Lass uns Deinen ersten Kunden erstellen.
Hinweis
Die Felder im Kundendatensatz sind optional. Du kannst frei entscheiden, welche Felder Du verwenden möchtest.
Stelle jedoch sicher, dass alle wesentlichen Felder ausgefüllt sind. Andernfalls erstellst Du unter Umständen Rechnungen, die nicht den rechtlichen Vorgaben entsprechen.
Klicke im Menü auf der linken Seite auf Kunden → Kunden.
Klicke oben rechts auf Neu.
Fülle die notwendigen Informationen zum Kunden aus. Das Formular ist in mehrere Abschnitte unterteilt: die Angaben zum Kunden, die Rechnungsadresse, die optionale Lieferadresse sowie zusätzliche Buchhaltungs- und Kontaktfelder.
Angaben zum Kunden
Handle: Eine eindeutige Kennung für den Kundendatensatz, die systemweit verwendet wird. Aktiviere Handle generieren, damit das System automatisch eine Kennung erstellt, oder deaktiviere den Schalter, um einen eigenen Wert einzugeben.
Anrede: Die Anrede des Kunden (z. B. Herr, Frau).
Vorname und Nachname: Der vollständige Name des Kunden. Wird für die Identifizierung und die gesamte Kundenkommunikation verwendet.
E-Mail-Adresse: Die primäre E-Mail-Adresse des Kunden, die für den Versand von Rechnungen, Benachrichtigungen und anderen Mitteilungen genutzt wird. Stelle sicher, dass die E-Mail-Adresse gültig und korrekt formatiert ist.
Telefonnummer: Die Kontaktnummer des Kunden inklusive Ländervorwahl. Bei Bedarf nützlich für die direkte Kommunikation.
Geburtsdatum: Das Geburtsdatum des Kunden. Wähle das Datum über den Kalender aus. Klicke auf das ✕-Symbol, um das Feld zu leeren.
Sprache: Die bevorzugte Sprache für alle automatisierten E-Mails und die gesamte Kommunikation mit diesem Kunden.
Adressen
Rechnungsadresse
Adresse 1: Die erste Zeile der Rechnungsadresse des Kunden (Straße und Hausnummer).
Adresse 2: Eine optionale zweite Zeile der Rechnungsadresse (z. B. Etage, Gebäude oder c/o).
Stadt: Die Stadt der Rechnungsadresse des Kunden.
Land: Das Land der Rechnungsadresse des Kunden, ausgewählt aus einem Dropdown mit Länderflagge. Ist keine Lieferadresse hinterlegt, wird anhand dieses Landes der Umsatzsteuersatz bestimmt.
Postleitzahl: Die Postleitzahl der Rechnungsadresse des Kunden.
Unternehmen: Der offizielle Name der Organisation, wie er auf Rechnungen erscheint.
USt-IdNr.: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden. Nur für Geschäftskunden relevant. Wird für die korrekte steuerliche Behandlung auf Rechnungen verwendet. Ein Kunde mit USt-IdNr. gilt als Geschäftskunde und hat daher kein EU-Widerrufsrecht.
Lieferadresse
Eine separate Lieferadresse, zum Beispiel wenn Waren oder Leistungen an einen anderen Ort oder eine andere juristische Person geliefert werden als an diejenige, der Du die Rechnung stellst. Du kannst eine abweichende Adresse eingeben oder die Rechnungsadresse als Lieferadresse übernehmen. Die Lieferadresse hat eigene Felder:
Name (Pflichtfeld): Der Name des Empfängers. Dieser kann vom Vor- und Nachnamen des Kunden abweichen.
Unternehmen: Der Firmenname des Empfängers.
USt-IdNr.: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers an der Lieferadresse. Weicht die Lieferadresse von der Rechnungsadresse ab, wird diese USt-IdNr. für die Steuerermittlung verwendet.
Adresszeile 1 (Pflichtfeld) und Adresszeile 2: Die Straßenadresse des Lieferorts.
Stadt (Pflichtfeld), Bundesland/Provinz und Postleitzahl (Pflichtfeld).
Land (Pflichtfeld): Das Lieferland. Ist eine Lieferadresse hinterlegt, hat ihr Land bei der Bestimmung des Umsatzsteuersatzes Vorrang vor dem Land der Rechnungsadresse.
E-Mail und Telefon: Kontaktdaten für die Lieferadresse.
z. Hd.: Eine Kontaktperson oder Abteilung an der Lieferadresse.
Unternehmen
Rechnungs-E-Mail: Falls Rechnungen an eine andere Adresse als die primäre E-Mail-Adresse gesendet werden sollen, trage diese hier ein.
Mahnungs-E-Mail: In B2B-Szenarien haben Unternehmen oft ein eigenes Team, das sich um Zahlungsangelegenheiten kümmert, und möchten Benachrichtigungen deshalb an eine separate E-Mail-Adresse erhalten. In diesem Feld kannst Du eine zusätzliche E-Mail-Adresse für den Versand von Mahnungs-E-Mails hinterlegen.
Kunde ist Teil meiner Umsatzsteuergruppe (Organschaft): Aktiviere dieses Kontrollkästchen, wenn der Kunde ein verbundenes Unternehmen innerhalb Deiner umsatzsteuerlichen Organschaft ist. Rechnungen an diesen Kunden werden mit 0 % Umsatzsteuer ausgestellt und enthalten Deinen Befreiungstext für die Organschaft. Dies gilt nur für inländische Kunden, also Kunden, die sich im selben Land befinden wie Dein Konto.
Buchhaltung
Debitoren-ID: Eine Debitoren-ID ist erforderlich, wenn Du Buchhaltungsexporte erstellen möchtest. Aktiviere Debitoren-ID generieren, damit das System automatisch eine ID vergibt, oder deaktiviere den Schalter, um einen eigenen Wert einzugeben. Konfigurationsoptionen findest Du unter Automatische Erstellung von Debitoren-IDs.
Vertriebsmitarbeiter-ID: Wenn Du einen Vertriebsmitarbeiter hast, kannst Du dessen ID hier für Deinen Buchhaltungsexport eingeben. Diese Information wird im DATEV-Feld: Zusatzinformation Inhalt/Zusatzinformation Art – 8 ausgegeben.
Auftragsnummer: Wenn Du eine Auftragsnummer hast, kannst Du diese hier für Deinen Buchhaltungsexport eingeben. Diese Information wird im DATEV-Feld: Auftragsnummer: 95 ausgegeben.
Hinweis
Alle Rechnungen für diesen Kunden, einschließlich geplanter Abonnementrechnungen, werden automatisch mit der Rechnungsadresse des Kunden und, sofern hinterlegt, mit der Lieferadresse befüllt. Ist keine Lieferadresse hinterlegt, wird die Rechnungsadresse auf der Rechnung nicht in die Lieferadresse übernommen.
Sobald alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind, klicke auf Erstellen, um die Kundenerstellung abzuschließen. Dadurch werden die Daten des Kunden im System gespeichert, sodass Du seine Abonnements und Zahlungen effizient verwalten kannst.