Mary et Candace veulent maintenant savoir comment mettre en place les Écritures comptables de Vente afin que celles-ci soient correctement générées pour chaque facture émise.
Nous vous conseillons de lire :
L'article précédent, si vous ne l'avez pas encore fait, pour en apprendre plus sur Les Écritures comptable de vente - Use cases & conditions.
Notre glossaire des termes comptables, qui vous aidera à comprendre les définitions liées à la facturation.
Les Écritures comptables de vente - Dictionnaire des champs, si vous vous posez des questions sur les champs de cet objet ou sur les lignes d'écritures.
Les informations présentes dans cet article sont données à titre d'exemple, et doivent être personnalisées selon vos besoins métier.
La relation des Écritures comptables de vente avec les autres objets
Le Modèle Conceptuel de Données (MCD) de Frisbii permet de déterminer les liens et les relations entre les Objets présents dans l'application.
Voici un extrait qui vous permet de mieux comprendre la suite de l'article :
Mise en place des pré-requis pour les Écritures comptables de Vente
Afin de remplir les conditions de génération des écritures comptables, il est nécessaire de faire du paramétrage sur les objets suivant :
Procédures
A - Activer les écritures sur la Raison Sociale
1. Allez dans l'onglet Raisons sociales.
2. Allez dans l'onglet "Option"
3. Cochez la case Activer les écritures comptables.
Attention : si cette case n'est pas cochée, aucune ligne d'écriture comptable ne sera générée.
3. Si vous utilisez les Données comptables : Cochez la case Détecter les données comptables (applicable lorsqu'un seul enregistrement correspond au couple Compte / Raison sociale).
4. Cliquez sur Enregistrer.
B - Créer le Plan comptable
1. Cliquez sur le Lanceur d'application.
2. Tapez Plans dans la barre de recherche.
3. Cliquez sur Plans comptables.
4. Cliquez sur le bouton Nouveau.
5. Donnez un Nom de Plan comptable.
6. Cliquez sur Enregistrer.
7. Retournez dans l'objet Raisons Sociales.
8. Allez dans l'onglet "Comptabilité"
9. Renseignez le champ Plan comptable (sélectionnez le nom de votre plan comptable).
C - Créer les Comptes comptables
1. Cliquez sur le Lanceur d'application.
2. Tapez Comptes Comptables dans la barre de recherche.
3. Cliquez sur Comptes comptables.
4. Cliquez sur le bouton Nouveau.
5. Sélectionnez votre Plan comptable.
6. Renseignez le Numéro de Compte comptable souhaité.
Rappel :
Le compte comptable clients "411".
Le compte comptable de taxes sur le Chiffre d’Affaires (TVA) "445".
Le compte comptable général de ventes "70" (ex : 706 pour la vente de prestations de services, tels que les abonnements).
7. Mettez un libellé qui vous permettra de reconnaitre facilement le Compte comptable concerné.
8. Cliquez sur Enregistrer ou sur Enregistrer et Nouveau pour renseigner d'autres Comptes comptables.
D - Créer les comptes auxiliaires
1. Allez dans le Compte comptable.
2. Allez dans la liste associée Comptes auxiliaires.
3. Cliquez sur le bouton Nouveau.
4. Renseignez les informations nécessaires :
Numéro de Compte auxiliaire
Compte comptable (renseigné automatiquement)
Devise
Compte
Libellé
5. Cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et Nouveau, si vous voulez en créer pour d'autres Comptes comptables.
E - Renseigner les champs sur le Compte
1. Allez dans l'onglet Compte.
2. Ouvrez un enregistrement pour lequel vous voulez mettre en place les écritures.
3. Renseignez les champs Compte auxiliaire et Compte TVA (facultatif).
4. Cliquez sur Enregistrer.
F - Ajout des Données comptables
Remarque : Si vous n'utilisez pas les Données comptables, cette partie ne vous concerne pas.
1. Cliquez sur l'objet Données comptables à partir du Lanceur d'application.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Renseignez les informations :
Nom de l'enregistrement
Compte
Raison sociale
Compte TVA
! Compte auxiliaire : Important pour la génération des écritures
TVA par défaut
Suivre le module Données comptables pour plus d'informations : Les Données comptables - Champs principaux
4. Cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et Nouveau.
Attention : Une fois les Données comptables mises en place, il vous faut les renseigner sur les Factures pour lesquelles vous voulez générer les écritures.
G - Ajout d'un Produit
1. Cliquez sur l'objet Produit à partir du Lanceur d'application.
2. Cliquez sur le bouton Nouveau.
3. Renseignez les informations nécessaires, notamment :
Compte comptable
Compte TVA
Attention : Cochez la case Actif pour que ce produit soit visible dans le(s) catalogue(s) associé(s).
4. Cliquez sur Enregistrer.
H - Configurations produits
Remarque : Si vous n'utilisez pas les Configurations Produits, cette partie ne vous concerne pas.
1. Cliquez sur l'objet Configurations produits à partir du Lanceur d'application.
2. Cliquez sur le bouton Nouveau.
3. Donnez un Nom à votre enregistrement.
4. Ajoutez une Devise (si votre org est en multi-devise).
5. Cliquez sur Enregistrer.
I - Règles produits
Remarque : Si vous n'utilisez pas les Règles Produits, cette partie ne vous concerne pas.
1. Cliquez sur l'objet Règles produits à partir du Lanceur d'application.
2. Cliquez sur le bouton Nouveau.
3. Renseignez les informations nécessaires, notamment :
Compte comptable
Compte TVA
4. Cliquez sur Enregistrer.
Test de la génération des Écritures comptables de vente
Linda a expliqué à Mary et Candace les paramétrages nécessaires avant la génération des écritures.
Maintenant elles peuvent enfin ouvrir une facture et vérifier que les écritures se sont bien générées !
Voici les procédures pour tester le bon fonctionnement des Écritures comptables de vente.
Procédures :
J - Facture
1. Allez dans l'onglet Factures.
2. Ouvrez un enregistrement.
3. Vérifiez qu'il y a bien :
La Donnée comptable (si vous l'utilisez)
K - Lignes de facture (de votre facture)
1. Allez dans la liste associée Ligne de facture.
2. Ouvrez un enregistrement.
3. Vérifiez qu'il y a bien :
Le Compte TVA (sur les lignes de facture concernées par la TVA)
Le Compte produit
Afin de tester :
1. Allez à nouveau sur la Facture.
2. Mettez l'état à Emise.
Une fois que votre facture passe à l'étape émise, vous pouvez, (à vérifier : "cliquer sur le bouton Générer écritures comptables pour voir") sur la liste associée de votre facture, voir les Écritures comptables de vente et les Lignes d'écriture liées à cette facture :
Rappel des anomalies
Les Écritures comptables de vente ne se sont pas générées ?
Revérifiez ces points :
Les anomalies bloquant la génération des écritures comptables sont :
L'absence de Donnée Comptable sur la Facture,
L'absence de Compte Auxiliaire sur la Donnée comptable (si utilisée),
L'absence de Compte produit sur une Ligne de facture,
L'absence de Compte TVA (sur une ligne de facture concernée par la TVA),
La gestion des Écritures comptables désactivée sur la Raison Sociale.