Brandon Wilson, l'expert comptable en charge de la comptabilité de Cloud Kicks, souhaite s'assurer que Frisbii respecte bien les obligations légales. |
Les mentions obligatoires sur une facture
Brandon demande d'abord à voir les factures émises par Cloud Kicks, pour savoir si elles affichent toutes bien les mentions obligatoires. En effet, lorsque vous éditez une facture depuis une Raison Sociale domiciliée en France, celle-ci doit obligatoirement mentionner certaines informations.
Vous pouvez consulter cet article pour en connaître le détail : Factures - Informations obligatoires en France.
Délai maximal de paiement
Brandon se réfère au Code du Commerce qui stipule :
" Le délai convenu entre les parties pour régler les sommes dues ne peut dépasser soixante jours nets à compter de la date d'émission de la facture ou, à titre dérogatoire, 45 jours fin de mois, sous réserve que ce délai dérogatoire soit inscrit dans le contrat et ne constitue pas une discrimination manifeste à l’égard du créancier.
Le délai de 45 jours fin de mois peut se décompter des deux manières suivantes :
Date de facture + 45 jours + fin du mois ou,
Date de facture + fin du mois + 45 jours.
De plus, le délai de paiement des factures périodiques (prévues au 3 du I de l’article 289 du Code général des impôts) ne peut dépasser quarante-cinq jours à compter de la date d’émission de la facture. À défaut de délai convenu entre les parties, un délai supplétif s’applique, d’une durée de trente jours à compter de la réception des marchandises ou de l’exécution de la prestation demandée. "
La Loi de Modernisation de l'Économie (LME) de 2016 est venue renforcer les sanctions pour les contrevenants.
Il précise également qu'un certain nombre de produits alimentaires et de boissons sont soumis à des délais de paiement spécifiques.
30 jours après la fin de la décade de livraison : produits alimentaires périssables, viandes congelées ou surgelées, poissons surgelés, plats cuisinés et conserves fabriqués à partir de produits alimentaires périssables (sauf produits saisonniers acquis dans le cadre de contrats d’intégration).
20 jours après le jour de livraison : bétail sur pied destiné à la consommation et viandes fraîches dérivées.
30 jours après la fin du mois de livraison : boissons alcooliques passibles des droits de consommation.
45 jours fin de mois ou 60 jours nets à compter de la date d'émission de la facture : raisins et moûts destinés à l'élaboration de vins ou boissons alcooliques passibles des droits de circulation (sauf dispositions dérogatoires).
Enfin, il vérifie que la date d'échéance ne peut être saisie par un utilisateur de l'ADV, car elle doit être calculée par addition de : date de facture + délai de paiement.
Il constate que c'est le cas dans Frisbii.
La numérotation des factures et des avoirs
Ensuite, Brandon veut savoir comment sont référencées les factures, et comment sont attribués les numéros.
Afin d’éviter les fraudes, l’administration fiscale doit être en mesure d’examiner les factures des sociétés françaises. La numérotation unique et continue permet de faciliter son travail et d’éviter les fausses factures.
La référence de la facture obéit donc à plusieurs règles. La numérotation des factures est représentée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il ne doit pas être possible d'émettre des factures à posteriori. Deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro.
Continue, sans rupture : Vous ne devez pas avoir de numéros manquants dans votre numérotation.
Numéro unique : Le champ référence est un champ unique afin d'éviter les doublons.*
Séquence chronologique : La facture 49 devra avoir une date de facture antérieure à la facture 50.
* La référence de votre facture inclus un préfixe et un numéro de chronologie. Vous pouvez ainsi opter pour un préfixe par année ou par année/mois afin de faciliter le tri des factures.
Cependant, l’administration pourra s’avérer plus vigilante, car contrairement à une numérotation infinie, il est possible de cacher des factures en fin de mois.
Remarque : vous pouvez établir une numérotation par séries distinctes (grâce à des préfixes différents), avec un système de numérotation propre à chaque série si les conditions d'exercice le justifient : plusieurs sites de facturation, différentes catégories de clients pour lesquels les règles de facturation ne sont pas identiques, sous-traitance de facturation par exemple. Ce choix doit pouvoir être justifié à l’administration fiscale lors d'un contrôle.
Vous ne pouvez pas supprimer une facture même si vous réutilisez son numéro pour une nouvelle facture. Même si la facture n’a abouti à rien, vous ne devez pas la supprimer, vous devez annuler la facture grâce à une facture d'avoir.
Consultez cet article pour en savoir plus : Factures - Annulation d’une facture émise avec un avoir.
L’administration doit pouvoir avoir accès aux factures pendant 10 ans.
Proforma, facture et duplicata
Brandon explique ensuite le fonctionnement des factures proforma et des duplicata.
Proforma : Une facture proforma se rapproche d'un devis de vente, car elle est utilisée pour définir formellement la valeur d'une transaction avant l'expédition ou la réalisation effective de la vente. Elle n'a pas de valeur officielle. Si vous devez envoyer une facture à votre client avant de l'émettre (par exemple pour vérifier que les informations affichées sont correctes), utilisez le proforma.
Duplicata : Un duplicata est la copie d’une facture originale, mais devant répondre à des règles de conformité pour avoir une valeur juridique au sein de la comptabilité du client qui vous en fait la demande. Le duplicata doit en effet comporter quelques mentions supplémentaires à la facture d’origine (le numéro de réimpression notamment), ainsi qu’être dénommée “ duplicata de facture ”. Notons qu’une facture originale doit rester unique et qu’il est strictement interdit que votre entreprise réédite la même facture au lieu de produire le duplicata de la facture en question.
Dans Frisbii, le duplicata est strictement identique à la facture émise :
La facture émise est verrouillée automatiquement à l'émission. Même une fois déverrouillée (si votre administrateur système l'a autorisé), les champs obligatoires Frisbii (voir Factures - Informations obligatoires en France) restent verrouillés. Attention, si vous affichez sur votre facture des champs custom, il faut penser à les rendre non modifiables après émission afin de préserver l'intégrité du duplicata.
Les données des champs d'autres objets (Compte, Contact, Raison sociale), figurant sur le PDF de Facture, sont stockés pour que leur modification n'altère pas le duplicata.
Brendon est content d'avoir obtenu toutes ces informations. Ils sont prêts maintenant pour facturer en toute sérénité avec Frisbii.