Was ist eine Gutschrift?
Eine Gutschrift ist ein Buchhaltungsbeleg, der eine Rechnung ganz oder teilweise storniert. Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert. Die Gutschrift dokumentiert die Korrektur mit einer eigenen Buchhaltungsnummer, sodass Deine Rechnungshistorie und Deine Buchhaltung vollständig und nachvollziehbar bleiben.
Eine Gutschrift entsteht, wenn Du eine Rechnung gutschreibst oder eine beglichene Rechnung zurückerstattest.
Wichtig: Eine Gutschrift ist keine Rückerstattung
Eine Gutschrift ist nur ein Buchungsbeleg. Sie dokumentiert die Korrektur für Deine Buchhaltung, bewegt aber kein Geld. Wenn Dein Kunde die Rechnung bereits bezahlt hat, zahlt eine Gutschrift allein ihm das Geld nicht zurück. Um Deinem Kunden Geld zurückzuzahlen, erstatte die Rechnung zurück. Eine Rückerstattung erzeugt automatisch eine Gutschrift. Mehr dazu findest Du unter Was ist der Unterschied zwischen einer Gutschrift und einer Rückerstattung?
Zugang zu Gutschriften
Hinweis
Gutschriften können nur für Abonnementrechnungen erstellt werden. Eine kurze Anleitung, wie eine Rechnung gutgeschrieben wird, findest Du hier: Eine Rechnung gutschreiben
Um zur Liste der Gutschriften zu gelangen, Zahlungen → Gutschriften anklicken.
Die Liste der Gutschriften gibt einen Überblick über alle Gutschriften:
Tabelle Spalten der Gutschriftenliste
Rechnung | Jede erstellte Rechnung erhält einen Rechnungs-Handle. Mit diesen Informationen kannst Du die Rechnung finden, aus die die Gutschrift stammt. |
Kunde | Das Kunden-Handle zur Gutschrift |
Debitoren-ID | Beim Kunden gepflegte Debitoren-ID |
Abonnement | Das mit der Rechnung verknüpften Abonnement-Handle |
Betrag | Der Gesamtbetrag der Gutschrift |
Rechnungs-Nr. | Die Nummer der Gutschrift für Buchhaltungszwecke Diese kann unter Konfigurationen > Rechnungen konfiguriert werden. |
Erstellt | Das Datum und der Zeitstempel, an dem die Gutschrift erstellt wurde |
Kostenstelle | wird am entsprechenden Abonnement für die Buchhaltung gepflegt |
Bestellnummer | wird am entsprechenden Abonnement für die Buchhaltung gepflegt |
Dateityp | PDF oder PDF+XML, wenn die elektronische Rechnungsstellung aktiviert ist |
Du kannst die Gutschrift auch als PDF herunterladen, indem Du auf das Symbol
klickst.
Hinweis
Der PDF-Download von Gutschriften ist nur verfügbar, wenn Du die Erstellung von Rechnungs-PDFs aktiviert hast.
Die Liste filtern und Spalten verwalten
Du kannst die Ansicht der Liste anpassen, indem Du relevante/irrelevante Spalten nach Belieben hinzufügst oder ausblendest:
Das
Symbol anklicken.Mit dem Schieberegler kannst Du bestimmte Spalten hinzufügen oder ausblenden.
Du kannst Filter hinzufügen, die Du regelmäßig benötigst.
Das
Symbol anklicken.Mit dem Schieberegler kannst Du bestimmte Filter hinzufügen oder entfernen.
Klicke in den Filter, um entweder Text einzugeben oder aus der Dropdown-Liste auszuwählen.
Gutschriften-Detailansicht
Durch Anklicken einer Gutschrift in der Liste öffnet sich die Detailansicht und es können weitere Informationen zur Gutschrift eingesehen werden.
