Les règlements automatiques

Impact des règlements automatiques

L’option Activer les règlements automatiques permet la génération automatique de règlements prévisionnels à partir des factures. La création d’un enregistrement de facture entraîne la création automatique d’un règlement initialisé avec les informations contenues sur la facture :

Dans le cas de la modification du solde restant dû, par exemple lors de la création manuelle d’un règlement partiel ou de la modification du montant d'un règlement, une régularisation est effectuée : un nouveau règlement prenant en compte le nouveau solde restant dû est créé automatiquement.
Si vous souhaitez qu'un règlement ne soit pas impacté par cette automatisation, cochez sa case Règlement exigible.

Attention : Sur les règlements créés automatiquement, la case En attente est cochée.

Linda précise à Axel qu'une fois le paiement reçu, il faut aller dans le règlement correspondant, afin de décocher la case En attente. 

Activation de l'option

L'option se trouve sur la Raison Sociale.
Voici les étapes pour l'activer.

Procédure

1. Allez dans l'onglet Raisons Sociales.
2. Cochez la case Activer les règlements automatiques.

Axel se rappelle qu'ils ont mis en place des échéanciers de règlement. Ils se demande si les deux options peuvent cohabiter.

Les règlements automatiques avec un échéancier de règlement

Les règlements automatiques sont compatibles avec la gestion des Échéanciers de règlement périodiques. Si le champ Échéancier de règlement est renseigné avec un enregistrement d'échéancier de type Règlement avec une périodicité, des règlements prévisionnels seront générés. Le nombre de règlements créés se calcule par rapport aux dates renseignées sur la facture et la périodicité indiquée dans l'échéancier.

Remarque : Actuellement, cette fonctionnalité n'est pas compatible avec la gestion des échéanciers de règlement avec jalons. Si vous ajoutez des jalons à votre modèle d'échéancier, l'échéancier de règlement ne sera pas généré en activant les règlements automatiques.

Vous pouvez toutefois mettre en place un échéancier sans jalons. Dans ce cas-là, la périodicité choisie sur l'échéancier en question s'applique sur les dates renseignées sur la facture.
Voici les étapes à suivre.

Procédure

1. Cliquez sur le Lanceur d'application.
2. Tapez Echéanciers dans la barre de recherche afin d'ouvrir l'objet Echéanciers.
3. Ensuite, cliquez sur le bouton Nouveau.
4. Renseignez les champs en suivant les explications de cet article : Echéanciers - Use cases & mise en place d'un modèle d'échéancier (cliquez sur Les champs disponibles).
Important : Sélectionnez Règlement dans le champ Type.

5. Ouvrez la facture en question.
6. Cherchez votre modèle d'échéancier à partir du champ Echéancier de règlement.

7. Dans la section Période de facturation, indiquez les dates :

• Date de début

• Date de fin

pour définir la période concernée par l'échéancier.

8. Ensuite, les règlements seront automatiquement créés, grâce à l'activation de l'option Règlements automatiques. Vous les trouverez dans la liste associée Règlements de la facture.

Axel prend des notes pour voir comment ils peuvent adapter les échéanciers déjà mis en place. Il faut revoir le cas métier, et décider ce qui est le plus important : l'utilisation des jalons ou la mise en place des règlements automatiques.

Ensuite, il demande à Linda comment cette fonctionnalité se comporte si un avoir est créé sur la facture.

Les avoirs et les règlements automatiques

Axel se souvient bien comment on fait un avoir pour l'appliquer à une facture : Annulation d’une facture émise avec un avoir. 

À la création d'un avoir, un règlement est également créé, lié à l'avoir. Le montant de ce règlement est négatif :

Axel retrouve José pour lui indiquer la possibilité d'automatiser les règlements dans Frisbii. 
Ensuite, il rassemble son équipe pour leur parler de cette option, son impact dans Frisbii et au niveau de leur processus internes.