Après avoir terminé la personnalisation de Frisbii pour Cloud Kicks, Candace discute avec Mary.
Mary souhaite obtenir un export des écritures comptables de vente.
Cas d'utilisation des Écritures comptables de vente
Pourquoi Mary souhaite t-elle mettre en place les écritures comptables de vente ?
Mary a besoin d'avoir une vision d'ensemble sur les écritures qu'elle va générer.
Les écritures sont composées au minimum de 2 lignes avec des montants égaux : Débit = Crédit.
Une fois que Mary les aura générées, des mouvements vont s'enregistrer à l'intérieur des différents comptes liés au Plan comptable, de même que sur le Journal comptable de vente.
En effet, ces écritures répondent à des règles bien précises, en récupérant les informations comptables renseignées sur la facture (ex : compte comptable produit, compte comptable TVA, compte comptable client).
À quoi sert le Journal de vente ?
Simple ! Mary va retrouver, sous forme de rapport, ses informations de ventes recensées dans le journal de vente de son application Frisbii. Ainsi, Mary va exporter son rapport afin de tenir sa comptabilité dans son logiciel dédié, ou le transférer à son expert comptable.
Ajouter la liste associée à la Facture
Linda commence par ajouter la liste associée des Écritures Comptables sur la présentation de page de la facture. Cette manipulation lui permettra de s'assurer de la réussite de la génération de l’écriture car celle-ci s'effectue de manière transparente.
Procédure
1. Allez dans Configuration > Gestionnaire d'objet > Facture.
2. Cliquez sur Présentation de page.
3. Cliquez sur votre présentation de page.
4. Cliquez sur Listes associées.
5. Glissez-déposez la liste associée Écritures comptables.
6. Enregistrez.
Maintenant, vous allez retrouver la liste associée Écritures comptables sur les enregistrements de factures.
Génération manuelle des Écritures comptables
Lorsqu’une anomalie est détectée lors de la génération automatique de l’écriture, le processus peut s'arrêter afin de ne pas créer une écriture déséquilibrée. Un rapport disponible dans le package vous permet de vérifier que des écritures ne sont pas manquantes : Factures émises sans écritures.
Il vous faut alors les générer manuellement.
Voici les étapes à suivre pour cela :
Procédure
1. Allez dans l'onglet Rapports.
2. Cliquez sur Tous les rapports.
3. Ouvrez le rapport Factures émises sans écritures.
4. Cliquez sur une facture concernée depuis la colonne Nom de la facture.
5. Cliquez sur Valider.
6. Cliquez ensuite sur le bouton Générer écriture comptable.
7. Cliquez à nouveau sur Valider.
8. Allez dans la liste associée afin de retrouver l'Écriture comptable créée.
Remarque : Il est possible qu'elle ne s'affiche pas tout de suite dans la liste associée, ou que l'affichage reste à 0 (Écritures comptables(0)). C'est souvent un problème de cache. Veuillez alors cliquer sur la liste associée, afin d'afficher directement l'enregistrement.
Il est possible que l'écriture ne se soit toujours pas générée.
La suite de cet article vous donne les étapes à suivre afin de bien comprendre les anomalies. L'article Mettre en place la génération des Écritures Comptables de Vente vous expliquera comment configurer la génération des Écritures comptables de vente.
Conditions pour le bon fonctionnement des Écritures comptables
Pour que les écritures puissent être générées, certaines conditions doivent être mises en place et respectées sur les objets suivants :
Raison Sociale
Plan comptable
Compte
Données comptables
Ligne de facture
Commençons avec la Raison sociale :
Raison Sociale
Activer les écritures comptables : cette case à cocher permet, lors de l'émission d'une facture avec cette Raison Sociale, de générer sur la facture les lignes d'écriture comptable.
Attention : si cette case n'est pas cochée, aucune ligne d'écriture comptable ne sera générée.
Plan comptable
La création du Plan comptable permet de collecter et de classifier, au niveau des comptes comptables, ces informations renseignées sur la facture :
Le compte comptable clients "411".
Le compte comptable de taxes sur le Chiffre d’Affaires (TVA) "445".
Le compte comptable général de ventes "70" (ex : 706 pour la vente de prestations de services, tels que les abonnements).
Cette création est obligatoire pour que les écritures de vente soient générées.
Compte
Afin de générer les écritures comptables de vente, il faut renseigner ces deux champs sur le compte :
Compte auxiliaire
Compte TVA (facultatif)
Données comptables
Important : Les données comptables ne sont pas obligatoires pour les écritures comptables de vente.
Si vous ne les utilisez pas, il n'est pas nécessaire de les configurer.
En revanche, si vous les utilisez déjà, veuillez prendre en compte ces pré-requis :
Ce sont les informations comptables d’un compte (ex : contact de facturation, mode de règlement etc…) qui seront reprises sur la facture.
Veuillez renseigner, lors de la création de la Donnée comptable, le champ Compte auxiliaire.
Attention : Ce champ Compte auxiliaire est plus précisément le Compte auxiliaire client.
Voici le lien vers le module Donnée Comptable : Les Données comptables - Champs principaux
Ligne de facture
C’est sur la Ligne de facture que vous allez sélectionner les produits à facturer mais aussi indiquer le compte Comptable produit et le Compte comptable TVA afin de les associer à la facture.
Remarque : Une ligne de facture avec un taux à 0% de TVA n'empêchera pas la génération de l’écriture comptable de vente, mais aucune ligne d’écriture ne sera générée pour ce compte TVA.
Récapitulatif : Les anomalies bloquant la génération des écritures comptables sont :
L'absence de Donnée Comptable sur la Facture,
L'absence de Compte Auxiliaire sur la Donnée comptable,
L'absence de Compte produit sur une Ligne de facture,
L'absence de Compte TVA (sur une ligne de facture concernée par la TVA),
La gestion des Ecritures comptables désactivée sur la Raison Sociale.
En cas de facturation en devise autre que €
Cas d'utilisation n°1 : L'entreprise est domiciliée en France et applique une fiscalité française mais les factures sont émises sur des Comptes situés hors de la zone Euro.
Dans ce contexte, voici la configuration à retrouver dans Frisbii :
Le multi devise est activé sur l'organisation Salesforce, le champs "CurrencyIsoCode" apparait sur l'ensemble des objets Salesforce et Frisbii. Consultez les articles Salesforce pour l'activation.
Les taux de change/conversion sont renseignés dans l'organisation Salesforce.
Le pays de facturation de la Raison sociale est égale à France
Il faut renseigner le "CurrencyIsoCode" sur la Raison sociale (exemple : indiquer "EUR" pour une Raison sociale Française)
Pour facturer un Compte situé hors de la zone Euro, il faut renseigner le "CurrencyIsoCode" sur son Compte (exemple : indiquer "GBP" pour facture un Compte en £), afin d'obtenir une facture en £
Conséquences sur les écritures comptables de vente :
Si la devise de la Raison sociale est en €, une facture de 120£ sur un Compte dont la devise est GBP, génère une écriture comptable en € de 144,58€ (applique le taux de conversion).
Cas d'utilisation n°2 : L'entreprise est domiciliée hors UE et applique la fiscalité du pays en vigueur, les factures sont émises sur des Comptes situés hors de la zone Euro.
Dans ce contexte, voici la configuration à retrouver dans Frisbii :
Le multi devise est activé sur l'organisation Salesforce, le champs "CurrencyIsoCode" apparait sur l'ensemble des objets Salesforce et Frisbii. Consultez les articles Salesforce pour l'activation.
Les taux de change/conversion sont renseignés dans l'organisation Salesforce.
Le pays de facturation de la Raison sociale est égale au pays hors UE
Il faut renseigner le "CurrencyIsoCode" sur la Raison sociale (exemple : indiquer "GBP" pour une Raison sociale au Royaume-Uni)
Pour facturer un Compte situé hors de la zone Euro, il faut renseigner le "CurrencyIsoCode" sur son Compte (exemple : indiquer "GBP" pour facture un Compte en £), afin d'obtenir une facture en £
Conséquences sur les écritures comptables de vente :
Si la devise de la Raison sociale est en £, une facture de 120£ sur un Compte, génère une écriture comptable en £ de 120£.