_raison_sociale
Si vous essayez d'ajouter des données comptables qui ne sont pas liées à la même Raison Sociale que la facture.
Si vous essayez d'ajouter des données comptables qui ne sont pas liées au même compte que la facture.
Echeance_anterieure_a_date_de_facture
Si vous essayez de renseigner une date d'échéance antérieure à la date de facture.
Emission_impossible_dans_le_futur
Si vous essayez d'émettre une facture à une date supérieure à aujourd'hui.
Si vous essayez de lier une opportunité et une facture qui n'ont pas le même compte.
Vous ne trouvez pas le message d'erreur dans cet article ?
Peut-être s'agit-il d'un autre objet ? Merci de consulter la liste des messages d'erreur par objet Frisbii.
Sinon, merci de contacter notre équipe support par les voies habituelles.
Lors de la création d'une facture
vous souhaitez...
Date d'échéance antérieure à la date de facture
Message : L'échéance ne peut être antérieure à la date de facture
Explication :
Grâce à la règle de validation Echeance_anterieure_a_date_de_facture vous ne pouvez pas sauvegarder une facture si vous avez renseigné une date d'échéance qui se trouve avant la date de facture.
La date d'échéance indique la date à laquelle le montant de la facture devient exigible.
Cela implique qu'elle ne peut pas se situer avant la date d'émission de la facture.
Comment traiter ce message :
Merci d'indiquer une date d'échéance supérieure à la date de facture afin de sauvegarder votre enregistrement.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Si ce message survient souvent, merci de bien expliquer cette règle aux utilisateurs Frisbii en charge de la facturation.
Vous pouvez également modifier le message de la règle de validation, pour le rendre plus clair pour vos utilisateurs.
Ajout de données comptables qui ne sont pas associées à la même Raison Sociale
Message : La donnée comptable saisie n'est pas associée à la raison sociale de la facture.
Explication :
Si vous utilisez plusieurs Raisons Sociales, les données comptables peuvent être associées à une Raison Sociale différente de celle de la facture. Grâce à la règle de validation Donnee_comptable_de_la_raison_sociale vous ne pouvez pas sauvegarder une facture si vous avez renseigné une donnée comptable qui n'est pas liée à la même Raison Sociale.
Cela évite de lier la mauvaise donnée comptable à la facture.
Comment traiter ce message :
(1) Vous vous êtes trompé lors de l'ajout de la donnée comptable. Il vous faut donc sélectionner la bonne donnée comptable, celle associée à la même Raison Sociale.
(2) Le créateur de la donnée comptable s'est trompé lors de la création de la donnée comptable. Dans ce cas-là, vous pouvez contacter cette personne afin de corriger cette erreur.
Attention : Il y a potentiellement déjà des enregistrements d'autres factures liés à ces données comptables. Si vous modifiez la Raison Sociale sur une donnée comptable qui était déjà utilisée, vous risquez : (1) d'avoir des erreurs lors de la modification de la Raison Sociale
(2) de causer des erreurs pour d'autres utilisateurs Il faut donc bien anticiper cela en communiquant avec le reste de l'équipe.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Revoir la gestion des données comptables si vos utilisateurs se trompent souvent.
Vous pouvez peut-être vous entendre sur un préfixe à mettre au nom de chaque donnée comptable, qui aiderait à les distinguer.
Ajout de données comptables qui ne sont pas associées au même compte
Message : La donnée comptable saisie n'est pas associée au compte de la facture.
Explication :
Grâce à la règle de validation Donnee_comptable_du_compte vous ne pouvez pas sauvegarder une facture si vous avez renseigné une donnée comptable qui n'est pas associée au même compte.
Cela évite de lier la mauvaise donnée comptable à la facture.
Comment traiter ce message :
Voir plus haut.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Voir plus haut.
Lors de l'ajout d'une ligne de facture
vous souhaitiez...
Création d'une ligne de facture avec un taux de TVA de 0%
Message : Le taux de TVA sur cet enregistrement est à 0%, veuillez sélectionner la nature de l'exonération de TVA pour une facturation en France.
Explication : Pour l'exonération de la TVA, la loi vous oblige d'afficher les mentions légales sur le PDF des factures. Seulement, si vous renseignez une raison pour le TVA de 0% dans le champ Exonération de TVA l'application peut savoir ce qu'il faut afficher sur les PDF.
Important : Ce message s'affichera seulement si votre Raison sociale a comme pays de facturation la France. Pour la facturation en dehors de la France, les mentions sur le PDF ne sont pas nécessaire.
Comment traiter ce message : Renseignez une des trois raisons dans le champ Exonération de TVA. N'hésitez pas à consulter cet article à ce sujet : Exonération TVA.
Comment éviter ce problème dans le futur : Nous vous conseillons de former vos utilisateurs à bien renseigner la raison d'exonération TVA qui correspond à votre cas de métier dans le champ prévu à cet effet.
Création d'une ligne de facture avec un taux de TVA > 0%
Message : Le taux de TVA sur cet enregistrement est différent de 0%, la nature d'exonération est interdite.
Explication : Si le taux de TVA est différent de 0%, vous ne rentrez pas dans le cas d'une exonération de TVA. Il serait donc perturbant pour vos clients d'afficher les mentions légales pour l'exonération de TVA sur les PDF des offres.
Comment traiter ce message : N'utilisez pas le champ Exonération de TVA, laissez la valeur par défaut.
Comment éviter ce problème dans le futur : Nous vous conseillons de former vos utilisateurs à ne pas utilisez le champ Exonération de TVA à la création des postes d'offres ayant un TVA plus élevé que 0%.
Lors de la modification d'une facture
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Mise à jour d'une facture émise
Message : La mise à jour n'est pas possible sur la Facture, car elle est émise. Les champs Référence, Compte, Emetteur et Date de facture ne sont pas modifiables.
Explication :
La loi nous oblige à verrouiller certains champs d'une facture émise afin qu'ils ne soient plus modifiables.
Comment traiter ce message :
Si vous avez émis une facture erronée, vous pouvez créer un avoir pour annuler cette facture, et ensuite émettre une nouvelle facture avec les bonnes informations.
Attention, ceci n'annule pas le numéro de référence de la facture erronée qui existe toujours comptablement, sa chronologie doit toujours être respectée.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Nous vous recommandons de bien vérifier chaque facture avant l'émission.
Vous pouvez mettre en place des règles de validation qui empêchent l'enregistrement si les critères ne sont pas remplis,
Vous pouvez créer un processus d'approbation si vous préférez qu'une ou plusieurs personne(s) pré-valide(nt) les factures.
Mise à jour d'une facture verrouillée
Message : La mise à jour n'est pas possible sur la Facture, car elle est verrouillée.
Ou
Facture XY ne peut pas être modifiée car Etat = Emise.
Sur la ligne de facture : Ligne de facture XY ne peut pas être mis à jour : facture verrouillée.
Explication :
La facture est verrouillée suite à l'émission manuelle, mais aussi suite à son émission par un automatisme (flux/ process builder), grâce au bouton Verrouiller.
Comment traiter ce message :
Contactez votre administrateur afin qu'il autorise le déverrouillage des factures émises, depuis le panneau d'administration Frisbii.
Ensuite, en cliquant sur le bouton Déverrouiller vous pouvez déverrouiller la facture.
Néanmoins, après déverrouillage, certains champs (voici la liste des champs verrouillés) restent non modifiables, en conformité avec la Règlementation.
A partir de la release Fall '22 , il y a quelques changements du verrouillage automatique des factures.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Si le verrouillage est fait par un processus, vous pouvez intégrer dans le processus de déverrouiller la facture en utilisant la case à cocher Facture verrouillée, qu'il faut mettre sur False/ Faux.
Si le verrouillage fait suite à l'émission de la facture, vérifiez la partie Mise à jour d'une facture émise.
Modifier l'état de la facture
Message : La facture a été émise : elle ne peut pas être redéfinie en tant que brouillon.
Explication :
Une fois que la facture est émise, son émission ne peut être annulée.
Vous pouvez lire le point Mise à jour d'une facture émise.
Omettre une facture déjà soldée
Message : La facture est déjà soldée : elle ne peut pas être marquée comme omise.
Explication :
La case à cocher Omis(e) vous permet de déclarer la facture comme exception, par exemple pour ne pas l'afficher dans vos rapports/ tableaux de bord (vous pouvez filtrer ce champ).
Mais s'il y a déjà un règlement lié à cette facture qui n'est pas en attente (elle a été réglée), vous ne pouvez plus déclarer la facture comme omise.
Comment traiter ce message :
Vérifiez pour quelle raison la facture était déclarée comme omis(e) et si le règlement a été créé par erreur. Ensuite, il faudra se poser ces questions :
Est-ce que cette facture a été envoyée chez le client ?
Si oui, est-ce qu'il faut faire un avoir, car la facture était erronée (raison pour la marquer comme omise) ?
Qui a mis le règlement en place ? Quelle était l'intention de cet utilisateur ?
Comment éviter ce problème dans le futur :
Il faut revoir votre besoin métier :
Quels sont les critères pour omettre une facture de vos rapports ?
La décision est-elle prise au bon moment ?
Est-il possible d'automatiser le processus d'omission d'une facture selon des critères précis ?
Le processus de création de règlement est-il bien défini et clair pour tout le monde ?
Forcer le solde de la facture
Message : Veuillez renseigner la raison du solde forcé de la facture.
Explication :
Forcer le solde de la facture est une intervention manuelle. Une fois effectuée, nous pouvons ne plus nous rappeler pourquoi cette décision a été prise.
Pour garantir la transparence de cette action, la règle de validation Controle_solde_facture évite de forcer le solde sans renseigner la raison dans le champ Raison pour solde facture.
Comment traiter ce message :
Renseignez la raison pour laquelle le solde a été forcé.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Vous pouvez théoriquement désactiver la règle de validation, mais nous vous déconseillons fortement de le faire afin de garder un historique.
Nous vous recommandons de bien expliquer aux utilisateurs Frisbii l'intérêt de noter la raison pour laquelle un solde a été forcé.
Lors de l'émission de la facture / d'un avoir
vous souhaitez...
Emission d'une facture à une date antérieure à la date de dernière facture émise
Message : Date de facture antérieure à la date de dernière facture émise. Problème de chronologie.
Explication :
La loi nous oblige à faire en sorte que la chronologie de la numérotation des factures reste continue et sans rupture (voici l'article au sujet de la La numérotation de facture).
Émettre une facture avant la date de la dernière facture émise est contraire à l'obligation de numérotation chronologique continue.
Comment traiter ce message :
D'abord, il faut vérifier la date de la dernière facture émise :
(1) L'objet Période de numérotation permet de voir le numéro de la prochaine facture et la date de la dernière facture émise.
(2) Une autre manière est de vérifier ceci dans une vue de liste de factures, en filtrant sur les factures émises et en triant par date de facture.
Ensuite, il y a deux cas possibles :
(1) soit une facture a été émise par erreur dans le futur. Voir Supprimer une facture émise.
(2) soit vous vous êtes trompé lors du remplissage de la date, et vous pouvez seulement facturer à la dernière facture émise ou une date supérieure. Si cette date est trop lointaine, contactez le service Support de Frisbii par les voies habituelles.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Votre administrateur Salesforce peut activer la règle de validation Emission_ impossible_dans_le_futur qui empêchera l'émission d'une facture avec une date supérieure à la date d'aujourd'hui.
Si cette règle de validation est trop restrictive pour votre besoin métier, vous pouvez créer une règle similaire qui correspond à votre cas métier.
Émission d'une facture dans le futur
Message : Vous ne pouvez pas émettre une facture avec une date de facture dans le futur.
Explication :
La règle de validation Emission_impossible_dans_le_futur empêche d'émettre une facture avec une date de facture supérieure à la date d'aujourd'hui. Par défaut, cette règle de validation est désactivée. Votre administrateur Salesforce peut l'activer pour éviter le message d'erreur précédent.
Comment traiter ce message :
Modifiez la date de facture pour une date comprise entre la date de dernière facture émise et la date du jour.
Vous pouvez vérifier la date de la dernière facture émise :
(1) L'objet Période de numérotation permet de voir le numéro de la prochaine facture et la date de la dernière facture émise.
(2) Une autre manière est de vérifier ceci dans une vue de liste de factures, en filtrant sur les factures émises et en triant par date de facture.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Communiquer et expliquer cette règle aux utilisateurs Frisbii, ou, si cette règle de validation est trop restrictive pour votre besoin métier, votre administrateur Frisbii peut créer une règle personnalisée.
Attention : La désactivation de cette règle peut amener les utilisateurs à émettre une facture dans un futur lointain et vous risquez de recevoir le message d'erreur précédent.
Emission d'une facture génère une erreur "Doublon de référence"
Message :
Error when updating invoice ... name. Error message "Duplicate value found: sofactoapp_Reference__c duplicates value on record with id: ...
Update failed. First exception on row 0 with id..., first error : FIELD_CUSTOM_VALIDATION_EXCEPTION. Error when updating invoice ... name. Error message "duplicate value found: sofactoapp__Reference_c duplicates value on record with id:...
Explication :
Vous essayez d'émettre une facture et vous obtenez le message d'erreur décrit plus haut. L'origine du problème vient de votre période de numérotation qui est accessible via la Raison sociale. Dans le champ Numéro Facture le prochain numéro de facture est précisé. Si suite à une manipulation manuelle non pas le prochain numéro, mais le numéro actuelle de la facture est renseigné, l'algorithme essaie d'attribuer pour une deuxième fois une référence qui a déjà été donné à la facture précédente.
C'est pourquoi le message décrit un problème de doublon.
Comment traiter ce message :
Vérifiez la référence de la dernière facture émise dans l'onglet Facture.
Allez ensuite dans l'onglet Raison sociale.
Ouvrez votre période de numérotation en cours.
Comparez l'information du champ Numéro facture de la période de numérotation avec le champ Référence de la dernière facture émise.
Attention :
(1) Il faut que le chiffre du champ Numéro facture correspond aux derniers chiffres de la référence +1.
(2) Ceci est aussi valable pour les avoirs.
Comment éviter ce problème dans le futur : Nous vous conseillons d'éviter des modifications manuelles de votre période de numérotation une fois la facturation est en cours.
Emission de facture pour un compte personnel
Message :Les champs Nom, Adresse d'expédition et Adresse de facturation sont obligatoire . Veuillez les renseigner.
Explication : Ce message indique de renseigner les champs : Adresse d'expédition et Adresse de facturation qui sont des champs obligatoires sur le compte.
Comment traiter ce message :
Allez sur le compte concerné (compte personnel).
Vérifiez sur le compte si les champs Adresse de facturation et Adresse d'expédition y figurent. Dans certains cas, l'adresse d'expédition n'est pas affichée ou est remplacée par l'adresse postale. Si l'adresse de facturation et/ou l'adresse d'expédition n'est/ne sont pas affichée(s) :
Allez sur :
Configuration > Gestionnaire d'objet > Compte
Présentation de page : faire un cliquer<> glisser du champ manquant "adresse de facturation" et/ou "adresse d'expédition" dans la section appropriée, puis enregistrer.
Ensuite, retournez sur le compte personnel et remplissez les informations (Rue, Code postal, Ville et Pays). Vous pouvez émettre à nouveau.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Nous vous conseillons de mettre en place et de remplir sur tous vos comptes personnels tous les champs concernant : Adresse d'expédition, Adresse de Facturation et Adresse postale.
Emission d'une facture avec une raison sociale française
Message :
Ce champ ne peut pas être modifié car obligatoire sur une raison sociale domiciliée en France.
Explication :
Pour la mise en conformité à la législation française, Frisbii a mis en place des champs et cases à cocher obligatoires.
Comment traiter ce message : Vérifiez sur la présentation de page de la facture que la case à cocher : Afficher remise est bien visible. Cochez cette case et vérifiez que tous vos champs obligatoires sont bien remplis. Ensuite relancez l'émission.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Nous vous conseillons de remplir sur vos raisons sociales français tous les champs obligatoires et de vérifier que votre case à cocher Afficher remise est bien cochée avant d'émettre vos factures.
Lors du (dé)verrouillage de la facture/ l'avoir
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Verrouillage de la facture/ l'avoir
Message : Une erreur est survenue lors du verrouillage de l'avoir/ de la facture : privilèges insuffisants.
Explication :
L'erreur Salesforce Privilèges insuffisants est affichée si vous ne disposez pas de l'accès approprié à différents niveaux. Dans cet exemple, votre profil ou votre ensemble d'autorisations vous empêche de verrouiller un enregistrement de la facture.
Comment traiter ce message :
Puisqu'il s'agit d'une erreur Salesforce, il vous faut donc suivre les recommandations publiées par Salesforce : Résolution des erreurs d'autorisation et d'accès au niveau de l'objet.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Vérifier les accès aux objets par profil / ensemble d'autorisations des utilisateurs Frisbii.
Déverrouillage de la facture/ l'avoir
Message : Un problème est survenu lors du déverrouillage de l'avoir/ de la facture : privilèges insuffisants.
Explication :
Lire la partie Verrouillage de la facture/ l'avoir.
Les factures liées à un abonnement
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Mise à jour de certains champs d'une facture
Message : Mise à jour impossible : les champs Compte, Raison Sociale et Catalogue doivent être cohérents avec l'Abonnement.
Explication :
La facture que vous voulez modifier a été créée à partir d'un abonnement.
Cet abonnement a été mis en place pour un certain compte, à partir d'une certaine Raison Sociale et en prenant en compte un certain catalogue de prix.
Pour garder la cohérence pour votre client et pour votre comptabilité, vous ne pouvez pas modifier ces trois champs sur cette facture.
Comment traiter ce message :
Soit vous avez fait une erreur dans votre demande de changement. Vous devez donc l'annuler et utiliser la facture telle qu'elle.
Soit vous avez souhaité utiliser une facture pour un autre cas que celui prévu initialement (pour un autre client ou à partir d'une autre Raison Sociale).
S'il s'agit d'un changement définitif, par exemple : le client a été racheté par un autre de vos clients, ou une autre de vos Raisons Sociales reprend contrat avec ce client, alors vous devez arrêter l'abonnement actuel et en créer un nouveau.
Vous pouvez utiliser le bouton Cloner sur l'abonnement pour vous aider dans cette démarche.
S'il s'agit d'un changement temporaire, par exemple : vous devez rajouter un produit sur une facture qui ne fait pas partie du catalogue produit, le destinataire de l'abonnement est temporairement différent, le client sera temporairement facturé par une autre de vos Raisons Sociales.
Vous devez soit créer une facture ex-nihilo, soit créer un nouvel abonnement pour prendre en charge ces modifications temporaires.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Cela dépend des raisons pour lesquelles vous avez besoin de modifier ces champs.
Si vous rencontrez souvent ce problème, il faudrait peut-être faire des abonnements sur une période plus courte, pour pouvoir modifier ces champs à chaque création d'un nouvel abonnement.
La bonne pratique serait d'analyser pourquoi vous avez besoin de modifier aussi souvent le compte/ le catalogue de prix ou la Raison Sociale d'un abonnement et revoir le processus métier lié à ces modifications.
Devise différente de celle de l'abonnement
Message : Impossible d'utiliser une devise différente de celle référencée par l'abonnement.
Explication :
Un abonnement représente un accord entre vous et votre client. Vous ne pouvez pas utiliser, sur une facture liée à un abonnement, une devise différente de celle de cet abonnement.
Comment traiter ce message :
Vous avez fait la demande de modification de devise par erreur, annulez-la.
Vous étiez auparavant d'accord avec votre client sur une certaine devise, ou vous pensiez l'être, mais cela a changé, ou encore vous vous étiez trompé sur l'abonnement, dans ce cas il faudrait :
Terminer cet abonnement,
Supprimer les factures brouillons attachées à cet abonnement,
Copier l'abonnement grâce au bouton Cloner,
Modifier la devise et les dates,
Générer l'échéancier de facturation.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Si les devises sont souvent modifiées par erreur, vous devriez former les utilisateurs et faire évoluer les présentations de page pour les aider.
S'il s'agit d'une erreur de saisie lors de la création de l'abonnement, vous pouvez soit :
Mettre en place une règle de validation, par exemple pour avoir sur l'abonnement la même devise que celle de l'opportunité ou de l'offre, soit
Créer un processus d'approbation, si quelqu'un doit vérifier la devise avant la création de l'abonnement et la génération de l'échéancier.
Émission d'une facture liée à un abonnement en état brouillon
Message : L'émission de la facture est impossible, car l'abonnement lié est à l'état brouillon.
Explication :
Si l'abonnement n'est pas activé, c'est qu'il n'est pas prêt à être facturé. Par exemple le client n'a pas encore signé le contrat ou certains détails doivent encore être complétés.
Le blocage de l'émission évite de se retrouver avec des factures émises à tort.
Comment traiter ce message :
Si, selon votre processus métier, l'abonnement aurait déjà dû être activé, il faut en modifier l'état (Brouillon > Activé).
De plus, il faut bien vérifier les factures déjà générées avant de les émettre.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Vous pouvez mettre en place un processus métier pour tous les utilisateurs : bien vérifier les abonnements en état brouillon, et une fois ceux-ci validés, les mettre en état Activé.
Si votre processus métier exige le renseignement de certains champs, il faudra mettre en place des règles de validation ou rendre ces champs obligatoires.
Les factures liées à une opportunité
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Opportunité liée à un autre compte que la facture
Message : Cette opportunité n'est pas liée au compte auquel est liée cette facture.
Explication :
Si vous liez une facture avec une opportunité, il est logique - dans la plupart des cas - que les deux objets aient en commun le même compte.
Ceci est vérifié grâce à la règle de validation Opportunit_du_compte.
Comment traiter ce message :
(1) Soit vous vous êtes trompé en sélectionnant l'opportunité. Dans ce cas-là, il vous faut choisir le bon enregistrement.
(2) Soit vous vous retrouvez avec un cas exceptionnel qui vous oblige à lier une opportunité à une facture qui n'a pas le même compte.
Dans ce cas-là, revoir votre processus interne et créer (avec votre administrateur Salesforce) une règle de validation qui correspond davantage à votre cas métier.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Pour le cas (1) vous pouvez envisager de créer des factures à partir des opportunités, ce qui vous permet de retrouver les bonnes informations directement sur la facture.
Sinon, vous pouvez nommer vos opportunités avec un préfixe parlant qui indique le compte, et communiquer une procédure pour choisir la bonne opportunité.
Pour le cas (2), voir avec votre administrateur Salesforce pour la création des règles de validation.
Modifier la devise
Message : La devise utilisée doit être cohérente avec la devise de l'opportunité.
ou Impossible d'utiliser une devise différente de celle référencée par l'opportunité.
Explication :
Une opportunité représente un accord entre vous et votre client. Vous ne pouvez pas sélectionner sur la facture une autre devise que celle définie dans l'opportunité.
Comment traiter ce message :
Si cette facture est la seule qui est liée à l'opportunité, vous pouvez modifier la devise - en accord avec votre client - sur l'opportunité, et ensuite sur la facture.
S'il y a plusieurs factures en brouillon liées à l'opportunité, il faut prendre une décision pour toutes les factures pour garder une cohérence entre l'opportunité et les factures liées.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Si vous rencontrez souvent ce problème, il faudrait revoir les points à mettre au clair avec vos clients lors de la création de l'opportunité. Une fois que vous avez opté pour une devise, il convient de la conserver tout au long du processus de facturation.
Modifier le catalogue de prix
Message : Le catalogue de prix doit être cohérent avec celui de l'opportunité.
Explication :
Comme indiqué plus haut, une opportunité représente un accord entre vous et votre client. Cet accord est basé sur un certain catalogue de prix, il faut donc qu'il y ait une cohérence entre le prix communiqué sur l'opportunité et le prix affiché sur la facture.
Comment traiter ce message :
Si vous avez communiqué les prix à votre client, il est logique de conserver le même catalogue de prix sur la facture.
Si le catalogue de prix a changé entre temps, il faut modifier le catalogue de prix d'abord sur l'opportunité et ensuite sur la facture.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Assurez-vous que la mise en place d'un nouveau catalogue est transparente pour les commerciaux et l'équipe qui gère la facturation.
Si vous avez identifié un problème de communication à ce niveau, n'hésitez pas à mettre en place un processus métier pour éviter les mauvaises surprises.
Synchroniser la facture avec une opportunité
Message : La synchronisation n'est pas possible, car la facture n'est pas liée à une opportunité.
Explication :
Comme entre l'offre et l'opportunité, la synchronisation entre la facture et l'opportunité est seulement possible si la facture est liée a une opportunité.
Comment traiter ce message :
Vous pouvez créer ce lien en cherchant une opportunité via le champ de recherche Opportunité dans la section Objet associé de la facture.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Si vous créez les factures directement à partir de vos opportunités, le champ opportunité de la facture est automatiquement renseigné.
Synchroniser la facture (avec lignes de factures) avec une opportunité
Message : Attention, la synchronisation va renseigner les produits d'opportunité dans les lignes de facture, mais va supprimer les lignes de facture existantes. Confirmez-vous cette opération ?
Explication :
Le but de la synchronisation est de retrouver les mêmes informations dans les deux objets.
Il faut savoir que l'opportunité est prioritaire dans cette synchronisation. Cela implique que les informations déjà renseignées sur une facture sont supprimées lors de la synchronisation, notamment les lignes de facture existantes.
Comment traiter ce message :
Si vous ne voulez pas perdre ces informations, il faut créer manuellement les produits d'opportunités qui correspondent à ces lignes de facture avant la synchronisation.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Si vous créez des factures directement à partir des opportunités, les deux objets contiennent exactement les mêmes informations.
Ensuite, faites attention à modifier d'abord les produits d'opportunité.
Si vous voulez que les deux enregistrements (opportunité/ facture) contiennent des informations différentes, vous pouvez aussi arrêter la synchronisation en supprimant l'opportunité de la facture.
Dans ce cas-là, il faudrait revoir vos processus métier pour gérer mieux cette exception dès le départ.
Impossible de générer une facture depuis une opportunité
Message :
La récupération des postes d'opportunité a provoqué une erreur " Insufficient permissions secure query included inaccessible field ".
Explication :
En voulant générer une facture depuis une opportunité, vous avez reçu le message décrit plus haut.
A partir de la Spring '20
Si vous avez fait récemment la mise à jours vers la version Spring ‘20, le support vous avez averti qu'il y a des nouvelles cases à cocher sur l'enregistrement des l'utilisateurs dans la configuration ( > La gestion des utilisateurs à partir de la version Spring'20). Vous avez bien suivi les procédures, et malgré vos efforts vous recevez toujours l'erreur.
Dans tous les cas, le message est lié aux droits sur le produit d'opportunité. Dans notre application (peu importe la version), nous n'avons pas pu embarquer tous les droits sur cet objet Salesforce.
Comment traiter ce message :
Si c'est pas encore fait, vous pouvez ajouter un nouvel ensemble d'autorisation pour gérer les droits supplémentaires qui ne sont pas packagé dans nos ensembles d'autorisation (cf. Ensembles d'autorisations Frisbii (général)) et y ajouter les droits concernant les champs nécessaires de l'objet Produit d'opportunité.
Attention : Un champ auquel il faut donner les droits dans tous les cas, c'est le champ Remise du Produit d'opportunité.
N'oubliez pas d'attribuer ce (nouvel) ensemble d'autorisation aux utilisateurs concernés.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Nous vous conseillons de ne pas cloner nos ensembles d'autorisation pour attribuer les droits manquants, car le clone ne profite pas des évolutions de l'original.
Sinon, une fois l'ensemble d'autorisation mis en place est attribué, votre problème sera réglé :)
Concernant les lignes de facture
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Création d'une ligne de facture sur une facture verrouillée
Message : La ligne de facture ne peut pas être créée, car la facture est verrouillée.
Explication :
La facture est verrouillée suite à l'émission.
L'ajout d'une ligne de facture modifie (potentiellement) le montant de la facture qui est un champ non modifiable.
Merci de lire le point Mise à jour d'une facture émise.
Comment traiter ce message :
Comme indiqué plus haut, vous ne pouvez pas modifier certains champs suite à l'émission de la facture.
Si vous avez émis une facture erronée, vous devrez créer un avoir lié à cette facture et ensuite de créer une facture corrigée.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Si vous voulez systématiquement modifier des factures émises, il vous faudra revoir votre processus métier afin de bien valider les données d'une facture avant émission.
Mise à jour d'une ligne de facture sur une facture verrouillée
Message : La ligne de facture ne peut pas être mise à jour, car la facture est verrouillée.
Explication :
Comme expliqué dans le point précédent, il n'est pas possible de modifier certains champs d'une ligne de facture suite à l'émission de la facture.
Voici la liste des champs concernés par le verrou :
Facture (on ne peut pas ré-attribuer la ligne de facture à une autre facture)
Prix unitaire
Quantité
Pourcentage
Taux Remise
TVA (%)
Comment traiter ce message :
Si vous voulez modifier ces champs sur la ligne de facture, le conseil est le même que pour le point précédent : créer un avoir lié à cette facture et ensuite créer une facture corrigée.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Voir le point précédent également.
Suppression d'une ligne de facture
Message : La ligne de facture ne peut pas être supprimée, car la facture est verrouillée.
Explication :
Comme l'ajout d'une ligne de facture, la suppression modifie (potentiellement) le montant de la facture, donc un champ qui n'est pas modifiable.
Lire le point Mise à jour d'une facture émise.
Comment traiter ce message :
Les mêmes conseils s'appliquent que pour le point précédent.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Voir le point précédent également.
Modifier le produit de la ligne de facture
Message : Le produit de la ligne de facture doit appartenir au catalogue de prix de la facture.
Explication :
Pour garantir une cohérence entre les lignes de facture et la facture, il faut appliquer le même catalogue de prix sur la facture et les lignes de facture associées à celle-ci.
Comment traiter ce message :
Assurez-vous que le catalogue de prix est identique sur la facture et sur toutes les lignes de facture.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Si vous rencontrez souvent ce problème, il est peut-être temps de revoir vos catalogues de prix et voir si la relation entre les produits et leur catalogue de prix est logique.
Voici les bonnes pratiques recommandées par Salesforce.
Modifier le catalogue de prix de la facture
Message : Changer le catalogue de la Facture va supprimer les Lignes de votre facture qui sont liées à un Produit. Confirmez-vous cette opération ?
Explication :
Comme expliqué auparavant, il faut garantir une cohérence entre les lignes de facture et la facture.
Si vous modifiez le catalogue de prix sur la facture, les produits ajoutés sur les lignes de facture appartiendront alors à un catalogue différent. Par conséquent, les lignes de facture sont supprimées.
Comment traiter ce message :
Si vous voulez réellement changer le catalogue de prix, vous devrez par la suite créer de nouvelles lignes de facture, liées au même catalogue.
Si cela n'est pas votre intention, vous pouvez annuler l'opération.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Revoir votre processus interne pour créer les factures.
Indiquez par exemple aux utilisateurs Frisbii les bonnes pratiques pour choisir le bon catalogue de prix. Voici les consignes relatives au partage de catalogues de prix de Salesforce.
Modifier la devise sur la facture
Message : Changer la devise va supprimer les lignes de votre facture qui sont liées à un produit. Confirmez-vous cette opération ?
Explication :
Si vous avez activé l'option multi-devises dans Salesforce, les produits sont liés à une certaine devise.
Si vous modifiez la devise de la facture, la devise des produits des lignes de facture ne correspond plus à la nouvelle devise. Par conséquent, les lignes sont supprimées.
Comment traiter ce message :
Si vous voulez réellement changer la devise, vous devrez par la suite créer de nouvelles lignes de facture avec cette nouvelle devise.
Si cela n'est pas votre intention, annulez l'opération.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Revoir votre processus interne pour créer les factures.
Indiquez par exemple aux utilisateurs Frisbii les bonnes pratiques pour choisir la bonne devise.
Lors de la création du PDF de la facture
Message : Veuillez sélectionner un modèle de facture pour votre raison sociale.
Explication :
Sans modèle de facture par défaut renseigné sur la Raison Sociale, vous ne pouvez pas créer le PDF de la facture. Le modèle de facture définit comment les champs de la facture sont affichés sur le PDF.
Si vous voulez en savoir plus, vous pouvez consulter la rubrique Modèles PDF.
Comment traiter ce message :
Allez sur l'onglet Raison Sociale afin de mettre en place un modèle PDF.
Vous pouvez suivre cet article : Modèle PDF - Mettre en place des modèles PDF packagés.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Une fois que vous avez mis en place le modèle de facture sur la Raison Sociale, vous n'allez plus voir ce message d'erreur.
Lors de la suppression d'une facture
vous souhaitez...
Supprimer une facture émise
Message : La facture ne peut pas être supprimée car elle est émise.
Explication :
La loi nous oblige à garantir un "numéro unique basé sur une séquence chronologique continue" par facture. C'est pourquoi la suppression d'une facture émise est interdite, car cela romprait la numérotation continue chronologique.
Comment traiter ce message :
Comme indiqué plus haut, si vous avez émis une facture erronée, vous pouvez créer un avoir pour annuler cette facture, et ensuite refaire et émettre la facture corrigée.
Exceptions :
1) Si vous avez émis une facture dans le futur, cela vous empêche d'émettre une facture à une date antérieure à celle-ci.
2) Si vous souhaitiez tester une nouvelle automatisation / fonctionnalité / modèle PDF sur votre org de production, et que ces factures de test empêchent la bonne numérotation de vos factures.
> Dans ces deux cas, notre équipe support peut intervenir pour supprimer la facture qui gène la bonne émission des factures.
Attention, il y a deux conditions à cette intervention :
(1) Il nous faut une lettre de votre expert comptable, expliquant pour quelle raison vous voulez supprimer cette facture, indiquant la référence de celle-ci.
(2) La première fois que ce problème survient, l'intervention vous sera offerte.
Au-delà, nous vous ferons parvenir une offre pour un contrat Support.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Nous vous recommandons de bien vérifier chaque facture avant l'émission.
Vous pouvez mettre en place des règles de validation, qui empêchent l'enregistrement si les critères ne sont pas remplis,
Vous pouvez créer un processus d'approbation, si vous préférez qu'une ou plusieurs personne(s) pré-valide(nt) les factures.
Suppression d'une facture en état pré-validée
Message : Facture {0} ne peut pas être supprimée car Etat = Pré-Validée. (Veuillez d'abord changer l'état en Brouillon)
Explication :
Comme expliqué dans cet article Abonnements - Pré-validation des factures (brouillon) la pré-validation de la facture évite la suppression de cette facture lors de la génération d'un échéancier.
C'est pourquoi il est par définition impossible de supprimer une facture qui est dans cet état.
Comment traiter ce message :
Passer la facture en État brouillon afin de pouvoir la supprimer.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Expliquez le statut pré-validée aux utilisateurs Frisbii en leur partageant l'article mentionné plus haut. Vous pouvez adapter votre processus interne en fonction de cela.
Lors de la génération d'un avoir
Génération d'un avoir à partir d'une facture en brouillon
Message : Un avoir ne peut pas être généré à partir d'une facture brouillon.
Explication :
Un avoir peut seulement être généré à partir d'une facture émise, c'est-à-dire une facture validée et non modifiable.
Comment traiter ce message :
Étant donné que la facture n'est pas émise, vous pouvez toujours apporter des modifications directement sur la facture.
Si vous avez déjà envoyé la facture au client, contactez votre client afin de lui demander de ne pas en tenir compte.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Il faut revoir votre processus métier, si vous voulez soit :
Emettre des avoirs sur une facture en brouillon, ce qui implique que vous avez l'habitude d'envoyer des factures brouillons aux clients, soit
Corriger une facture brouillon (donc toujours modifiable) par un avoir, car ce n'est pas nécessaire.
Génération d'un avoir à partir d'un avoir
Message : Un avoir ne peut pas être généré à partir d'un autre avoir.
Explication :
Par définition, un avoir est un document émis par le vendeur afin d'annuler une facture incorrecte ou de rembourser un achat.
Il n'est donc pas logique de générer un avoir à partir d'un avoir.
Comment traiter ce message :
Soit vous souhaitez annuler un avoir, dans ce cas-là, vous pouvez tout simplement créer une nouvelle facture, soit vous vous êtes trompé, et il faut aller sur la bonne facture pour créer l'avoir à partir de celle-ci.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Si les utilisateurs se trompent souvent, une formation interne pour expliquer la bonne pratique est sans doute nécessaire.
Création d'un avoir du type Remise additionnelle ou Escompte
Message : Veuillez saisir un pourcentage supérieur à 0.
Explication :
A la création d'un avoir, vous pouvez choisir le type dans la page Création d'un avoir à partir de la facture.
Si vous choisissez les types Remise additionnelle ou Escompte, vous devez renseigner la remise additionnelle ou le taux d'escompte en pourcentage.
Si vous renseignez 0%, vous recevez ce message d'erreur car cela implique que vous êtes en train de créer un avoir avec un montant de 0€.
Comment traiter ce message :
Renseigner une valeur plus grande que 0 ou annuler l'opération.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Expliquer le fonctionnement des sous-types des avoirs; voici le lien vers l'article d'explications à faire lire aux utilisateurs Frisbii afin d'éviter ce genre d'erreur.
Lors de la modification d'un avoir
Vous souhaitez...
Mise à jour d'un avoir émis
Message : La mise à jour n'est pas possible sur l'avoir, car l'avoir est émis. Les champs Référence, Compte, Facture initiale et Raison sociale ne sont pas modifiables.
Explication :
Un avoir est un enregistrement de l'objet Facture ayant le type Avoir.
Les mêmes règles s'appliquent que pour la facture : Mise à jour d'une facture émise.
Comment traiter ce message :
Contrairement à la facture, vous pouvez annuler un avoir erroné en émettant une facture.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Nous vous recommandons de bien vérifier chaque facture avant l'émission.
Vous pouvez mettre en place des règles de validation, qui empêchent l'enregistrement si les critères ne sont pas remplis,
Attention : Si vous voulez appliquer d'autres critères que ceux appliqués sur la facture, pensez à ajouter une condition sur le Type (sofactoapp__Type_de_facture__c).
Vous pouvez créer un processus d'approbation, si vous préférez qu'une ou plusieurs personne(s) pré-valide(nt) les avoirs.
Mise à jour d'un avoir verrouillé
Message : La mise à jour n'est pas possible sur l'avoir, car l'avoir est verrouillé.
Explication :
Un avoir est un enregistrement de l'objet Facture ayant le type Avoir.
Les mêmes règles s'appliquent que pour la facture : Mise à jour d'une facture verrouillée.
Comment traiter ce message :
Contrairement à la facture, vous pouvez annuler un avoir erroné en émettant une facture.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Voir Mise à jour d'un avoir émis.
Modification de l'état d'un avoir émis
Message : L'avoir a été émis : ne peut pas être redéfini en tant que brouillon.
Explication :
Un avoir est un enregistrement de l'objet Facture ayant le type Avoir.
Les mêmes règles s'appliquent que pour la facture : Modifier l'état de la facture.
Comment traiter ce message :
Contrairement à la facture, vous pouvez annuler un avoir erroné en émettant une facture.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Voir Mise à jour d'un avoir émis.
Verrouillage d'un avoir en statut brouillon
Message : L'avoir est en statut brouillon. Il ne peut pas être verrouillé.
Explication :
Vous ne pouvez pas verrouiller un avoir qui est en statut brouillon.
Le but de ce statut est d'autoriser la modification.
Si vous avez fini de modifier l'avoir, vous pouvez le verrouiller en passant le statut à Émis.
Comment traiter ce message :
Si vous avez fini de modifier l'avoir, vous pouvez l'émettre pour le verrouiller.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Si vous voulez éviter que certains utilisateurs puissent modifier les enregistrements de la facture (l'avoir étant une facture de type avoir), vous pouvez modifier les droits concernant cet objet dans les profils ou les ensembles d'autorisations.
Lors de la suppression d'un avoir
Message : L'avoir ne peut pas être supprimé, car il est en état émis.
Explication :
Un avoir est un enregistrement de l'objet Facture ayant le type Avoir.
Les mêmes règles s'appliquent que pour la facture : Supprimer une facture émise.
Comment traiter ce message :
Vous pouvez annuler un avoir erroné en émettant une facture.
Comment éviter ce problème dans le futur :
Voir Mise à jour d'un avoir émis.